¿Qué es el método Cost2Cash y cómo lograr negocios y proyectos exitosos con transformación digital?

Visión General

Cost2Cash es una metodología de gestión de costos que se centra en la reducción de los costos operativos y en mejorar el flujo de efectivo. Se basa en la identificación de los costos innecesarios y en la mejora de los procesos para maximizar el efectivo disponible.

La metodología se compone de cinco pasos:

1. Identificar los costos innecesarios.
2. Determinar el impacto de los costos en el flujo de efectivo.
3. Mejorar los procesos para maximizar el efectivo disponible.
4. Implementar medidas para reducir los costos.
5. Evaluar el impacto de las medidas en el costo total y el flujo de efectivo.

Desde el punto de vista de la gestión de administración y finanzas, el método Cost2Cash considera los siguientes elementos:

1. Costo: El costo de un proyecto se refiere a los gastos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Estos costos pueden incluir el costo de materiales, el costo de mano de obra, el costo de equipo, el costo de alquiler de espacio, el costo de publicidad y el costo de servicios.
2. Flujo de efectivo: El flujo de efectivo es el dinero que entra y sale de una empresa. El flujo de efectivo puede ser positivo o negativo, dependiendo de si el dinero entrante es mayor o menor que el dinero que sale.
3. Ingresos: Los ingresos son los fondos que entran a una empresa. Los ingresos pueden provenir de ventas, de inversiones o de préstamos.

En el caso de los proyectos, Cost2Cash es una metodología de gestión de proyectos que se centra en la minimización de los costos y el aumento de los ingresos en un proyecto. Se basa en el principio de que los costos de un proyecto deben estar alineados con los ingresos generados por el mismo. Esta metodología se utiliza para optimizar el uso de los recursos y garantizar que se obtenga el máximo beneficio de un proyecto.

Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, los elementos que se deben considerar para aplicar el método Cost2Cash son:

1. El objetivo del proyecto: el método Cost2Cash se centra en la minimización de los costos totales asociados con el proyecto, por lo que el objetivo del proyecto debe estar alineado con esta metodología.
2. El presupuesto del proyecto: el presupuesto es un factor clave a considerar al aplicar el método Cost2Cash, ya que se basa en la reducción de los costos asociados con el proyecto.
3. Los recursos disponibles: es importante tener en cuenta los recursos disponibles para el proyecto, ya que esto puede afectar la capacidad de aplicar el método Cost2Cash.
4. El tiempo disponible: el tiempo disponible para llevar a cabo el proyecto.
5. Ganancias: Las ganancias son los fondos que quedan después de que se deduzcan los gastos de una empresa. Las ganancias pueden utilizarse para invertir en el crecimiento de la empresa, para pagar dividendos o para repagar préstamos.
6. Inversiones: Las inversiones son los fondos que se invierten en un proyecto. Las inversiones pueden provenir de propios fondos de la empresa o de inversionistas externos.

Existen varias formas de lograr proyectos con resultados positivos en su rentabilidad. Algunos métodos para lograr esto son el uso de técnicas de análisis de costo–beneficio, el establecimiento de objetivos y metas claras, así como el seguimiento y evaluación sistemáticos del progreso del proyecto. Otro aspecto importante es asegurarse de que todos los implicados en el proyecto estén alineados en cuanto a los objetivos y metas.

Para lograr que un proyecto sea rentable, es necesario llevar a cabo una serie de pasos:

1. Análisis de rentabilidad: Es importante analizar la rentabilidad del proyecto antes de invertir, para determinar si el proyecto será lucrativo.
2. Planificación: Un buen plan de negocios debe elaborarse para asegurar el éxito del proyecto.
3. Ejecución: El proyecto debe ser ejecutado de acuerdo con el plan elaborado, para garantizar su rentabilidad.
4. Control y seguimiento: Un control y seguimiento adecuados son esenciales para evaluar el rendimiento del proyecto y tomar las medidas necesarias para asegurar su rentabilidad.

A su vez, para una adecuada ejecución del proyecto, en primer lugar, es importante asegurarse de que el proyecto está bien planificado. Luego, es necesario asegurarse de que se cuenta con los recursos adecuados para llevar a cabo el proyecto y, finalmente, se debe monitorizar y evaluar el progreso del proyecto para asegurarse de que se está alcanzando el objetivo previsto.

¿Qué tipo de plataformas digitales pueden usarse para lograr proyectos exitosos y rentables?

Las mejores plataformas digitales para lograr proyectos exitosos y rentables son las que tienen la capacidad de brindar un acceso fácil y seguro a los datos, disponen de herramientas y aplicaciones necesarias para realizar el trabajo tanto local como remotamente, son modulares, escalables e integrables para permitir el crecimiento del proyecto y proporcionar una gestión eficiente de los recursos.

Dentro de los tipos de plataformas digitales ideales para lograr proyectos exitosos y rentables están:

Gestión de Proyectos

Se requiere de una plataforma digital de Planificación y Control de Proyectos que permita gestionar todos los aspectos relacionados con los factores más importantes de un proyecto (tiempo, esfuerzo y dinero), usando los recursos adecuados (personal, materiales y equipos), con acceso a nivel global garantizando así la posibilidad del teletrabajo.

