¿Cómo automatizar los procesos de gestión de importación o exportación de contenedores de mercancías y por qué hacerlo?

El manejo de mercancías internacionales implica varias etapas para automatizar los procesos de gestión de importación o exportación de contenedores. En este artículo vamos a explicar estas etapas, sus procesos involucrados y qué puede ser automatizado para evitar el descontrol, mejorar las auditorías y evitar sanciones de los entes fiscalizadores.

¿Cuáles son las etapas de la Exportación e Importación de Contenedores de Mercancías?

Las etapas para automatizar los procesos de gestión de importación o exportación de contenedores de mercancías son las siguientes:

• Planificación: En esta etapa, el exportador o importador identifica las mercancías que desea enviar o recibir, así como el destino final de las mismas. También se determina el tipo de contenedor adecuado para el envío, se establecen los plazos de entrega y se obtienen los permisos necesarios para el transporte de la mercancía.
• Empaquetado y etiquetado: Una vez que se ha determinado el tipo de contenedor adecuado, las mercancías se empaquetan y etiquetan de acuerdo con las regulaciones internacionales. Esto incluye, además de la marcación y etiquetado, la preparación de los documentos necesarios para el transporte.
• Transporte terrestre: Una vez que las mercancías están empaquetadas y etiquetadas, se transportan desde el lugar de origen al puerto de embarque utilizando camiones o trenes.
• Almacenamiento en el puerto: Una vez que las mercancías llegan al puerto de embarque, se almacenan en un área específica hasta que sean cargadas en el barco para su transporte.
• Carga en el barco: Las mercancías se cargan en el barco utilizando grúas y otros equipos especializados. El contenedor es sellado para evitar el acceso durante el transporte.
• Transporte marítimo: El barco transporta las mercancías desde el puerto de embarque hasta el puerto de destino final. El tiempo de transporte puede variar dependiendo de la distancia y de las condiciones climáticas.
• Descarga en el puerto: Una vez que el barco llega al puerto de destino, las mercancías son descargadas utilizando grúas y otros equipos especializados.
• Transporte terrestre: Las mercancías son transportadas desde el puerto de destino hasta su lugar final de entrega utilizando camiones o trenes.
• Entrega: Finalmente, las mercancías son entregadas al importador o destinatario final.

Es importante mencionar que en estos procesos existen diferentes regulaciones, permisos y documentaciones necesarias, y también pueden existir intermediarios y/o agentes de carga que ayuden en los mismos.

¿Qué tipo de contenedores de mercancías existen para la exportación o importación?

Existen varios tipos de contenedores de mercancías, cada uno con características y usos específicos. A continuación, se describen algunos de los tipos de contenedores más comunes:

• Contenedores de carga general: Estos son los contenedores más comunes y se utilizan para transportar una variedad de mercancías. Son fabricados con acero y tienen una capacidad de 20 pies o 40 pies.
• Contenedores refrigerados: Estos contenedores están equipados con sistemas de refrigeración y se utilizan para transportar mercancías perecederas o productos que requieren temperaturas controladas.
• Contenedores de carga seca: Estos contenedores están diseñados para transportar mercancías que no requieren protección contra la humedad, como cereales, productos químicos, y productos manufacturados.
• Contenedores de carga especializados: Estos contenedores están diseñados para transportar mercancías específicas, como maquinaria pesada, automóviles, y contenedores para el transporte de líquidos.
• Contenedores modulares: Son contenedores que pueden ser unidos para crear una estructura más grande, estos son utilizados para proyectos de construcción o para establecimientos temporales.
• Contenedores de carga a granel: Son contenedores que son especialmente diseñados para transportar materiales a granel, como cereales, minerales, y productos químicos.
• Contenedores Open Top: son contenedores con un techo abierto que permite cargar mercancías que no pueden ser cargadas desde los lados o la parte superior, como maquinaria o materiales voluminosos.
• Contenedores de doble piso: son contenedores con dos pisos, permiten aumentar la capacidad de carga sin aumentar el tamaño del contenedor, son ideales para cargar mercancías voluminosas o pesadas.
• Contenedores Offshore: son contenedores especialmente diseñados para su uso en plataformas offshore, están construidos con materiales resistentes a la corrosión y a las condiciones climáticas extremas.
• Contenedores de carga aérea: son contenedores especialmente diseñados para ser transportados en aviones, están construidos con materiales ligeros y tienen una capacidad reducida en comparación con los contenedores de carga terrestre.
• Contenedores de almacenamiento: Son contenedores que se utilizan para almacenar mercancías, ya sea temporal o permanentemente, pueden ser convertidos en estructuras de almacenamiento, oficinas o viviendas.
• Contenedores ISO: son contenedores que cumplen con las normas internacionales ISO (International Organization for Standardization) y son reconocidos en todo el mundo, lo que permite su uso en todos los puertos internacionales.

