CRM para Distribución de Tecnología de la Información (TIC)

CASO DE ESTUDIO:

Portfolio

Perfil del Caso:

La empresa de distribución de tecnología de la información (TIC) requiere una plataforma digital para la gestión de prospectos, clientes, oportunidades de negocio, forecast de ventas, ofertas, pedidos, gestión de Servicio al Cliente y manejo de la fuerza de ventas que se integre al Sistema de Gestión Administrativa ERP, Landing Pages de Marketing y Sitios Web, para las ventas al mayor.

Capturas de Pantalla:

Requerimientos del Cliente:

Solución Provista:

Se suministró la plataforma TecnoCRM para Mayoristas de Tecnología TIC, incluyendo:

Marketing y Prospección:

    • Módulo de Gestión de Prospectos con manejo de Área de Interés, Detalles de Interés, Persona que diligencia, Prioridad, Tipología del Cliente, Estado del Prospecto, Red Social, Campaña de Origen, Etapa de La Venta, Asignado a, Sitio Web.
    • Vistas de Listas para Prospectos Contactados, Sin Contactar Ventas, Prospectos Requieren Visita Física, Prospectos Pasar a Cliente, Prospectos No Intersados, Prospectos y sus Etapas de Ventas, Prospectos Recibidos Totales, Contactos Mercadeo, Prospectos Totales, Prospectos Esta Semana para Servicio al Cliente, Prospectos Esta Semana para Prospección, Prospectos (Etapa de la Venta), Prospectos Por Fuente, Prospectos por Referidor, Prospectos por Área de Prospección, Prospectos de Servicio al Cliente, Sin Contactar Servicio al Cliente, Prospecto califica como distribuidor.
    • Módulo de Integración con WhatsApp
    • Módulo de ChatBot por WhatsApp con Precalificación de Prospectos (Prioridades y Respuestas dadas)
    • Conexión de Formularios Web con el CRM (Contacto y Solicitud de Cotización)
    • Conexión de Formularios WhatsApp con el CRM
    • Redirección Automática a WhatsApp desde los Formularios
    • Asignación Automática de los Agentes de Ventas en forma Cíclica (Round Robin)
    • Escalación del Chatbot a los Agentes de Ventas con toda la información de los prospectos, por Email, WhatsApp, Aplicación Móvil y Notificaciones en el CRM.
    • Conversión Rápida de Prospectos a Contactos, Cuentas y Oportunidades
    • Reportes Tabulares y Gráficos de Estados de los Prospectos por Agente de Ventas
    • Módulo de Emisión de Emails de Marketing Digital
    • Marketing Masivo por WhatsApp
    • Respuestas Automáticas por WhatsApp

Integración con WhatsApp:

    • integrar WhatsApp Web o WhatsApp Business (Opcional) dentro del CRM, sin límites de dispositivos vinculados, usuarios y mensajes de texto o voz, para hasta 3 números de WhatsApp con el precio base y más números con un costo adicional. En este caso se integraron los números de WhatsApp de las áreas de Prospección de Ventas, Servicio al Cliente, Puntos de Venta (POS) y Cartera (Cobranza).
    • Integrar sus cuentas de WhatsApp con TecnoCRM para crear tickets de soporte/PQRS, Actividades, Tareas del cliente, entre otros.
    • Copiar mensajes de WhatsApp a cualquier campo de registro de cualquier módulo estándar asociado.
    • Configurar los mensajes de WhatsApp como mensajes importantes para los contactos más activos.
    • Dividir los mensajes en varias categorías como importantes, nuevos, de número desconocido.
    • Enviar notificaciones en WhatsApp sobre actualizaciones de despachos, recordatorios de entrega, recordatorios de pago, entre otras.
    • Administración múltiples cuentas de WhatsApp o usar una cuenta única. Es posible configurar hasta tres cuentas de WhatsApp para que los usuarios puedan usar su propio número de WhatsApp para enviar un mensaje. De lo contrario, es posible asignar un número de cuenta maestra de WhatsApp para todos los usuarios.
    • Notificaciones del Módulo de WhatsApp. Muestra el número de mensajes nuevos. Permite un acceso rápido y fácil al chat de WhatsApp dentro del CRM. Puede redactar un mensaje nuevo desde la notificación.
    • Análisis de WhatsApp. Puede acceder al análisis de los mensajes masivos enviados por WhatsApp con indicadores de mensajes enviados. Versus los mensajes leídos. Para que pueda determinar la efectividad de las campañas de WhatsApp.
    • Múltiples Agentes: Ejecute el servicio de atención al cliente en WhatsApp con una bandeja de entrada compartida entre varios agentes.
    • Automatización: Puede usar flujos de trabajo para enviar notificaciones a los agentes o al cliente sobre cualquier actualización o seguimiento.
    • Notificaciones: Reciba una notificación instantánea cuando el cliente envíe un mensaje de WhatsApp.
    • Comunicación Centralizada: Administre los mensajes de WhatsApp en una bandeja de entrada compartida y centralice la comunicación con el cliente en una plataforma.
    • Conexión al CRM: Estrechamente conectado con TecnoCRM para integrar el mensaje de WhatsApp como comentarios, Tickets de Soporte, u otra característica importante.
    • Gestión de Contactos: Administre todos sus contactos de WhatsApp, fíltrelos y más.
    • Múltiples WhatsApp: Administre mensajes de WhatsApp a contactos con múltiples números de WhatsApp.
    • Plantillas de WhatsApp: Plantilla de mensajes predefinidos para acceder rápidamente durante la conversación.
    • Números Desconocidos: Convierta números desconocidos en contactos desde la interfaz de la línea de tiempo de WhatsApp.
    • Grupos de WhatsApp: Copie todos los participantes del grupo de WhatsApp en TecnoCRM.
    • Campañas de WhatsApp: Envíe mensajes de WhatsApp a varios contactos ahora o en el horario programado.
    • Analítica: Análisis detallado de los mensajes de WhatsApp enviados/recibidos desde TecnoCRM.

