Les cuento un poco nuestra historia con las plataformas para almacenamiento de archivos en Internet que, como muchos, usábamos en algún momento y ya no usamos porque creamos la nuestra.
En la evolución de la empresa empezamos a usar dropbox, onedrive, google drive, amazon s3 y MEGA para el almacenamiento de archivos. Cada una de estas plataformas tiene sus pros y sus contras.
Podríamos decir que se pueden dividir en tres categorías:
- Gestión de Archivos
- Ofimática
- Manejo de Respaldos
Para la sola gestión de archivos, es muy importante tener una buena interfaz para el manejo de carpetas. Que permita cargar, copiar, mover, renombrar archivos de forma visual y cómoda. En esta categoría terminamos prefiriendo antes MEGA. Luego, el análisis de costos, el manejo de permisos y la falta de capacidad de ofimática nos hizo desertar de la misma.
Para el manejo de Ofimática, teníamos la opción de Google Docs y Office 365, ya que ambas plataformas permiten la edición de documentos de ofimática en línea, sin embargo, sus interfaces de carpetas no son las mejores visualmente y los precios por usuario de Office 365 la hacen muy costosa cuando tienes muchos usuarios.
Ahora bien, para manejar los respaldos externos de archivos muy «pesados» en GB y en grandes cantidades, como los asociados a nuestros servidores de hosting, preferimos usar el servicio S3 en la nube de Amazon.
Entonces, comenzamos a analizar qué era lo que más nos convenía para este tipo de soluciones y llegamos a una lista de funcionalidades que consideramos fundamentales, como son:
- Interfaz visual agradable y ergonómica en la plataforma web
- Manejo de permisos de acceso por grupos y usuarios
- Visualización de contenidos en línea (Ej. PDF)
- Capacidad de Edición de archivos de ofimática en línea
- Posibilidad de configurar un ambiente de Intranet (empleados) y extranet (clientes, aliados)
- Opsión de conectarse con otras plataformas (Ej. Google Drive)
- Seguridad
- Permitir llevar un histórico de los cambios de los archivos, así como manejar comentarios asociados a los mismos
- Manejo de enlaces cortos compartidos, con contraseñas y con tiempo de vencimiento
- Aplicación móvil para su uso adecuado a través de dispositivos Android y iOS
- Aplicación de escritorio para sincronizar los archivos automáticamente con los computadores de los usuarios en Windows
- Permitir el uso de una API de WebDAV
- Cumplir con las regulaciones GDPR cifrando los datos para su seguridad
Una vez revisados todos estos requerimientos que buscaban lograr los mejores beneficios para nuestra organización, al ver la relación precio/valor de las opciones disponibles, decidimos crear nuestra propia plataforma que cumple con todas estas características, ofreciendo además las ventajas de ser una nube totalmente privada.
Así nació TecnoCloud con TecnoOffice, funcionando en una combinación entre nuestros servidores de producción y servidores virtuales en la nube de Microsoft Azure, creando así la solución más práctica y robusta posible, que además se ha convertido en otro de nuestros servicios de plataformas en línea para nuestros clientes, sobre todo para las empresas e instituciones que buscan implantar sus intranets y extranets profesionales en la nube.
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