El mundo ha cambiado y con él la forma en como nos comunicamos. Hace unos cuantos años era impensable que los asuntos laborales pudiesen ser tratados a través de chats de mensajería instantánea. Pero hoy existen un sinfín de herramientas que nos hacen la vida, y por ende el trabajo, mucho más amigable.
Ya lo decía el sociólogo y visionario Marshall McLuhan en los años 60, todos viviremos en una “Aldea Global”; y así es ciertamente como vivimos hoy. Las comunicaciones se han hecho algo tan fundamental, que la mayoría de los seres humanos está conectado a los medios de comunicación por casi 10 horas al día, según un estudio de GroupM. De esas casi 10 horas 38% estás destinadas a Internet.
Es allí donde entra en juego la mensajería instantánea. ¿Recuerdan la mensajería instantánea de Windows Messenger? Esa fue de las primeras usadas de forma masiva a inicios de los 2000. Ahora WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Skype, WeChat, Telegram, Snapchat, Line, y otras muchas aplicaciones, están disponibles para la web o para los dispositivos móviles.
En principio se creía que esta mensajería estaba destinada a formar parte de nuestros ratos de ocio, pero su auge ha hecho que se conviertan en una herramienta para el trabajo. Sin embargo, y aunque esta es una opción maravillosa para hacer más eficiente, efectiva y rápida la comunicación en el ámbito laboral, el exceso de información podría llegar a saturarnos e incluso jugarnos en contra.
Por eso hay que seguir algunas reglas. Sigue leyendo y aprovecha al máximo estas excelentes recomendaciones que tenemos para que puedas usar la mensajería instantánea de forma apropiada en tu trabajo.
Título 2: Nuestras 13 recomendaciones para usar la mensajería instantánea para asuntos laborales
- Escoge una plataforma de mensajería instantánea común a todos y que no afecte los procesos internos de la empresa, ni el ambiente laboral. Siempre habrá que enseñarles a algunos de los compañeros cómo usarla, pero puedes escoger la que mejor se adapte.
- Escribir de una forma clara. No uses abreviaciones que puedan dejar espacios a las dudas. Respeta la ortografía, la gramática y las reglas de puntuación. Puedes usar emoticones, pero sin abusar. Toma en cuenta que el uso de mayúsculas se considera de mal gusto.
- Siempre debemos utilizar un tono profesional, la informalidad de la mensajería instantánea no debe ser llevada al tono de la conversación.
- No dejes a las personas “en visto”. Una de las características de algunas de estas plataformas de mensajería instantánea, es que muestran cuando la persona ha leído el mensaje. Siempre debemos responder, no hacerlo es de mal gusto. Sí queremos pasar la conversación a otro ámbito, debemos comunicarlo. “Te enviaré un email”, por ejemplo.
- Los autocorrectores de los dispositivos móviles son maravillosos, pero a veces pueden jugarnos malas pasadas. Por ejemplo, la palabra “chance”, sinónimo de “oportunidad”, suele ser cambiada en el autocorrector por la palabra “cáncer”. Así pues, no es igual decir: “tuve chance para intervenir”; a exponer: “tuve cáncer para intervenir”. En resumen… lee dos veces.
- La mayoría de estas plataformas ofrece la posibilidad de enviar notas de voz. Las mismas no deben ser muy extensas para no cansar al interlocutor.
- Aunque estamos hablando de que la mensajería es instantánea, no debemos “comer ansias”. Es de mal gusto que, sí no nos responden enseguida, enviemos múltiples mensajes con un carácter impaciente. A veces hay que saber esperar un tiempo prudente para volver a preguntar, o para pasar la conversación a otro ámbito.
- Los grupos son útiles y maravillosos para difundir información. Se pueden crear grupos para el trabajo, sólo con los involucrados en ciertas áreas. Dentro de los grupos también es importante colocar reglas, y no enviar contenidos que no sean relacionados al trabajo, a menos que sea una emergencia.
- Otro punto importante con respecto a los grupos es el no incluir muchos temas de conversación a la vez. Deja que primero se concrete un tema, para luego iniciar con el otro. Sino pueden generarse confusiones.
- Los temas de carácter personal deben ser tratados por otras vías, nunca a través de los grupos de trabajo. También es importante que dentro de la conversación no se tomen los comentarios como personales. Eviten las discusiones o el cruce de palabras que puedan ser malinterpretadas. El respeto en el tono es la base de una buena comunicación.
- Sabemos que la memoria de los dispositivos es limitada, pero en la medida de lo posible, es mejor no borrar el registro de la conversación. Aunque algunos sistemas lo hacen de manera automática, pero es importante dejar constancia de algunos puntos que se tratan. Sí es imperativo borrarlo, existe una opción en algunas plataformas de mensajería instantánea, que nos permiten enviar el contenido del chat a un correo.
- No utilices estas vías en días y horarios no laborables. Nadie quiere recibir notificaciones de trabajo cuando está bañando al perro; o cuando está en el parque paseando con los niños. Hay que ser prudente.
- Finalmente, es importante no comunicar acciones formales por estas vías. Es decir, sí hay que realizar el envío de un documento importante, o hay que llamar la atención de alguna persona, la mejor vía es el correo y en privado. El chat puede servir como una forma de avisar que el mismo se ha enviado.
¿Qué te han parecido nuestras recomendaciones? Estas son herramientas muy valiosas que están al alcance de todos y que, con un buen uso, pueden generarnos un valor agregado a nuestra dinámica laboral. ¡Sin duda, con el tiempo se convierten en grades aliados… pero siempre hay que tomar las previsiones del caso!
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