Cuentas (Clientes):

    • Módulo de Gestión de Cuentas (Clientes) incluyendo detalles como Tipo de Entidad, Tipología Cliente, ID Sucursal, Estado Actual, Fecha Ingreso a Jaltech, Situación Cuenta, Tipo Cliente, entre otros.
    • Clasificación de Ventas del Cliente con base en la Región, ID Región, Zona, ID Zona, Tipo de Cuenta, ID Tipo de Cuenta, Vendedor, ID Vendedor, Asignado a, Precio de Venta.
    • Información de la Cartera incluyendo Días de Crédito, Cupo Crédito, Riesgo Cobro, Cupo Original, Motivo de Bloqueo, Facturación Anual, Asesor Cartera, Email Asesor Cartera.
    • Información del Estado de Cartera para cada una de las Facturas abiertas incluyendo , Total Saldo a la Fecha, Subtotal Más de 91 días, Subtotal 90 días, Subtotal 60 días, Subtotal 30 días, Subtotal Sin vencer, Total Cartera, Fecha que Pagará.
    • Vistas de Listas por Cuentas (Con Sucursales), Cuentas (Sin Sucursales), Sucursales, Cuentas por Zona (CS), Cuentas por Fechas.

Contactos:

    • Módulo de Gestión de Contactos (Personas) incluyendo todos los detalles de contacto, cuenta relacionada, posición en la organización, origen, asignación de acceso al Portal del Cliente indicando el período de tiempo de validez, entre otros.

Ventas:

    • Módulo de Oportunidades para el seguimiento de Oportunidades de Negocio con manejo de Cuentas y Contactos Relacionados.
    • Cálculo de la Probabilidad de Éxito en forma automática en el Ciclo de Ventas.
    • Gestión del Forecast de Ventas por línea de negocios, regiones y agentes comerciales, para cada período fiscal.
    • Creación de Cotizaciones con manejo de Cuentas y Contactos Relacionados.
    • Generador de Cotizaciones en PDF.
    • Conversión Rápida de Cotizaciones a Pedidos y/o Facturas.
    • Módulo de Vendedores para la configuración de los detalles de los ejecutivos comerciales incluyendo aspectos como Tipo de Vendedor, Fecha de Ingreso, Correo Electrónico, Número WhatsApp, Coordinador, Director Comercial, Regiones, Zonas.

Productos:

    • Gestión de Productos con todos sus detalles incluyendo Nombre Producto, Código de Producto, Aplica Color, Color, Código de Producto con Color, Código de Color, Departamento, Grupo, Sub-Grupo, Producto Activo, Precio Unitario, IVA, Meses de Garantía, Meses de Garantía Extendida, Meses de Garantía de Averías, Meses de Garantía para Usados, Información de Stock, Unidad de Uso, Cantidad en Existencia.
    • Vistas de Listas de Productos con y sin colores.

Precios:

    • Manejo de 20 listas de precios aplicables a las cuentas para las cotizaciones, establecidas por la gerencia comercial con base en los tipos de productos/clientes, sincronizados diariamente con el sistema ERP.

Pedidos:

    • Gestión de Pedidos con manejo de Cuentas y Contactos Relacionados.

Facturas:

    • Módulo de Gestión de Facturas de Servicios.
    • Generador de Facturas en PDF.
    • Módulo de Gestión de Pagos asociados a las facturas.

Cartera (Cobranza):

    • Información de la Cartera en el Módulo de Cuentas (Clientes) incluyendo Días de Crédito, Cupo Crédito, Riesgo Cobro, Cupo Original, Motivo de Bloqueo, Facturación Anual, Asesor Cartera, Email Asesor Cartera.
    • Información del Estado de Cartera para cada una de las Facturas abiertas incluyendo , Total Saldo a la Fecha, Subtotal Más de 91 días, Subtotal 90 días, Subtotal 60 días, Subtotal 30 días, Subtotal Sin vencer, Total Cartera, Fecha que Pagará.
    • Vistas de Listas de las cuentas asignadas a cada ejecutivo de cartera con detalles como Nombre de Cuenta, Tipo Identificación, NIT/RIF, Días de Crédito, Cupo Crédito, Saldo a la Fecha, Sin vencer, 30 días, 60 días, 90 días, Más de 91 días, Email (Facturación Electrónica), Teléfono (Primario), Tipo Cliente, Vendedor Asignado.
    • Módulo de Detalles de las Facturas en Cartera incluyendo para cada factura la Cuenta relacionada, Referencia de factura, Estado, Saldo a la Fecha, Sin vencer, 30 días, 60 días, 90 días, Más de 91 días, Fecha Emisión, Fecha Vencimiento, Días de Vencimiento, Fecha que Pagará, Fecha de Pago, Acción Comité.
    • Vistas de Listas de las Facturas en Cartera incluyendo: General (Detalles Cartera), Cartera (30 días), Cartera (60 días), Cartera (90 días), Cartera (> 91 días), Pagadas, Próximos 5 días. A su vez, se manejan listas específicas para cada ejecutivo de cartera.

Servicio al Cliente:

    • Módulo de Gestión de Casos de Servicio al Cliente incluyendo Asunto, Asignado a, Cuenta Relacionada, Contacto Relacionado, Fecha Aviso, Hora Aviso, Persona que Recibe Aviso, Prioridad, Medio del Aviso, Tipo de Cliente, Estado, Tipo de Solicitud, Descripción.
    • Vista de Lista de Casos por Cuentas con Casos Abiertos, Casos Cerrados, Anulados y la lista General.
    • Módulo de Preguntas Frecuentes
    • Módulo Portal del Cliente

Casos POS:

    • Módulo de Gestión de Casos de Equipos de Puntos de Ventas (POS) incluyendo Asunto, Tipo de Cliente, Cuenta Relacionada, Contacto Relacionado, Fecha Aviso, Tipos de Caso, Persona que Recibe Aviso, Hora Aviso, Prioridad, Asignado a, Medio del Aviso, Estado, Teléfono Móvil Adicional, Situación Seguimiento, Productos Casos POS (Código del Producto, Producto Relacionado, Serial del Producto, Factura Relacionada, Fecha Factura), Descripción, Agendamiento del Servicio, Fecha Acordada, Hora Acordada, Técnico Asignado, Estado del Servicio, Diagnóstico, Solución.
    • Vistas de Listas para cada Técnico POS asignado con Casos Abiertos, Casos Cerrados, Anulados y la lista General.

