¿Cómo integrar QuickBooks con un Comercio Electrónico o un CRM?

Descubra en este artículo cómo integrar QuickBooks con un Comercio Electrónico o un CRM, comenzando con conocer qué es QuickBooks, cuáles son las características principales de QuickBooks Online, QuickBooks Desktop y QuickBooks Autoempleado, en qué países se distribuye QuickBooks, cómo se puede integrar QuickBooks con TecnoCommerce, las características del Módulo Sincronizador QuickBooks para TecnoCommerce y el Módulo Conector QuickBooks Online para TecnoCommerce, cómo se puede integrar QuickBooks con TecnoCRM y nuestras conclusiones al respecto.

¿Qué es QuickBooks?

QuickBooks es un software de contabilidad y gestión financiera desarrollado por Intuit Inc. Es un programa muy utilizado por pequeñas y medianas empresas para llevar a cabo tareas de contabilidad, facturación, gestión de inventarios y nóminas, entre otras funciones.

QuickBooks ofrece una variedad de soluciones de software, incluyendo QuickBooks Online, QuickBooks Desktop y QuickBooks Autoempleado, cada una diseñada para satisfacer las necesidades específicas de los usuarios. El software está diseñado para ser fácil de usar, incluso para aquellos sin experiencia en contabilidad, y puede ser utilizado tanto por usuarios individuales como por equipos de trabajo.

El software se ha convertido en una herramienta popular entre los contadores y los asesores fiscales debido a su capacidad para automatizar tareas contables y financieras, lo que permite a los usuarios ahorrar tiempo y reducir errores. Además, QuickBooks cuenta con una amplia variedad de integraciones con otros servicios y aplicaciones, lo que lo convierte en una herramienta flexible y escalable para las necesidades empresariales.

A continuación explicaremos las características de sus diversas versiones para luego explicar cómo integrar QuickBooks con un Comercio Electrónico o un CRM.

¿Cuáles son las características principales de QuickBooks Online?

QuickBooks Online es una solución de software de contabilidad en línea diseñada para pequeñas y medianas empresas. Algunas de las características principales de QuickBooks Online son:

• Accesibilidad: QuickBooks Online puede ser accesado desde cualquier dispositivo con una conexión a internet, lo que lo hace ideal para negocios con empleados y contratistas remotos.
• Facturación: QuickBooks Online ofrece una función de facturación automatizada, lo que permite a los usuarios crear y enviar facturas a sus clientes fácilmente.
• Gestión de gastos: El software permite a los usuarios realizar un seguimiento de sus gastos y organizarlos por categoría. También permite a los usuarios tomar fotos de los recibos y guardarlos en línea.
• Integración bancaria: QuickBooks Online se integra con la mayoría de los bancos, lo que permite a los usuarios descargar transacciones bancarias automáticamente y reconciliar sus cuentas bancarias con su libro de contabilidad.
• Informes: QuickBooks Online ofrece una variedad de informes financieros que ayudan a los usuarios a comprender su situación financiera actual, como el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo.
• Gestión de inventarios: QuickBooks Online permite a los usuarios llevar un seguimiento de sus inventarios y generar informes de ventas e inventario.
• Colaboración: QuickBooks Online permite a varios usuarios acceder y trabajar en los mismos datos al mismo tiempo, lo que lo hace ideal para equipos de trabajo.

¿Cuáles son las características principales de QuickBooks Desktop?

QuickBooks Desktop es un software de contabilidad en el escritorio que se utiliza para gestionar las finanzas empresariales. A continuación, se presentan algunas de las características principales de QuickBooks Desktop:

• Personalización: QuickBooks Desktop ofrece una alta capacidad de personalización, permitiendo a los usuarios ajustar la interfaz de usuario para adaptarse a sus necesidades empresariales.
• Seguridad de datos: QuickBooks Desktop ofrece una mayor seguridad de los datos, ya que los archivos se almacenan en el disco duro local del ordenador y no en la nube.
• Control de inventario: QuickBooks Desktop permite a los usuarios hacer seguimiento a sus inventarios, incluyendo la cantidad de productos, costos y valores de inventario.
• Facturación y pagos: QuickBooks Desktop permite a los usuarios gestionar las facturas de sus clientes, enviar recordatorios de pago, aceptar pagos en línea, y generar informes de transacciones.
• Procesamiento de nómina: QuickBooks Desktop permite a los usuarios procesar y gestionar nóminas, incluyendo la generación de cheques de pago, retención de impuestos y reportes de nómina.
• Automatización de tareas: QuickBooks Desktop permite a los usuarios automatizar tareas repetitivas, como la creación de facturas recurrentes y la emisión de órdenes de compra.
• Informes y análisis: QuickBooks Desktop ofrece una variedad de informes financieros, como el balance general, el estado de resultados, y el flujo de efectivo, que ayudan a los usuarios a tomar decisiones financieras informadas.

