Conozca los aspectos clave para la creación de mapas de procesos para flujos de trabajo

En cualquier organización, existen procesos y, en cada proceso, hay ineficiencias de algún tipo. Evaluar estos procesos a través del mapeo de procesos de flujo de trabajo, también conocido como Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN), es esencial para identificar estas ineficiencias y garantizar que una organización funcione al máximo rendimiento. Este es un componente crucial de la gestión efectiva de procesos de negocio (BPM). Aunque la creación de mapas de procesos para flujos de trabajo no siempre es una tarea fácil o rápida, es esencial. Afortunadamente, hay formas de asegurarse de que su mapeo de procesos de flujo de trabajo se realice sin problemas y le brinde los resultados que desea. Aquí presentamos algunos consejos para sacar el máximo provecho de su proceso de mapeo.

No mapee cada proceso

El mapeo de procesos no debe ser una palabra de moda. Debe hacerlo porque desea aprender y mejorar los diversos flujos de trabajo que componen su organización. La clave está en entender que no todos los procesos necesitan ser mapeados. Principalmente, querrá mirar las áreas de su organización que están rindiendo por debajo de lo esperado, ya sea que signifique no cumplir notoriamente con los objetivos o simplemente no cumplir con las expectativas deseadas. Busque procesos y departamentos que tengan cuellos de botella obvios primero. A partir de ahí, es probable que vea cómo esos procesos están impactando otras áreas de su organización.

Pregunte: ¿Qué tipo de proceso es este y puede ser mapeado?

También es importante saber que el mapeo de procesos no funciona en todos los procesos. La operación comercial de la mayoría de las organizaciones se puede categorizar en tres tipos de procesos:

• Transformacional: Procesos de fabricación, entrada/salida, etc.
• Transaccional: Actividades de ventas, soporte de call center, orientado a resultados, etc.
• Toma de decisiones: Aplicaciones aprobadas/rechazadas, precios, control de inventario, etc.

Diferentes tipos de mapas de procesos son más efectivos que otros dependiendo del tipo de proceso.

Comience con un diseño simple y virtualícelo más tarde

El proceso inicial de mapeo será desordenado. Es probable que agregue o elimine pasos, cambie la forma en que se ve su mapa, asigne/reasigne nombres y cambie colores. Por lo tanto, no hay razón para que comience con una herramienta de mapeo costosa o compleja. Podría usar las plantillas de diagrama de flujo incorporadas de Microsoft Office, pero realmente, un rollo de papel y algunas notas adhesivas es realmente todo lo que necesita para comenzar. Una vez que se crea su mapa físico, querrá ingresarlo en un formato digital utilizando una herramienta como Visio, Excel o PowerPoint.

Use carriles para mostrar responsabilidades

Para la mayoría de los procesos, a menudo recomendamos usar diagramas de carriles. Los diagramas de carriles tienen la capacidad de simplificar flujos de trabajo complejos, así como visualizar cómo diferentes departamentos, personas y roles trabajan juntos para lograr un resultado. Sin mostrar responsabilidades, puede ser difícil detectar si un cuello de botella en el proceso actual proviene de un paso específico o de una persona o equipo.

Obtenga la opinión de su equipo

Finalmente, y quizás lo más importante, no querrá crear mapas de procesos de flujo de trabajo por sí mismo. Siempre deben crearse en conjunto con su equipo (equipo de liderazgo, etc.) utilizando la opinión de aquellos que están involucrados en un proceso dado. No necesariamente reconocerá estos cuellos de botella sin hablar con los miembros involucrados. Por eso es importante obtener comentarios de su equipo al mapear sus procesos.

¿Qué es el Módulo de Automatización de Procesos de TecnoIntranet?

Una vez que usted ha realizado la creación de mapas de procesos para flujos de trabajo, el Módulo de Automatización de Procesos de TecnoIntranet es una solución de software que permite a las organizaciones automatizar sus flujos de trabajo empresariales utilizando formularios y procesos basados en un portal web en línea.

Aquí están algunos de los beneficios y características del Módulo de Automatización de Procesos:

• Automatización de Procesos: El módulo les permite a las organizaciones automatizar una variedad de procesos empresariales, desde la aprobación de documentos y la gestión de proyectos hasta la incorporación de empleados y la gestión de soporte al cliente.
• Flujos de Trabajo Personalizables: Los usuarios pueden diseñar flujos de trabajo personalizados que se adapten a las necesidades específicas de su organización. Los flujos de trabajo pueden incluir una variedad de pasos, como la aprobación de un supervisor, la revisión de un equipo o la finalización de una tarea.
• Interfaz de Usuario Intuitiva: El Módulo de Automatización de Procesos cuenta con una interfaz de usuario intuitiva que facilita la creación y gestión de flujos de trabajo. Los usuarios pueden arrastrar y soltar diferentes elementos para diseñar sus flujos de trabajo.
• Integración con TecnoCMS y TecnoCommerce: El Módulo de Automatización de Procesos se integra perfectamente con las plataformas TecnoCMS (Portales Web) y TecnoCommerce (Comercio Electrónico). Esto significa que los usuarios pueden gestionar sus flujos de trabajo directamente desde su panel de administración de dichas plataformas.
• Notificaciones Automáticas: El Módulo de Automatización de Procesos puede enviar notificaciones automáticas por correo electrónico a los miembros del equipo cuando se requiere su acción en un flujo de trabajo. Esto ayuda a garantizar que los flujos de trabajo se completen de manera oportuna.
• Informes y Análisis: El Módulo de Automatización de Procesos proporciona informes y análisis detallados que permiten a los usuarios rastrear el rendimiento de sus flujos de trabajo. Los usuarios pueden ver cuánto tiempo se tarda en completar cada paso del flujo de trabajo, identificar cuellos de botella y buscar formas de mejorar la eficiencia.
• Seguridad: El Módulo de Automatización de Procesos se ha diseñado con la seguridad en mente. Los flujos de trabajo se almacenan de forma segura, y los usuarios pueden configurar permisos para controlar quién tiene acceso a qué información.

Conclusión

El mapeo de procesos de flujo de trabajo puede ser a veces un proceso largo, por lo que es importante saber cómo ahorrar la mayor cantidad de tiempo y energía. Para empezar, querrá asegurarse de que no está mapeando cada proceso innecesariamente.

En la creación de mapas de procesos para flujos de trabajo, enfóquese en los que son propensos a cuellos de botella o que muestran signos de ineficiencia. Luego, pregunte: «¿Qué tipo de proceso es este y puede ser mapeado?». No todos los flujos de trabajo podrán usar un diagrama de carriles. Algunos procesos son de un nivel superior y requieren un enfoque diferente. Para aquellos que pueden ser mapeados, comience con algo simple, como notas adhesivas y una pared. Mapee cada paso y busque áreas donde haya posibles ineficiencias. Use carriles para mostrar áreas de diferentes responsabilidades para que pueda ver si hay cuellos de botella humanos en sus flujos de trabajo. Y finalmente, pida comentarios. Asegúrese de que sus mapas sean lo más precisos posible en la vida real para saber qué estrategia mejorará más.

El Módulo de Automatización de Procesos de TecnoIntranet es una herramienta poderosa para cualquier organización que busque automatizar y optimizar sus procesos empresariales. Al permitir a los usuarios diseñar flujos de trabajo personalizados y automatizar tareas repetitivas, puede ayudar a las organizaciones a ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia.

Finalmente, si su empresa o institución busca automatizar sus procesos de gestión a través de flujos de trabajo haciendo uso de una plataforma digital, ¡Contáctenos ahora!