Garantías y Devoluciones:

    • Módulo de Gestión de Casos de Garantías y Devoluciones incluyendo Nombre del Caso, Fecha Registro, Tipo Incidencia, Detalle de Incidencia, Cuenta Relacionada, Asignado a, Código Mayorista, Código Tradicional, Fecha de Aviso, Hora de Aviso, Persona en Cliente que Avisa, Teléfono Persona que Avisa, Medio donde se reporta Incidencia, Persona que Toma Aviso, Prioridad, Estado, Urgencia, Productos Relacionados (Producto, Cantidad, Nro Factura, Fecha Factura, Nombre Lista PCGD, Asignado a), Fecha Cierre Incidencia, Hora Cierre Incidencia, Persona Cierra Incidencia, Detalle Cierre de Incidencia, Nro Nota de Crédito, Fecha Nota de Crédito, Autorizado Por, Concepto, Nro Guía de Despacho, Fecha Despacho, Observaciones.

Seguimientos:

    • Módulo de Calendario con Manejo de Tareas y Eventos
    • Módulo de Recordatorio de Tarea o Evento
    • Módulo de Comentarios Relacionados al Seguimiento
    • Módulo de Notificaciones Flotantes y en App Móvil

Informes:

    • Módulo de Reportes/Informes Gráficos o Tabulares
    • Tablero de Indicadores de Gestión con Sub-Tableros por Área
    • Emisión Automática de Reportes Programados por Email
    • Generador de Reportes

Documentos:

    • Gestor de Documentos
    • Relacionamiento de Documentos con cada uno de los Módulos
    • Documentos cargados o relacionados en línea
    • Diseñador de Formatos de Documentos en PDF asociados a cada Módulo

Proyectos:

    • Módulo de Gestión de Proyectos
    • Módulo de Gestión de Actividades por Proyecto
    • Módulo de Gestión de Hitos por Proyecto

Emails:

    • Módulo de Emisión de Emails por SMTP Individuales
    • Módulo de Recepción de Emails con Aplicación de Webmail Integrada al CRM
    • Módulo de Gestor de Plantillas de Email en Múltiples Idiomas
    • Módulo Diseñador de Emails de Marketing

Sincronización con el Sistema Administrativo, Contable y de Gestión de Inventarios (ERP)

    • Sincronización de Cuentas
    • Sincronización de Detalles de Cartera
    • Sincronización de Productos, Precios y Colores
    • Sincronización de Facturas

Automatización de Procesos:

    • Flujos de Trabajo Automáticos para Prospectos:
      • Latitud y Longitud para Prospectos
      • Enviar Email de Bienvenida a Prospecto por Servicio al Cliente
      • Notificar Nuevo Prospecto de Ventas
      • Notificar Nuevo Prospecto de Servicio al Cliente
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Oportunidades:
      • Enviar email al crear una Oportunidad
      • Cálculo de la Probabilidad de Éxito de acuerdo con los parámetros prestablecidos
      • Calcular y Actualizar el Monto Ponderado para el Pronóstico de Ventas
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Contactos:
      • Enviar Email al usuario cuando Notificar al Propietario es verdadero
      • Enviar Email al usuario cuando el Portal del Cliente es Verdadero
      • Creación/Modificación de Contacto
      • Latitud/Longitud de Ubicación del Contacto
      • Nuevo Contacto de Cartera para cada Ejecutivo de Cartera
      • Nuevo Contacto de Servicio al Cliente
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Cuentas:
      • Enviar Email al usuario cuando Notificar al Propietario es verdadero
      • Latitud/Longitud de Ubicación de la Cuenta
      • Enviar Email de Bienvenida
      • Actualizar Cartera
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Tareas y Eventos del Calendario:
      • Pendientes del Calendario cuando Enviar Notificación es Verdadero
      • Notificar Tareas/Eventos Pendientes del Calendario
      • Latitud/Longitud de Ubicación de Evento del Calendario
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Eventos del Calendario:
      • Notificar Eventos cuando Enviar Notificación es Verdadero
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Garantías y Devoluciones
      • Creación de Ticket desde el Portal del Cliente: Enviar Email al Contacto y Responsable de la Cuenta
      • Enviar Email al Contacto al actualizar un Ticket
      • Enviar Email a Cuenta por Comentario Agregado a Ticket de Soporte
      • Enviar Email a Responsable por Comentario Agregado a Ticket de Soporte
      • Enviar Email a Contacto sin acceso al portal por Comentario Agregado a Ticket de Soporte
      • Enviar Email a Contacto con acceso al portal por Comentario Agregado a Ticket de Soporte
      • Enviar Email al Responsable por Ticket Actualizado
      • Enviar Email al Responsable por Ticket Creado
      • Enviar Email a Cuenta por Ticket Actualizado
      • Enviar Email a Cuenta por Ticket Creado en el CRM
      • Enviar Email a Contacto por Ticket Creado en el CRM
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Comentarios
      • Nuevo comentario en Cartera
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Servicio al Cliente
      • Ticket de Soporte Creado (para el Cliente)
      • Ticket de Soporte Actualizado (para el Cliente)
      • Ticket de Soporte Cerrado (para el Cliente)
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Casos POS
      • Ticket de Soporte POS Creado (para el Cliente)
      • Ticket de Soporte POS Actualizado (para el Cliente)
      • Ticket de Soporte POS Cerrado (para el Cliente)
      • Ticket de Soporte POS Asignado al Técnico
      • Anular Caso POS e Informar al Cliente
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Productos Casos POS
      • Colocar Código de Producto Caso POS
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Detalles de Cartera
      • Vencimiento de Factura en 5 días
      • Vencimiento de Factura Hoy
      • Factura vencida hace 5 días
      • Factura vencida hace 30 días
      • Factura vencida hace 60 días
      • Actualizar Factura

