Cómo elegir el mejor software de Recursos Humanos (RRHH) para su organización

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la gestión eficiente de los recursos humanos se ha convertido en una necesidad crítica. Los empleados son el corazón de cualquier organización y su gestión efectiva puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En este contexto, el software de RRHH se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas de todo el mundo. Sin embargo, con la gran cantidad de software de RRHH disponibles en el mercado, puede ser un desafío seleccionar el más adecuado para su equipo. En este artículo, le proporcionaremos una guía definitiva sobre cómo elegir el mejor software de Recursos Humanos (RRHH) para su organización.

10 Preguntas para Hacerse Antes de Seleccionar un Software de RRHH

Antes de embarcarse en el proceso de selección, es prudente tener una sólida comprensión de sus flujos de trabajo de RRHH existentes, los desafíos que enfrenta y cómo desea superar estos desafíos. Por lo tanto, hacerse las preguntas correctas es importante. Aquí hay algunas preguntas críticas que serían útiles durante el proceso de evaluación del software de RRHH:

1. ¿Cuáles son nuestros mayores desafíos y frustraciones de RRHH?
2. ¿Cuáles son las necesidades más críticas de RRHH de nuestra organización?
3. ¿Cómo nos ayudará el software mencionado a superar nuestros desafíos?
4. ¿El software ofrece alguna característica o beneficio adicional?
5. ¿Cuánto tiempo tomaría poner en marcha el software?
6. ¿Podemos integrar esta herramienta con otras plataformas que usamos? ¿Cómo funciona el proceso de integración?
7. ¿Cuál es nuestro presupuesto para invertir en software de RRHH?
8. ¿El software se escalará según nuestras crecientes necesidades? Si es así, ¿cómo sería la estructura de precios?
9. ¿El software ofrece algún tipo de capacitación a nuestro equipo?
10. ¿Qué tipo de servicio al cliente estamos buscando? ¿El equipo de soporte nos ayudará con soluciones inmediatas si algo sale mal?

Una vez que tenga respuestas a estas preguntas, puede seguir adelante con su búsqueda.

7 Pasos a seguir al elegir un software de RRHH para su organización

Aquí le presentamos una guía de 7 pasos para ayudarlo a seleccionar el software de RRHH adecuado para su organización.

Paso 1 – Forme un equipo de tomadores de decisiones

La elección de un nuevo software de RRHH no debe ser solo la decisión del equipo de RRHH. Es importante involucrar a los principales interesados y líderes de otros departamentos, como operaciones, finanzas, TI, marketing, ventas y más, quienes serán los usuarios principales de este software. Esto aportará nuevas perspectivas y perspicacias únicas para abordar los desafíos en el lugar de trabajo y simplificar las operaciones de cada departamento.

Identifique a los mejores representantes de cada departamento, como gerentes, líderes de equipo, ejecutivos, etc., que pueden ofrecer aportes valiosos. Esto le proporcionará una comprensión completa de las necesidades únicas de cada departamento, lo que le ayudará a elegir un software que cumpla con los requisitos de todos. De manera similar, le ayuda a conocer sus puntos de dolor y tomar medidas para proporcionar una solución óptima.

Una vez que haya decidido los miembros del equipo, asígneles roles claros y delegue responsabilidades a cada uno de ellos. Lo más importante es transmitir sus expectativas desde el principio para garantizar una comunicación y colaboración eficientes dentro del equipo y agilizar el proceso de toma de decisiones.

Paso 2 – Evalúe sus herramientas de RRHH existentes

Una vez que haya formado un equipo, es hora de evaluar sus herramientas, procesos y flujos de trabajo existentes para identificar los cuellos de botella y desafíos en su departamento de RRHH. Ya sea que esté comenzando desde cero o considerando una actualización del software de RRHH, esta evaluación es obligatoria, ya que le ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de sus procesos existentes.

Al determinar qué funciona bien para su empresa y qué no, puede tomar decisiones de compra reflexivas que no solo mejorarán sus procesos, sino que también los harán a prueba de errores. De manera similar, le ayudará a aprender cómo el nuevo software de RRHH renovará sus procesos existentes, mejorará su rendimiento laboral y logrará sus objetivos.

Paso 3 – Identifique las características esenciales

Después de eso, el siguiente paso es hacer una lista de las características que desearía en su software de RRHH. Pida a los miembros de su equipo recién formado que hagan una lista completa de características basadas en las tareas que realizan en su vida laboral diaria. Esto le dará una idea justa de los requisitos para su nuevo software de RRHH.

En primer lugar, divida estos requisitos en dos categorías: características imprescindibles y características agradables de tener. Al hacerlo, tendrá una lista de características concisa que se puede usar como referencia durante el proceso de selección del software. También le ayudará a eliminar aquellos productos de software que no cumplan con sus requisitos sin ningún problema.