¿Cuáles son las características principales de QuickBooks Autoempleado?

QuickBooks Autoempleado es una solución de software de contabilidad diseñada específicamente para trabajadores autónomos y empresarios individuales. Algunas de las características principales de QuickBooks Autoempleado son:

• Gestión de ingresos y gastos: QuickBooks Autoempleado permite a los usuarios realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos comerciales, lo que les ayuda a mantener una visión clara de su situación financiera.
• Facturación: El software permite a los usuarios crear y enviar facturas profesionales a sus clientes, lo que les ayuda a mantener una imagen profesional y organizada.
• Integración bancaria: QuickBooks Autoempleado se integra con la mayoría de los bancos, lo que permite a los usuarios descargar transacciones bancarias automáticamente y reconciliar sus cuentas bancarias con su libro de contabilidad.
• Impuestos: QuickBooks Autoempleado permite a los usuarios hacer un seguimiento de sus gastos deducibles de impuestos, y genera automáticamente informes de impuestos trimestrales y anuales.
• Informes financieros: QuickBooks Autoempleado ofrece una variedad de informes financieros que ayudan a los usuarios a comprender su situación financiera actual, como el informe de ganancias y pérdidas y el informe de gastos por categoría.
• Seguimiento de millas: QuickBooks Autoempleado permite a los usuarios realizar un seguimiento de sus millas de negocios, lo que les ayuda a maximizar sus deducciones de impuestos.
• Aplicación móvil: QuickBooks Autoempleado ofrece una aplicación móvil que permite a los usuarios acceder a sus datos financieros desde cualquier lugar y en cualquier momento.

¿En qué países se distribuye QuickBooks?

QuickBooks es un software de contabilidad y finanzas muy popular y ampliamente distribuido en todo el mundo. Actualmente, QuickBooks se distribuye en varios países, entre los que se incluyen:

• Estados Unidos
• Canadá
• Reino Unido
• Australia
• Francia
• Alemania
• España
• Italia
• India
• Singapur
• Malasia
• Filipinas

Además, QuickBooks también tiene versiones locales y adaptadas para cada país y sus respectivas regulaciones fiscales y contables. Por ejemplo, QuickBooks Estados Unidos se adapta a las regulaciones contables y fiscales de ese país, mientras que QuickBooks Canadá se adapta a las regulaciones contables y fiscales de Canadá.

En cuanto a Latinoamérica, los países donde se distribuye QuickBooks son:

• México
• Colombia
• Argentina
• Chile
• Perú
• Ecuador
• Costa Rica
• Panamá
• República Dominicana
• Puerto Rico
• Uruguay

¿Cómo se puede integrar QuickBooks con TecnoCommerce?

Para explicar cómo integrar QuickBooks con un Comercio Electrónico o un CRM, comenzaremos por decir que existen varios módulos premium que permiten integrar QuickBooks con TecnoCommerce, algunos de los más populares son:

• Sincronizador QuickBooks para TecnoCommerce: Este módulo premium permite sincronizar automáticamente los pedidos, clientes y productos de TecnoCommerce con QuickBooks. Además, permite personalizar las opciones de mapeo de campos y categorías para adaptarse a los requerimientos contables y fiscales.
• Conector QuickBooks Online para TecnoCommerce: Este módulo premium permite integrar TecnoCommerce con QuickBooks Online y sincronizar automáticamente los pedidos, clientes y productos entre ambas plataformas. Además, permite generar facturas automáticamente en QuickBooks y configurar impuestos y descuentos.

Estos son los principales módulos disponibles para integrar QuickBooks con TecnoCommerce, y es importante evaluar las opciones disponibles para encontrar la que mejor se adapte a las necesidades específicas de cada negocio y su proceso contable y fiscal.