Usuarios:

    • Usuarios Ilimitados
    • Manejo de Roles, Perfiles y Grupos para los Permiso de Acceso a Módulos y sus Campos (Crear, Ver, Modificar, Eliminar).
    • Manejo de Reglas de Acceso
    • Registro de Accesos de Usuarios

Editor de Módulos:

    • Modificar/Agregar/Desactivar/Eliminar Secciones y/o Campos en cada módulo
    • Múltiples tipos de campos (Texto, Decimales, Enteros, Moneda, Listas de Selección, Fechas, Casillas, etc).
    • Activar/Desactivar Módulos

Otros:

    • Más de 70 módulos Premium adicionales

Próximamente (En Desarrollo):

    • Crédito y Cartera
      • Conexión a Plataforma de Evaluación de Riesgo Crediticio para la precalificación automática del nivel de cupo de crédito a asignar a los solicitantes de crédito por el área de Cartera.

 

Plataformas Suministradas:

CRM para Cumplimiento de Normativas de Protección de Datos

CASO DE ESTUDIO:

Portfolio

Perfil del Caso:

La empresa de consultoría especializada en la protección de datos de acuerdo a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador (LOPDP), que provee los servicios de análisis, diagnóstico, implantación y delegación de la gestión de protección de datos, solicitó la creación de una plataforma digital especializada para este fin. 

Capturas de Pantalla:

Requerimientos del Cliente:

Solución Provista:

TecnoCompliance es la Plataforma Digital especializada para la Gestión del Cumplimiento de las Regulaciones de Protección de Datos Personales que se ajusta a las normativas gubernamentales de diversos países.

En el caso de Ecuador, TecnoCompliance cumple con las normativas siguientes:

  • Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador (LOPDP)
  • Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)
  • Norma ISO 27701

Requisitos Cumplidos por la Plataforma

A continuación, se detallan los requisitos que cumple la plataforma:

    • Cumplimiento del Marco Regulatorio: Cumple con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador (LOPDP) y alinearse con los requisitos del GDPR y la norma ISO 27701.
    • Gestión de Derechos de los Titulares de Datos: Permite a los titulares de los datos ejercer sus derechos, tales como acceso, rectificación, supresión, portabilidad de los datos, entre otros.
    • Evaluación y Tratamiento de Riesgos: Incluye herramientas para la realización de Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos (DPIA) y planes de tratamiento de riesgos.
    • Gestión de Consentimientos: Cuenta con funciones robustas de gestión de consentimientos, permitiendo el seguimiento, retiro y renovación de consentimientos de manera eficiente.
    • Gestión de Contratos de Encargos: Cuenta con funciones robustas de gestión de Contratos de Encargos, permitiendo el seguimiento, retiro y renovación de consentimientos de manera eficiente.
    • Gestión de Incidentes y Violaciones de Datos: Incluye flujos de trabajo para la gestión de incidentes de violación de datos, con reportes a las autoridades y notificación a los individuos afectados.
    • Auditoría y Registros (Audit Trails): Mantiene registros de todas las actividades, incluyendo accesos, modificaciones y acciones de los usuarios, con trazabilidad segura.
    • Automatización de Flujos de Trabajo: Permite la automatización de flujos de trabajo de cumplimiento (compliance), como la gestión de consentimientos, DPIAs, y evaluaciones de riesgo, para reducir el trabajo manual.
    • Informes Personalizados y Paneles de Control: Cuenta con informes personalizables y paneles de control que permiten monitorear KPIs de Cumplimiento (compliance) y generar reportes regulatorios.
    • Gestión de Riesgos de Terceros: Permite evaluar y gestionar los riesgos de protección de datos personales de proveedores externos.
    • Gestión de Usuarios y Roles: Ofrece controles de acceso granulados, permitiendo la definición de diferentes roles y permisos para la gestión de cumplimiento (compliance) y acceso a datos.
    • Capacidad SaaS: La plataforma está basada en la nube (SaaS) con una arquitectura multi-tenant que permite servir a múltiples clientes de manera segura.
    • Cumplimiento con ISO 27701: Cumple con los requisitos específicos de la norma ISO 27701, incluyendo la gestión de privacidad y controles de seguridad.
    • Cumplimiento con GDPR: Se adhiere a los principios del GDPR, tales como la minimización de datos, responsabilidad y procesamiento legítimo.
    • Soporte y Mantenimiento: Incluye soporte técnico continuo, actualizaciones de seguridad y futuras mejoras del sistema.

Funcionalidades:

Módulo de Entidades (Cuentas):

    • Manejo de Clientes, Aliados, Proveedores y Autoridades
    • Personas Naturales y Jurídicas
    • Definición de Acceso a Datos
    • Diagramación Condicional por Tipo de Entidad

Módulo de Personas (Contactos):

    • Manejo de Personas Internas: Empleados y Usuarios
    • Manejo de Personas Externas: Prospectos, Clientes, Proveedores, Aliados y Autoridades
    • Diagramación Condicional por Tipo de Persona

Módulo de Usuarios:

    • Gestión de Permisos por Roles, Perfiles y Grupos
    • Gestión de Usuarios

Módulo Gestión de Consentimientos

    • Gestión de Avisos de Privacidad
      • Formularios Digitales
      • Formularios Impresos
      • Mensajería Instantánea
      • Telefonía de Voz
      • Redes Sociales
      • Documentos Administrativos
      • Emails de Marketing
      • Correos Corporativos (Descargo)
    • Gestión de Consentimientos Expresos
      • Formulario de Clientes
      • Formulario de Proveedores
      • Formulario de Empleados
    • Gestión de Otros Consentimientos
      • Uso de Imágenes y Vídeos
      • Eventos
      • Generales
    • Relacionamiento con Personas y Entidades
    • Tipos de Aprobación y Finalidad
    • Gestión de Fechas de Inicio y Expiración
    • Gestión de Acciones
      • Aceptación de Tratamiento de Datos
      • Ejercicio de Derechos
        • Acceso a Datos
        • Rectificación de Datos
        • Eliminación de Datos
        • Oposición al Tratamiento
        • Portabilidad
        • Suspensión de Tratamiento
        • No ser Objeto de Decisiones Automatizadas
        • Dar de Baja de Email Marketing
        • Revocatoria de Consentimiento
      • Gestión de Plantillas
        • Formularios de Solicitud
        • Modelos de Respuestas Predefinidas
        • Documentos PDF
        • Emails
      • Avisos de Primera Línea
      • Materialización de Consentimientos
        • Aceptados y No Aceptados
        • Generar Documento PDF
        • Almacenar Documento PDF asociado a la persona
        • Enviar por Email Documento en PDF

Módulo Gestión de Documentos

    • Documentos Generales
      • Manuales
        • Gestión de Componentes
      • Procedimientos
      • Políticas
    • Vídeos
    • Talleres de Capacitación
      • Apoyo Didácticos
    • Plantillas

Módulo Inventario de Datos Personales

    • Registro de Inventario de Datos (RID)
      • Tipo de Persona
      • Tipos de Datos Almacenados
      • Medios de Obtención
      • Medios de Almacenamiento
      • Tipo de Tratamiento
      • Tiempo de Conservación
      • Medidas de Seguridad
      • Transferencias de Datos
      • Comentarios
    • Registro de Actividades de Tratamiento de Datos (RAT)
      • Base Legal
      • Nombre del Delegado (DPD) o Responsable
      • Finalidad del Tratamiento
      • Transferencias Internacionales
      • Entidades Relacionadas
    • Valorización
      • Confidencialidad
      • Integridad
      • Disponibilidad
      • Nivel de Tasación (Automático)

Módulo Inventario de Activos de la Información

    • Nombre del Activo
    • Código del Activo
    • Descripción del Activo
    • Proceso Macro de la Organización
    • Subproceso Vinculado
    • Sistema Involucrado
    • Tipo de Activo
    • Tipo de Ubicación
    • Nivel de Confidencialidad
    • Propietario del Activo
    • Valorización

Módulo Ejercicio de Derechos

    • Personas y Entidades Relacionadas
    • Gestión de Fechas (Solicitud, Debida, Prórroga, Debida con Prórroga)
    • Tipos de Derechos
    • Estado
    • Prioridad
    • Evidencias
    • Observaciones del Cierre
    • Áreas Relacionadas
    • Encargados
    • Plantillas
      • Formulario de Solicitud En Línea con Firma Digital
      • Email de Confirmación de Recepción de Solicitud
      • Email de Solicitud de Prórroga por 5 días

Módulo Incidencia de Seguridad

    • Personas y Entidades Relacionadas
    • Fecha y Hora Incidente
    • Origen Incidente
    • Persona que Reportó el Incidente
    • ¿Se ha resuelto el Incidente?
    • Resumen del Incidente
    • Categoría del Incidente
    • Tipo de Implicación
    • Categoría de Datos Afectados
    • Área Asociada
    • Activo del Inventario Asociado
    • Volumen de Datos Afectados
    • ¿Se ha comunicado el Incidente a la Autoridad de Control?
    • ¿Se ha comunicado el Incidente a los Afectados
    • Medidas Correctivas y Preventivas Adoptadas
    • Estado
    • Comentarios Generales
    • Prioridad
    • Nivel de Riesgo
    • Modelos de Respuestas Predefinidas
    • Documentos PDF
    • Plantilla de Notificación a Afectados
    • Plantilla de Notificación a Autoridades

Módulo de Reportes y Tableros

    • Reporte de Consentimientos por Tipo de Personas
    • Reporte de Consentimientos por Categoría
    • Reporte de Ejercicio de Derechos
    • Reporte de Encargados de Tratamiento de Datos
    • Reporte de Incidentes y Brechas de Seguridad
    • Otros Reportes
    • Tableros
      • Tabulares
      • Gráficos

Módulo de Emails

    • Administrador de Correos por Webmail
    • Servidores de Salida SMTP
    • Plantillas de Email Estándar
    • Plantillas de Email de Flujos de Trabajo Estándar

Módulos Premium

    • 70+ Extensiones Premium incluidas

Gestión de Datos

    • Importación de Datos Históricos (Archivos CSV)
    • Datos en Tiempo Real (Formularios Web, API)

Documentación

    • Manual del Usuario
    • Manual del Administrador

Otros Módulos Premium

    • Módulo Portal del Cliente
    • Módulo de Integración de Google y Office 365
    • Módulo de Integración con WhatsApp Web o WhatsApp Business API
    • Módulo de ChatBot para WhatsApp
    • Módulo de Aplicación Móvil para Usuarios
    • Módulo de Aplicación Móvil para Portal del Cliente

Integración con otras Plataformas

    • API REST (Entrada/Salida)
    • Formularios Web: Entrada
    • Tecno Plataformas
      • TecnoContact (Omnicanalidad)
      • TecnoCRM (CRM, WhatsApp, ChatBot)
      • TecnoChat (Chat En Vivo, ChatBot)
      • TecnoCommerce (eCommerce)
      • TecnoVoIP (Integración PBX)
      • TecnoIA (Inteligencia Artificial)

Plataformas Suministradas:

CRM para Empresa Logística de Importación y Exportación

CASO DE ESTUDIO:

Portfolio

Perfil del Caso:

La empresa de logística para exportación de productos desde China e Importación en países de Latinoamérica buscaba una solución para su gestión comercial y operativa, con automatización de procesos logísticos,  cubriendo las áreas de marketing, ventas, atención al cliente, operaciones en china, operaciones en los países de Latinoamérica, transporte en Latinoamérica y posventa. 