Algunas de las características clave que debe buscar en el software de RRHH son las siguientes:

• Reclutamiento: Para gestionar todo el proceso de contratación, desde la publicación de empleos, el seguimiento de candidatos, la programación de entrevistas y la evaluación de candidatos.
• Incorporación: Para simplificar el proceso de incorporación de nuevos empleados con flujos de trabajo automatizados para recopilar documentación de empleados y proporcionarles varios recursos para la transición a su nuevo rol.
• Gestión de datos de empleados: Para proporcionarle una base de datos centralizada para almacenar y acceder a información crucial de los empleados, como detalles personales, documentos de empleo, cartas de experiencia, etc.
• Seguimiento de asistencia: Para rastrear la asistencia de los empleados, sus horarios de entrada y salida, horas extras y más.
• Gestión de permisos: Para gestionar y aprobar permisos y solicitudes de tiempo libre de los empleados. También proporciona un medio para ver el saldo de permisos y agilizar todo su flujo de trabajo de aprobación de permisos.
• Revisiones de rendimiento de los empleados: Para crear un proceso de revisión y evaluación de rendimiento optimizado para los empleados.
• Retroalimentación de los empleados: Para capturar retroalimentación de 360 grados de los empleados y la empresa y construir planes efectivos de mejora del rendimiento.
• Aprendizaje y desarrollo: Para identificar las brechas de habilidades entre los empleados y ofrecerles oportunidades de aprendizaje y capacitación.
• Conexión a su Sistema Administrativo para el procesamiento y gestión de nóminas: Para calcular salarios, gestionar impuestos y otras deducciones, y generar recibos de pago con mínima intervención manual.

Paso 4 – Realice una Investigación Preliminar

Ahora que conoce las características que desea que tenga su software de RRHH, es hora de investigar las plataformas potenciales y las características que ofrece cada una de ellas. Para generar una lista de posibles soluciones, busque el mejor software de RRHH en varios motores de búsqueda.

Póngase en contacto con colegas de la industria, conexiones u otros profesionales de RRHH para buscar recomendaciones.

Explorar los sitios web de los proveedores para aprender sobre sus ofertas de características y leer estudios de casos de clientes es beneficioso, ya que le dará una visión genuina de cómo el software ayudó a sus clientes a mejorar sus procesos de RRHH.

Una vez hecho esto, es hora de crear una lista corta de soluciones de RRHH que se alineen con sus requisitos.

Paso 5 – Solicite una demostración para evaluar el software

Ahora, es hora de solicitar una demostración para evaluar el software y así verlo en acción. Esto le ayudará a evaluar el software y entender cómo puede respaldar sus procesos de RRHH.

Comience asistiendo a una sesión de demostración para aprender más sobre las características del producto y las funcionalidades que ofrecen. Aparte de las características, preste atención al diseño del producto y la experiencia del usuario que ofrece. No dude en hacer preguntas durante estas sesiones de demostración para resolver sus consultas. Esto también le ayudará a evaluar la capacidad del proveedor para abordar sus consultas.

Siga este paso para todo el software en su lista corta. Esto le ayudará a comparar el funcionamiento de cada uno de estos softwares, y la retroalimentación del equipo. También le ayudará a aprender qué tan bien se ajusta el software a los requisitos de su organización. Como resultado, podrá tomar una decisión de compra informada.

Paso 6 – Tome la Decisión Final

Mientras tanto, presente sus hallazgos sobre el software seleccionado a los principales interesados de la empresa y comparta con ellos cómo el software puede impulsar sus procesos de RRHH. Busque su aporte y opiniones sobre el software elegido y alístese para responder a sus preguntas. Mantenga una discusión colaborativa para elegir un software de RRHH teniendo en cuenta las necesidades de la organización y los objetivos empresariales.

Una vez que haya tomado la decisión final, firme el contrato o suscríbase a un plan de pago. Diseñe un plan de gestión del cambio y prepárese para implementar el nuevo software en su organización.

Conclusión

Sin duda, el proceso de elegir el software de RRHH adecuado puede ser desalentador para muchos equipos. Sin embargo, con una investigación adecuada, un enfoque sistemático y una planificación reflexiva, este tedioso proceso puede simplificarse para tomar una decisión informada que beneficie a toda la organización.

Por lo tanto, siga los pasos que mencionamos en esta guía y comience a seleccionar el mejor software de RRHH para su negocio. Estamos seguros de que esta guía le ha ayudado a aprender cómo elegir el software de RRHH adecuado que ofrece los resultados deseados y agiliza diversas actividades de RRHH.

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