A continuación, explicaremos un poco más cada una de estas opciones.

Sincronizador QuickBooks para TecnoCommerce

El módulo premium Sincronizador QuickBooks para TecnoCommerce es un módulo que permite la integración de TecnoCommerce con QuickBooks Desktop, Online o POS. Representa la integración más personalizable y sólida que existe para mantener sus datos sincronizados entre TecnoCommerce y QuickBooks para pedidos, clientes, productos, inventario y mucho más.

Permite automatizar su tienda de TecnoCommerce y la contabilidad al sincronizar pedidos, pagos, clientes, impuestos, productos, inventario y mucho más entre TecnoCommerce y QuickBooks.

Este módulo incluye un paquete de 40 horas de asistencia para realizar la conectividad y sincronización de sus datos entre ambas plataformas. TecnoSoluciones.com junto al fabricante del módulo, ofrece la integración más personalizable y sólida que existe para mantener sus datos sincronizados entre TecnoCommerce y QuickBooks. De esta manera, se ahorrará muchas horas de entradas manuales cada día. Es fácil de usar si no tiene experiencia, y con toda la potencia que necesitan las tiendas más avanzadas.

El módulo premium Sincronizador QuickBooks para TecnoCommerce vincula su tienda de TecnoCommerce a QuickBooks y efectúa una sincronización completa de los clientes, los pedidos, los pagos, los productos, el inventario y los precios en su plataforma, siendo compatible con QuickBooks Online, Desktop y POS.

Dentro de las ventajas de utilizar este módulo premium se encuentran las siguientes:

• Lleva la contabilidad sin esfuerzo: Ayuda a hacer crecer su negocio al automatizar la contabilidad para que pueda centrarse en lo más importante y confiar en los datos contables precisos que proporciona.
• Ahorra tiempo y mejora la precisión: Con la potente sincronización bidireccional es muy sencillo gestionar los pedidos y el inventario, y mantener actualizadas sus plataformas cada 5 minutos.
• Más allá de lo básico: Con un potente soporte para campos personalizados, compatibilidad adicional con más de 25 módulos de TecnoCommerce, asistencia avanzada para depósitos bancarios más tasas de transacción y ajustes avanzados; funciona para gran cantidad de flujos de trabajo posibles.

Es importante destacar que ese módulo premium se provee con pagos  anuales en diversos planes, definidas por cantidad de pedidos procesados mensualmente, y con funcionalidades variables por plan, como se indica a continuación:

• Plan Inicial: Permite procesar hasta 20 pedidos al mes, Frecuencia de sincronización de 1 hora, Sincronización de inventario, Sincronización de imágenes de 2 vías, Soporte multidivisa, Soporte de impuestos sobre ventas globales, Sincronización inteligente de depósitos bancarios, Soporte de tarifas de transacción, Acceso a datos históricos de 7 días, Cumple con GDPR, Compatibilidad adicional con 25+ módulos de TecnoCommerce.
• Plan Básico: Incluye todas las funcionalidades del Plan Inicial y, además: Permite procesar hasta 60 pedidos al mes, Frecuencia de sincronización de 45min, Configuración avanzada, Acceso a datos históricos de 30 días.
• Plan Intermedio (Recomendado): Incluye todas las funcionalidades del Plan Básico y, además: Permite procesar hasta 1000 pedidos al mes, Frecuencia de sincronización de 5min, Informe diario de actividad de correo electrónico, Mapeo de campos personalizado, Soporte de desarrollo personalizado, Configuración avanzada, Acceso a datos históricos de 30 días, Sincronizar órdenes de compra con QuickBooks, Sincronizar pagos de QuickBooks a TecnoCommerce, Mostrar facturas de QuickBooks en la cuenta de cliente de TecnoCommerce.
• Plan Avanzado: Incluye todas las funcionalidades del Plan Intermedio y, además: Permite procesar pedidos ilimitados mensuales, Soporte prioritario de tickets/devolución de llamada, Acceso histórico a datos de 30 días, Acceso histórico a depósitos bancarios.

Conector QuickBooks Online para TecnoCommerce

El módulo premium Conector QuickBooks Online para TecnoCommerce le permite integrar fácilmente QuickBooks Online (QBO) con TecnoCommerce. Sincroniza automáticamente los pedidos, clientes, inventario, productos, pagos, depósitos bancarios de la tienda TecnoCommerce con QuickBooks Online.