Es importante tener en cuenta que cada tipo de contenedor tiene sus propias regulaciones y requisitos de seguridad y que es importante cumplir con estos para evitar problemas en el transporte y almacenamiento de las mercancías.

¿Cuál es la documentación generada en cada una de las etapas de exportación o importación de contenedores de mercancías?

La documentación necesaria para la exportación e importación de contenedores de mercancías varía dependiendo del país de origen y destino, así como del tipo de mercancía. Sin embargo, en general, los siguientes son algunos de los documentos que se generan en cada etapa del proceso:

• Planificación: El exportador o importador puede generar una solicitud de cotización o un contrato de compra/venta para las mercancías.
• Empaquetado y etiquetado: Se genera una lista de empaquetado, que detalla el contenido de cada contenedor y se utiliza para el etiquetado.
• Transporte terrestre: Se genera un documento de transporte terrestre, como una factura de flete o un conocimiento de embarque.
• Almacenamiento en el puerto: Se genera un recibo de almacenamiento, que confirma que las mercancías han sido recibidas en el puerto.
• Carga en el barco: Se genera un manifiesto de carga, que detalla el contenido de cada contenedor y su ubicación en el barco.
• Transporte marítimo: Se genera un conocimiento de embarque, que es un documento legal que acredita la propiedad de las mercancías durante el transporte marítimo.
• Descarga en el puerto: Se genera un recibo de descarga, que confirma que las mercancías han sido recibidas en el puerto de destino.
• Transporte terrestre: Se genera un documento de transporte terrestre, como una factura de flete o un conocimiento de embarque.
• Entrega: Se genera una factura comercial, que detalla el precio y las condiciones de venta de las mercancías.

En algunos casos, pueden ser necesarias otras documentaciones adicionales, como licencias de importación/exportación, certificados de origen, certificados sanitarios o fitosanitarios, permisos de aduana, entre otros. Estos documentos pueden variar dependiendo del país de origen y destino, y del tipo de mercancía.

¿Qué tipo de fiscalización o auditoría de la exportación o importación de contenedores de mercancías existe?

La fiscalización o auditoría de la exportación o importación de contenedores de mercancías es el proceso mediante el cual se verifica que se cumplan las regulaciones y requisitos legales aplicables al transporte de mercancías. Esto puede incluir verificar que se hayan cumplido las regulaciones aduaneras, de seguridad, sanitarias, ambientales, entre otras. A continuación se describen algunos de los aspectos que se verifican en una fiscalización o auditoría:

• Documentación: Se verifica que se hayan cumplido todos los requisitos de documentación necesarios para el transporte de mercancías, como los permisos de importación/exportación, los certificados sanitarios o fitosanitarios, y los documentos de transporte.
• Identificación de mercancías: Se verifica que las mercancías se hayan identificado correctamente como, por ejemplo, por medio de etiquetas o marcas de seguridad, y que se haya cumplido con las regulaciones de etiquetado.
• Condición de las mercancías: Se verifica la condición física de las mercancías, asegurando que estén en buen estado y cumpliendo con las regulaciones de embalaje y almacenamiento.
• Normativas ambientales: Se verifica que se cumplan las regulaciones ambientales, como la prohibición de ciertos productos peligrosos o el cumplimiento de regulaciones de residuos.
• Seguridad: Se verifica que se hayan cumplido las regulaciones de seguridad, como las regulaciones de seguridad en el transporte de mercancías peligrosas.
• Medios de transporte: Se verifica que los medios de transporte utilizados cumplen con las regulaciones de seguridad y cumplen con las regulaciones de seguridad de tránsito.
• Cumplimiento de regulaciones aduaneras: Se verifica que se hayan cumplido las regulaciones aduaneras, como las regulaciones de aranceles, impuestos y declaraciones aduaneras.