Capturas de Pantalla:

Requerimientos del Cliente:

Solución Provista:

Servicios Logísticos Manejados:

    • Envío Marítimo
      • LCL (Less than Container Load) para cargas inferiores a un contenedor.
      • FCL (Full Container Load) para cargas por contenedores completos.
    • Servicios Generales
      • Búsqueda de Productos
      • Pedido Búsqueda de Proveedores
      • Validación de Proveedores
      • Inspección de Proveedores
      • Inspección de Producción o Embarque
      • Recepción de Muestras
      • Asesoramiento Compras
      • Otros

Nota: Un cliente puede tener muchos negocios, en cada negocio puede tener muchas compras con diferentes proveedores, para cada compra con cada proveedor se debe generar un Shipping mark.

Marketing y Prospección:

    • Módulo de Gestión de Prospectos con manejo de Rubro, Artículo de Interés, CBMs Estimados, Tipo de Servicio Logístico, Sub-Tipos de Servicios Logísticos
    • Vistas de Listas para Pendientes, Este Mes, Prospectos (Master), Prospectos (No Contactados), Prospectos Semana Pasada, Prospectos Esta Semana, Prospectos del Mes, Prospectos por Ciudad, Prospectos por Agente Comercial.
    • Módulo de Integración con WhatsApp
    • Módulo de ChatBot por WhatsApp con Precalificación de Prospectos (Prioridades y Respuestas dadas)
    • Conexión de Formularios Web con el CRM (Contacto y Solicitud de Cotización)
    • Conexión de Formularios WhatsApp con el CRM
    • Redirección Automática a WhatsApp desde los Formularios
    • Asignación Automática de los Agentes de Ventas en forma Cíclica (Round Robin)
    • Escalación del Chatbot a los Agentes de Ventas con toda la información de los prospectos, por Email, WhatsApp, Aplicación Móvil y Notificaciones en el CRM.
    • Conversión Rápida de Prospectos a Contactos, Cuentas y Oportunidades
    • Reportes Tabulares y Gráficos de Estados de los Prospectos por Agente de Ventas
    • Módulo de Emisión de Emails de Marketing Digital
    • Marketing Masivo por WhatsApp
    • Respuestas Automáticas por WhatsApp

Integración con WhatsApp:

    • Integrar WhatsApp Web o WhatsApp Business (Opcional) dentro del CRM, sin límites de dispositivos vinculados, usuarios y mensajes de texto o voz, para hasta 3 números de WhatsApp con el precio base y más números con un costo adicional.
    • Integrar sus cuentas de WhatsApp con TecnoCRM para crear tickets de soporte/PQRS, Actividades, Tareas del cliente, entre otros.
    • Copiar mensajes de WhatsApp a cualquier campo de registro de cualquier módulo estándar asociado.
    • Configurar los mensajes de WhatsApp como mensajes importantes para los contactos más activos.
    • Dividir los mensajes en varias categorías como importantes, nuevos, de número desconocido.
    • Enviar notificaciones en WhatsApp sobre actualizaciones de despachos, recordatorios de entrega, recordatorios de pago, entre otras.
    • Administración múltiples cuentas de WhatsApp o usar una cuenta única. Es posible configurar hasta tres cuentas de WhatsApp para que los usuarios puedan usar su propio número de WhatsApp para enviar un mensaje. De lo contrario, es posible asignar un número de cuenta maestra de WhatsApp para todos los usuarios.
    • Notificaciones del Módulo de WhatsApp. Muestra el número de mensajes nuevos. Permite un acceso rápido y fácil al chat de WhatsApp dentro del CRM. Puede redactar un mensaje nuevo desde la notificación.
    • Análisis de WhatsApp. Puede acceder al análisis de los mensajes masivos enviados por WhatsApp con indicadores de mensajes enviados. Versus los mensajes leídos. Para que pueda determinar la efectividad de las campañas de WhatsApp.
    • Múltiples Agentes: Ejecute el servicio de atención al cliente en WhatsApp con una bandeja de entrada compartida entre varios agentes.
    • Automatización: Puede usar flujos de trabajo para enviar notificaciones a los agentes o al cliente sobre cualquier actualización o seguimiento.
    • Notificaciones: Reciba una notificación instantánea cuando el cliente envíe un mensaje de WhatsApp.
    • Comunicación Centralizada: Administre los mensajes de WhatsApp en una bandeja de entrada compartida y centralice la comunicación con el cliente en una plataforma.
    • Conexión al CRM: Estrechamente conectado con TecnoCRM para integrar el mensaje de WhatsApp como comentarios, Tickets de Soporte, u otra característica importante.
    • Gestión de Contactos: Administre todos sus contactos de WhatsApp, fíltrelos y más.
    • Múltiples WhatsApp: Administre mensajes de WhatsApp a contactos con múltiples números de WhatsApp.
    • Plantillas de WhatsApp: Plantilla de mensajes predefinidos para acceder rápidamente durante la conversación.
    • Números Desconocidos: Convierta números desconocidos en contactos desde la interfaz de la línea de tiempo de WhatsApp.
    • Grupos de WhatsApp: Copie todos los participantes del grupo de WhatsApp en TecnoCRM.
    • Campañas de WhatsApp: Envíe mensajes de WhatsApp a varios contactos ahora o en el horario programado.
    • Analítica: Análisis detallado de los mensajes de WhatsApp enviados/recibidos desde TecnoCRM.