La integración para TecnoCommerce y QuickBooks le permite sincronizar información de pedidos en tiempo real directamente desde TecnoCommerce a QuickBooks Online en función de varios desencadenantes o condiciones.

Este módulo gestiona la contabilidad de los negocios de comercio electrónico en QuickBooks Online.

Algunas de las características de este módulo son:

• Sincroniza pedidos ilimitados, sin cuotas mensuales.
• Sincronización de pedidos en tiempo real, conecte QuickBooks Online y TecnoCommerce para automatizar su trabajo.
• Fácil de usar.
• Exporte automáticamente nuevos pedidos a QuickBooks Online según las reglas seleccionadas.
• Sincronización automática bidireccional del inventario de productos. (TecnoCommerce <-> QuickBooks). Admite la importación por hora, dos veces al día o diariamente y la exportación en tiempo real.
• Todos los datos relacionados con el pedido se crean automáticamente en QuickBooks en línea. por ejemplo, cliente, impuestos, envío, etc.
• Opción para exportar e importar datos manualmente, así como exportar en masa.
• Exporta los gastos de envío, los montos de cupones/descuentos y los detalles completos de impuestos de TecnoCommerce a QuickBooks.
• Permite a los clientes ver y descargar facturas QBO de sus pedidos dentro de la cuenta de cliente de TecnoCommerce.
• Permite el manejo de múltiples monedas de pago. Es compatible con el módulo Multi Monedas para TecnoCommerce y Switch de Monedas para TecnoCommerce.
• Es compatible con TecnoCommerce Marketplace.
• Es compatible con el módulo TecnoCommerce Punto de Ventas (POS). Sincronice fácilmente los pedidos realizados desde POS con la ubicación de la tienda, así como los detalles de los clientes.
• Soporta el uso de Multi Idiomas. Es compatible con el módulo de Multi-Idiomas para TecnoCommerce.
• La exportación de pedidos se basa en estados personalizados. Compatible con el Módulo de Gestión de Estados de Pedidos para TecnoCommerce.
• Compatible con TecnoCommerce Suscripciones.
• Actualice sus productos, clientes y pedidos desde el administrador de TecnoCommerce y se actualizará en QBO.
• Método de pago basado en depósito bancario/asignación de cuenta de depósito para facilitar la contabilidad en QuickBooks para su tienda TecnoCommerce.
• Los administradores pueden descargar documentos PDF de las facturas sincronizadas/pedidos de ventas desde la página de lista de pedidos de TecnoCommerce.
• Exporta todos los pedidos o pedidos específicos a QuickBooks con un clic en el botón Exportar.
• Admite la sincronización de productos, clientes y pedidos seleccionados.
• Admite la sincronización de tarifas de pagos de Stripe y PayPal.
• Este complemento no está sujeto a los requisitos de GDPR, ya que no almacena ningún dato confidencial de un usuario.
• Funciona para todos los países.

Este módulo incluye un paquete de 40 horas de asistencia para realizar la conectividad y sincronización de sus datos entre ambas plataformas.

El módulo premium Conector QuickBooks Online para TecnoCommerce se integra únicamente con QuickBooks Online y no es compatible con las versiones de escritorio de QuickBooks como Pro, Premier o Enterprise. Es importante verificar que se tenga una cuenta de QuickBooks Online activa y que sea compatible con este módulo antes de realizar la integración.

¿Cómo se puede integrar QuickBooks con TecnoCRM?

Continuando con la explicación de cómo integrar QuickBooks con un Comercio Electrónico o un CRM, podemos decir que la integración en línea de TecnoCRM con QuickBooks Online (QBO) es una extensión que conecta TecnoCRM con QuickBooks Online (QBO) y permite la sincronización bidireccional de clientes (cuentas/contactos), facturas, pagos, cotizaciones, pedidos, órdenes de compra, proveedores, productos y servicios. Es una opción que permite sincronizar datos de forma manual o programada. Permitiendo además el uso de campos personalizados en los módulos de facturas y clientes (mapeo flexible).