La auditoría o fiscalización puede ser realizada por diferentes organismos, dependiendo del país, como el servicio de aduanas, la autoridad portuaria, o los servicios de inspección y control de mercancías. El incumplimiento de las regulaciones puede resultar en multas y sanciones, y en casos graves, puede incluso resultar en la confiscación o destrucción de las mercancías.

¿Qué es un sistema de automatización de procesos de gestión por flujos de trabajo y cómo se puede aplicar dicho sistema en el manejo de la importación y exportación de contenedores de mercancías?

Un sistema de automatización de procesos de gestión por flujos de trabajo es una herramienta tecnológica que permite automatizar y optimizar los procesos de negocio mediante la gestión y seguimiento de los flujos de trabajo. Estos sistemas permiten la creación y ejecución de procesos automatizados mediante reglas y procedimientos predefinidos, y pueden ser utilizados para gestionar una variedad de procesos, como la gestión de proyectos, la gestión de recursos humanos y la gestión de operaciones.

La importación y exportación de contenedores de mercancías es un proceso complejo que involucra un gran número de pasos y etapas, y puede ser difícil de gestionar de manera manual. Un sistema para automatizar los procesos de gestión de importación o exportación de contenedores de mercancías por flujos de trabajo puede ayudar a mejorar la eficiencia y la precisión de su empresa.

Un ejemplo de cómo se podría aplicar este sistema para automatizar los procesos de gestión de importación o exportación de contenedores sería el siguiente:

• Creación de un flujo de trabajo automatizado para la planificación de la importación o exportación de contenedores de mercancías. Este flujo de trabajo podría incluir tareas como la identificación de las mercancías a importar o exportar, la selección del tipo de contenedor adecuado, la obtención de permisos necesarios y la planificación de los plazos de entrega.
• Creación de tareas automatizadas para el empaquetado y etiquetado de las mercancías. Este podría incluir la generación de listas de empaquetado, el etiquetado de las mercancías y la preparación de los documentos necesarios para el transporte.
• Creación de flujos de trabajo automatizados para el transporte terrestre, el almacenamiento en el puerto, la carga en el barco, el transporte marítimo, la descarga en el puerto y el transporte terrestre final.
• Creación de tareas automatizadas para la entrega final de las mercancías, incluyendo la generación de facturas comerciales y la entrega de las mercancías al destinatario final.
• Creación de tareas de auditoría automatizadas para verificar el cumplimiento de las regulaciones y requisitos legales aplicables al transporte de mercancías, como las regulaciones aduaneras, sanitarias, ambientales, de seguridad, entre otras.
• Integración con sistemas externos como el sistema de aduanas, sistemas de seguimiento de contenedores, y plataformas de comunicación con los transportistas para automatizar la actualización de estado de las mercancías en tiempo real.
• Creación de alertas automatizadas para eventos críticos o incumplimientos, y la generación de informes y estadísticas para el seguimiento y la toma de decisiones.
• Acceso a un sistema de gestión de tareas automatizado para asignar tareas y seguimiento de la ejecución de estas.

Conclusión al automatizar los procesos de gestión de importación o exportación de contenedores de mercancías

Un sistema de automatización de procesos de gestión por flujos de trabajo puede ayudar a mejorar la eficiencia, precisión y cumplimiento en el manejo de la importación y exportación de contenedores de mercancías, mediante la automatización de tareas y la creación de flujos de trabajo automatizados, integración con sistemas externos, generación de alertas y estadísticas, y la gestión de tareas.

Si su empresa se dedica a la fabricación o distribución de productos al por mayor y desean automatizar los procesos de gestión de importación o exportación de contenedores de mercancías, ¡contáctenos ahora!