Ventas:

    • Módulos de Cuentas y Contactos relacionados con todos los detalles necesarios.
    • Vistas de Listas para Contactos (Master), Semana Pasada, Esta Semana, Este Mes, por Agente Comercial.
    • Vistas de Listas para Cuentas (Master), por Ciudad, por Fecha, Semana Pasada, por Agente Comercial.
    • Módulo de Manejo de Oportunidades de Negocio con manejo de Cuentas y Contactos Relacionados, Rubro, Artículo de Interés, CBMs Estimados, Tipo de Servicio Logístico, Sub-Tipos de Servicios Logísticos, Peso y Costo de Mercancías.
    • Vistas de Listas para Oportunidades Activas, por Agente Comercial, para Cotizar, Semana Actual, Mes Anterior, Ganadas, Investigando.
    • Cálculo de la Probabilidad de Éxito en forma automática en el Ciclo de Ventas
    • Gestión del Forecast de Ventas
    • Módulo de Definición de Servicios Cotizados
    • Creación de Cotizaciones En Línea con manejo de Cuentas y Contactos Relacionados, Rubro, Artículo de Interés, CBMs Estimados, Tipo de Servicio Logístico, Sub-Tipos de Servicios Logísticos, Peso y Costo de Mercancías.
    • Generador de Cotizaciones en PDF
    • Vistas de Listas para Cotizaciones Abiertas, Rechazadas, General, por Agente Comercial, Semana Pasada, Semana Actual, Mes Actual.
    • Conversión Rápida de Cotizaciones a Pedidos y/o Facturas

Pedidos:

    • Gestión de Pedidos con manejo de Cuentas y Contactos Relacionados, Rubro, Artículo de Interés, CBMs Estimados, Tipo de Servicio Logístico, Sub-Tipos de Servicios Logísticos, Peso y Costo de Mercancías, Puertos de Carga y Descarga.
    • Relacionamiento de Pedidos con Múltiples Negocios
    • Asignación de Negocio por cada Proveedor con manejo de Marca de Envío (Shipping Mark).
    • Vistas de Listas para Pedidos General, por Agente Comercial, Semana Pasada, Semana Actual, Mes Actual, por Fecha.

Negocios:

    • Asociación de cada Negocio con su Cuenta, Contacto, Pedido y Proveedor relacionados.
    • Procesos Automatizados por el Estado del Negocio: Creado, Rechazado, Aprobado, Proveedor Contactado, Datos Rechazados con Proveedor, En Proceso, Información Incompleta, Fecha Comprometida, Shipping Mark Aprobado, Mercancía Recibida Ok, Mercancía Recibida No Ok.
    • Gestión de Envío Marítimo con todos los detalles, como: CBMs Estimados, Peso y Costo de Mercancías, Tipo (LCL/FCL), Código PP Estimado, Tiempo de Entrega Estimado, Documentos, Puertos de Carga y Descarga, Fecha Planificada de Entrega, Fecha de Llegada Real, Informe de Entrada, CBM Total PL, CBM Total Reporte, CBM Total Cobrado, Tipos y Cantidades de Embalaje (Cajas de Cartón, Cajas de Madera, Bolsas, Palets), Unidad de Medida, Total de piezas, Peso Neto y Bruto Total, Comentarios sobre la carga, Planificación de Envío.
    • Gestión de Servicios Logísticos adicionales como:
      • Búsqueda de Productos
      • Búsqueda de Proveedores
      • Validación de Proveedores
      • Inspección de Proveedores
      • Inspección de Producción o Embarque
      • Recepción de Muestras
      • Asesoramiento de Compras
    • Vistas de Listas para Negocios General, por Agente Comercial, Semana Pasada, Semana Actual, Mes Actual, Mes Anterior, por Fecha, Cerrados, por Fase, Abiertos.

Proveedores:

    • Gestión de Proveedores con Datos de Contacto, Estado, Ubicación, Origen, Tipo, Canal de Búsqueda, Tax Refund, Incoterm, Certificaciones, etc.
    • Vistas de Listas para Proveedores General, Semana Pasada, Semana Actual, Mes Actual, Mes Anterior, por Producto.

Productos:

    • Gestión de Productos a manejar de los proveedores con todos sus detalles incluyendo Nombres en varios idiomas, Código, Rubro, Marca, Página Web, Proveedor relacionado, Modelo, Serial, Hoja de Datos, Material o Composición, Uso, Dimensiones, Unidad de Medida, Precio, Cantidad Mínima, Inland Fee, Almacén, Tipo de Empaque, Unidades por Empaque, Pesos Neto y Bruto, Código HS, Tipo de Carga, Tipo de Contenedor, Imágenes.

Facturas:

    • Módulo de Gestión de Facturas de Servicios
    • Generador de Facturas en PDF
    • Módulo de Gestión de Pagos asociados a las facturas

Seguimientos:

    • Módulo de Calendario con Manejo de Tareas y Eventos
    • Módulo de Recordatorio de Tarea o Evento
    • Módulo de Comentarios Relacionados al Seguimiento
    • Módulo de Notificaciones Flotantes y en App Móvil

Informes:

    • Módulo de Reportes/Informes Gráficos o Tabulares
    • Tablero de Indicadores de Gestión con Sub-Tableros por Área
    • Emisión Automática de Reportes Programados por Email
    • Generador de Reportes

Documentos:

    • Gestor de Documentos
    • Relacionamiento de Documentos con cada uno de los Módulos
    • Documentos cargados o relacionados en línea
    • Diseñador de Formatos de Documentos en PDF asociados a cada Módulo

Soporte al Cliente:

    • Módulo de Gestión de Incidencias
    • Módulo de Preguntas Frecuentes
    • Módulo Portal del Cliente

Proyectos:

    • Módulo de Gestión de Proyectos
    • Módulo de Gestión de Actividades por Proyecto
    • Módulo de Gestión de Hitos por Proyecto

Emails:

    • Módulo de Emisión de Emails por SMTP Individuales
    • Módulo de Recepción de Emails con Aplicación de Webmail Integrada al CRM
    • Módulo de Gestor de Plantillas de Email en Múltiples Idiomas
    • Módulo Diseñador de Emails de Marketing

Automatización de Procesos:

    • Flujos de Trabajo Automáticos para Prospectos:
      • Asignar Prospecto del Bot al Grupo de Ventas
      • Asignar Fecha Creación del Prospecto
      • Indicar Prospecto Asignado a Agentes Comerciales Específicos
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Oportunidades:
      • Enviar email al crear una Oportunidad
      • Cálculo de la Probabilidad de Éxito de acuerdo con los parámetros prestablecidos
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Contactos:
      • Enviar Email al usuario cuando Notificar al Propietario es verdadero
      • Enviar Email al usuario cuando el Portal del Cliente es Verdadero
      • Creación/Modificación de Contacto
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Cuentas:
      • Enviar Email al usuario cuando Notificar al Propietario es verdadero
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Tareas del Calendario:
      • Pendientes del Calendario cuando Enviar Notificación es Verdadero
      • Notificar Tareas/Eventos Pendientes del Calendario
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Eventos del Calendario:
      • Notificar Eventos cuando Enviar Notificación es Verdadero
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Incidencias (Soporte Posventa)
      • Creación de Ticket desde el Portal del Cliente: Enviar Email al Contacto y Responsable de la Cuenta
      • Enviar Email al Contacto al actualizar un Ticket
      • Enviar Email a Cuenta por Comentario Agregado a Ticket de Soporte
      • Enviar Email a Responsable por Comentario Agregado a Ticket de Soporte
      • Enviar Email a Contacto sin acceso al portal por Comentario Agregado a Ticket de Soporte
      • Enviar Email a Contacto con acceso al portal por Comentario Agregado a Ticket de Soporte
      • Enviar Email al Responsable por Ticket Actualizado
      • Enviar Email al Responsable por Ticket Creado
      • Enviar Email a Cuenta por Ticket Actualizado
      • Enviar Email a Cuenta por Ticket Creado en el CRM
      • Enviar Email a Contacto por Ticket Creado en el CRM
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Proveedores:
      • Notificación de Proveedor Creado – Solicitud de Revisión de Proveedor
      • Notificación de Proveedor Rechazado – Solicitud de Corrección de Proveedor
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Cotizaciones:
      • Actualizar Fase de Venta en Oportunidades (Cerrada-Ganada)
      • Actualizar Fase de Venta en Oportunidades (Cerrada-Perdida)
      • Actualizar Fase de Venta en Oportunidades (Cancelada)
      • Actualizar Fase de Venta en Oportunidades (Negociación o En Revisión)
      • Actualizar Fase de Venta en Oportunidades (Cotización Creada)
      • Actualizar Fase de Venta en Oportunidades (Cotización Entregada)
      • Actualizar Fase de Venta en Oportunidades (Necesita Análisis)
      • Actualizar Fase de Venta en Oportunidades (Falta Información)
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Negocios:
      • Notificación de Negocio Rechazado – Solicitud de Corrección
      • Solicitud de Datos al Proveedor
      • Notificación Negocio En Proceso
      • Asignar Shipping Mark
      • Solicitar al Proveedor Confirmación de Fecha de Entrega Pautada a 7 días (- 15 días)
      • Solicitar al Proveedor Confirmación de Fecha de Entrega Pautada a 15 días (+ 15 days)
      • Solicitar al Proveedor Confirmación de Fecha de Entrega Pautada a 7 días (+ 15 days)
      • Email Fecha de Entrega Comprometida para Cliente y Comercial
      • Solicitud de detalles del envío de la carga
      • Solicitud de Confirmación de Entrega en 2 días
      • Email Actualización de Fecha de Entrega Comprometida para Cliente y Comercial
      • Email Mercancía Recibida OK en Almacén en China para Cliente y Comercial
      • Email Mercancía Recibida NO OK en Almacén en China para Cliente y Comercial
    • Flujos de Trabajo Automáticos para Facturas:
      • Actualizar Inventario de Productos al Guardar las Facturas
      • Calcular CBMs Acumulados en Cuentas

Usuarios:

    • Usuarios Ilimitados
    • Manejo de Roles, Perfiles y Grupos para los Permiso de Acceso a Módulos y sus Campos (Crear, Ver, Modificar, Eliminar).
    • Manejo de Reglas de Acceso
    • Registro de Accesos de Usuarios

Editor de Módulos:

    • Modificar/Agregar/Desactivar/Eliminar Secciones y/o Campos en cada módulo
    • Múltiples tipos de campos (Texto, Decimales, Enteros, Moneda, Listas de Selección, Fechas, Casillas, etc).
    • Activar/Desactivar Módulos

Otros:

    • Más de 70 módulos Premium adicionales

Próximamente (En Desarrollo):

    • OPERACIONES / ALMACEN
      • Generar reportes de entrada y existencia de mercancía (cantidad de cajas, peso y CBM) por cliente y notificarlos en el historial de cada uno.
      • Generar reporte de existencia de mercancía por almacén (CBM´s por almacén).
      • Planificar despachos por clientes.
      • Gestionar comprobantes de recibo de mercancía por el cliente mediante firma digital.
      • Generar reporte de operaciones, que pueda mostrar información desde las opciones de filtros.
      • Generar reporte comparativo de los CBM´s solicitados inicialmente por el cliente y los CBM´s recibidos en el almacén de china. (De esto dependerá el ajuste en el pedido para la facturación).
      • Crear alertas para la mercancía con más de 20 días en los almacenes.
      • Generar un reporte tipo dashboard, que facilite el proceso de cubicaje para contenerizacion (Ej. Sumatoria de los CBM´s en un almacén y comparar contra los CBM´s de capacidad de un contenedor).
      • Crear actividad de programación de operaciones de carga basados en la siguiente información; Puertos cercanos y fechas de carga, Fechas de zarpe (EDT), Fechas de arribo (ETA).
    • Otros Informes:
      • Operaciones iniciadas en China.
      • Mercancía recibida en almacén en China.
      • Mercancía embarcada.
      • Mercancía en tránsito.
      • Mercancía en puerto de destino.
      • Mercancía liberada.
      • Mercancía en almacén de destino.
      • Mercancía enviada al cliente.
      • Mercancía recibida por el cliente.

 

Plataformas Suministradas:

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