Dependiendo del tipo de proyecto, la plataforma puede estar enfocada al manejo de proyectos en cascada, o aplicando metodologías ágiles (ej. SCRUM) haciendo uso de funcionalidades tipo Kanban.

Gestión de Operaciones

Para la gestión de las operaciones de todo el equipo humano del proyecto es imprescindible disponer de los siguientes tipos de plataformas digitales:

• Intranet y Extranet: Debido a que en los proyectos, según su tipo, pueden coparticipar tanto empleados de la empresa como subcontratistas, clientes, proveedores, entre otros, es necesario crear una plataforma digital que funcione como Intranet y Extranet permitiendo el acceso seguro y controlado a los recursos digitales de la empresa y el proyecto, en forma local o remota, y en la cual se puedan manejar diversas funcionalidades propias de la gestión operativa, incluyendo el acceso a la biblioteca de documentos, planos o libros, blog interno, red social interna, así como otros recursos como los citados en este artículo.
• Mensajería Instantánea Empresarial: Con la cual los miembros puedan comunicarse en forma directa, rápida, colaborativa y segura. Enviando textos, imágenes, videos, enlaces, mensajes de voz, así como manejando tableros Kanban y Playbooks, que además debe estar integrada a la plataforma de Video Conferencias en línea y disponer de una aplicación móvil.
• Video Conferencias En Línea: El equipo del proyecto debe poder crear reuniones virtuales en cualquier momento, o salas de videoconferencias departamentales o específicas por temas o áreas de trabajo, que permitan el ingreso de múltiples colaboradores, y que dispongan de herramientas como chat, notas compartidas, presentaciones compartidas, tablero digital, videos compartidos, encuestas, grabaciones tanto de las sesiones completas con todos los recursos utilizados como con videos descargables.
• Nube de Archivos: Durante el desarrollo de los proyectos es importante compartir archivos electrónicos de diversa índole en forma segura y rápida, con un completo manejo de los permisos de acceso individuales y grupales, que considere los perfiles de personal interno y/o externo (personal propio o subcontratado) y disponer de una aplicación móvil, entre otras características funcionales.
• Ofimática en la Nube: La plataforma de Nube de Archivos debe permitir editar en línea los archivos de ofimática (editores de texto, libros de cálculo y presentaciones) en forma simultánea por múltiples usuarios trabajando en equipo local o remotamente, con capacidad de agregar notas a los documentos, así como manejar un chat en el ambiente de edición en línea, y que sea compatible con los formatos de MS Office, Google Docs y OpenOffice.
• Gestión Tecnológica en la Nube: Hoy en día todos los proyectos requieren de equipos de informática y telecomunicaciones usados por sus miembros, dentro de los que típicamente están las laptops, tabletas, teléfonos inteligentes, impresoras, equipos de redes, entre otros, manejando diversos tipos de sistemas operativos y ubicados tanto local como remotamente a nivel nacional o internacional. Para asegurar el correcto funcionamiento y soporte técnico de toda esa tecnología es necesaria una plataforma de gestión de recursos de las tecnologías de la información y las comunicaciones que pueda ser utilizada a través de internet tanto por los usuarios (internos y externos) como por los técnicos de servicios.

Gestión de Recursos Humanos

Debido a que en los proyectos participan personas que pueden ser empleadas de la organización o subcontratistas, que además trabajan en forma remota o local, tanto en oficinas como en las ubicaciones de las obras, es fundamental disponer de una plataforma digital de gestión de recursos humanos en línea que permita realizar los reportes de las horas de trabajo por proyecto y por actividades, marcar la asistencia, solicitar los permisos, llevar toda la información del expediente de cada persona, incluyendo los detalles personales, profesionales, de formación/capacitación, desarrollo humano, evaluaciones periódicas, reclutamiento, informes de eficiencia y productividad, entre otros.

Gestión Comercial

En todo proyecto es fundamental mantener las adecuadas relaciones con los clientes y coordinar la gestión del equipo comercial para lograr ganar las licitaciones o las oportunidades de negocios, desde el cálculo de las ofertas hasta el cierre de los proyectos, pasando por todas las etapas del embudo de ventas y las fases involucradas en la preventa, venta y posventa. Esto se realiza a través de una plataforma digital de gestión de relaciones con los clientes y automatización de la fuerza de ventas (CRM) con múltiples funcionalidades y módulos que le permitan su manejo local o remoto, así como su integración con el resto de las plataformas digitales citadas en este artículo.

Gestión Administrativa

La metodología Cost2Cash no puede manejarse completamente si no se dispone de una plataforma digital de gestión administrativa que permita llevar el control de los inventarios, los costos, gastos, contabilidad, pedidos, facturas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, bancos, entre otras funcionalidades o módulos, que además pueda integrarse con las otras plataformas digitales. Este tipo de plataformas de gestión administrativa se conocen como ERP por sus siglas en inglés.

Finalmente, si su organización requiere mejorar la eficiencia de sus operaciones y/o sus proyectos para lograr un excelente manejo de la metodología Cost2Cash, con plataformas para la transformación digital, ¡contáctenos ahora!