Para que esta extensión funcione debe adquirir junto con la plataforma TecnoCRM los siguientes módulos premium:

• Módulo de Extensiones Premium para Expertos
• Complementos de Integración para Extensiones Premium

Algunas de las características claves de este módulo son las siguientes:

• Conecta TecnoCRM a QuickBooks Online (QBO)
• Apoya Cuentas y Contactos como Clientes
• Soporta Facturas
• Admite artículos y productos/servicios
• Admite sincronización de pagos (QuickBooks > TecnoCRM)
• Sincronización bidireccional TecnoCRM y QuickBooks Online (QBO)
• Incluye Mapeo de Campo para todos los módulos
• Admite campos personalizados
• Sincronización automática y manual disponible
• Compatible con el administrador de módulos

Funciones aún en desarrollo (contáctenos para obtener más detalles):

• Sincronización de cotizaciones
• Sincronización de proveedores y órdenes de compra
• Sincronización de pedidos de venta (recibos de venta)

Este módulo debe adquirirse con un Paquete de Asistencia adicional con suficientes horas para poder asistirle en la conectividad y sincronización de sus datos entre ambas plataformas.

Conclusiones

Para integrar QuickBooks con un Comercio Electrónico o un CRM se deben tomar en cuenta múltiples factores como los citados en este artículo y que resumimos a continuación:

QuickBooks Online es una solución de software de contabilidad en línea accesible, fácil de usar y escalable para pequeñas y medianas empresas. Ofrece una variedad de características para automatizar tareas financieras y contables, lo que permite a los usuarios ahorrar tiempo y reducir errores.

QuickBooks Desktop es un software de contabilidad en el escritorio que ofrece una alta capacidad de personalización, una mayor seguridad de los datos, y una variedad de características para automatizar tareas financieras y contables. QuickBooks Desktop es una buena opción para aquellas empresas que prefieren tener sus datos almacenados en el escritorio y que necesitan un alto grado de personalización en su software de contabilidad.

QuickBooks Autoempleado es una solución de software de contabilidad diseñada para trabajadores autónomos y empresarios individuales. Ofrece una variedad de características para automatizar tareas financieras y contables, lo que permite a los usuarios ahorrar tiempo y reducir errores. Además, el software ofrece herramientas para el seguimiento de millas y la generación de informes de impuestos, lo que ayuda a los usuarios a maximizar sus deducciones fiscales y mantenerse organizados financieramente.

QuickBooks se distribuye en múltiples países donde se adapta a las regulaciones fiscales y contables locales y se ofrecen versiones y planes de suscripción para pequeñas empresas, autónomos y emprendedores. QuickBooks ofrece soporte y atención al cliente en español para los usuarios de Hispanoamérica, lo que facilita su uso y gestión de sus finanzas y contabilidad.

TecnoSoluciones.com ofrece dos opciones para integrar la plataforma TecnoCommerce con QuickBooks:

• Sincronizador QuickBooks para TecnoCommerce: Este módulo premium permite sincronizar automáticamente los pedidos, clientes y productos de TecnoCommerce con QuickBooks Desktop, Online o POS. Además, permite personalizar las opciones de mapeo de campos y categorías para adaptarse a los requerimientos contables y fiscales. Con pagos mensuales o anuales, y planes con diversas características limitados en función de los pedidos procesados mensualmente.
• Conector QuickBooks Online para TecnoCommerce: Este módulo premium permite integrar TecnoCommerce con QuickBooks Online y sincronizar automáticamente los pedidos, clientes y productos entre ambas plataformas. Además, permite generar facturas automáticamente en QuickBooks y configurar impuestos y descuentos. Con pagos anuales y un único plan sin limitación de los pedidos procesados mensualmente.

Es importante evaluar las opciones disponibles para encontrar la que mejor se adapte a las necesidades específicas de cada negocio y su proceso contable y fiscal.

TecnoSoluciones.com ofrece la integración en línea de TecnoCRM con QuickBooks Online (QBO) que permite la sincronización bidireccional de clientes (cuentas/contactos), facturas, pagos, cotizaciones, pedidos, órdenes de compra, proveedores, productos y servicios. Es una opción que permite sincronizar datos de forma manual o programada, requiriendo que usted haya contratado, además de TecnoCRM, el Módulo de Extensiones Premium para Expertos y los Complementos para Extensiones Premium.

Finalmente, si su organización requiere integrar QuickBooks con una plataforma de Comercio Electrónico o un CRM, ¡contáctenos ahora!