Planificación de la Producción vs Gerencia de Proyectos para empresas de servicios especializados por proyectos ¿Cuál es la diferencia y qué métodos aplicar? – PARTE I

Visión General

Muchas empresas que proveen servicios de implantación de tecnologías manejan sus contratos bajo metodologías de gerencia de proyectos, sin embargo, típicamente llevan múltiples proyectos simultáneamente y muchos de ellos son de entregas rápidas con procesos repetitivos.

Por otro lado, los recursos humanos asignados a dichos proyectos pertenecen a diversos departamentos de producción, que son gerenciados por coordinadores departamentales distintos a los gerentes de los proyectos.

Los departamentos actúan como silos especializados (ej. Diseño, Marketing, Contenidos, Desarrollo de Software, Soporte al Cliente, Administradores de Servidores, Consultoría, entre otros), que proveen los recursos temporal y parcialmente a los proyectos.

Es normal ver entonces organizaciones matriciales que son conformadas para cada proyecto (línea horizontal) con recursos asignados de cada departamento (líneas verticales).

Cuando los recursos humanos departamentales son utilizados en múltiples tareas o proyectos en un período de tiempo, adicionalmente al requerimiento de la gestión de proyectos, es necesario llevar una gestión de la producción.

Esto es particularmente necesario en los casos en los cuales los proyectos son de muy corta duración y se ejecutan gran cantidad de proyectos simultáneos, siguiendo procesos de producción repetitivos en serie, convirtiéndose así en una fábrica de producción continua de proyectos.

Bajo estas circunstancias es cuando surgen las preguntas típicas de la gerencia de operaciones para decidir cómo combinar metodologías y tecnologías de gestión de producción con metodologías y tecnologías de gestión de proyectos.

Para entender esto mejor, a continuación, exponemos los principios de la gestión de producción versus los de la gestión de proyectos.

Gestión de Planificación de Producción vs Gestión de Proyectos

La gestión de planificación de producción implica el control y la coordinación de las actividades relacionadas con la producción de bienes y servicios.

La planificación de la producción es el proceso de determinar qué productos se deben producir, en qué cantidad y cuándo deben producirse. La planificación de la producción es esencial para la eficiencia y la efectividad de la producción. Sin un plan, es fácil producir productos de baja calidad o no producir suficientes productos para satisfacer la demanda. La planificación de la producción también ayuda a minimizar los costos de producción al coordinar el uso de recursos y el tiempo de trabajo.

La planificación de producción es el proceso de estimar las cantidades de productos que se deben producir para satisfacer las demandas de los clientes. Se trata de un proceso iterativo que implica la coordinación de la demanda y la oferta, y tiene como objetivo minimizar los costos totales y maximizar el beneficio. La planificación de producción puede realizarse utilizando una variedad de métodos, como la programación lineal, la programación matemática, el análisis de la cadena de suministro, la simulación y el aprendizaje automático.

La gestión de proyectos se centra en la realización de un conjunto específico de tareas para alcanzar un objetivo preestablecido.

La gerencia de proyectos es la disciplina de planificar, organizar, motivar y controlar recursos para lograr los objetivos específicos de un proyecto.

La gestión de planificación de producción se ocupa de la planificación y ejecución de la producción, mientras que la gestión de proyectos se centra en la planificación, coordinación y seguimiento de un proyecto desde su inicio hasta su finalización.

¿Qué métodos de gestión aplicar para su empresa de servicios especializados por proyectos?

Existen múltiples métodos posibles a aplicar para la gestión de los proyectos y la producción según el tipo de industria, aplicación, complejidad, tamaño, entre otros aspectos decisivos.

Dentro de las metodologías posibles a escoger están:

• Metodología Ágil
• Metodología Scrum
• Metodología Kanban
• Metodología Scrumban
• Metodología de Programación Extrema (XP)
• Metodología en Cascada
• Metodología de Ruta Crítica (CPM)
• Metodología de Cadena Crítica (CCPM)
• Metodología Prince2
• Metodología Lean
• Metodología Six Sigma
• Metodología PMI

A continuación, explicaremos los aspectos básicos de cada una de estas metodologías e indicaremos en qué casos son recomendadas:

Metodología ágil para gestión de proyectos

La metodología ágil, aunque técnicamente no es una metodología, sino un principio de gestión de proyectos es un conjunto de técnicas y herramientas de gestión de proyectos que se centran en la entrega de valor al cliente a través de un enfoque iterativo e incremental. Se caracteriza por una mayor flexibilidad y adaptabilidad ante los cambios, un enfoque centrado en el trabajo colaborativo y un énfasis en la comunicación y el trabajo en equipo. La metodología ágil se basa en cuatro principios fundamentales:

• El cliente es el foco: La satisfacción del cliente es la máxima prioridad en cada iteración.
• El cambio es inevitable: Los cambios en el requisito son inevitables, por lo tanto, deben ser acogidos e incorporados en el proyecto.
• El trabajo colaborativo es esencial: El trabajo en equipo y la colaboración son esenciales para el éxito del proyecto.
• La comunicación es clave: La comunicación eficaz es la clave para el éxito del proyecto.

Este principio de gestión de proyectos basado en el manifiesto Agile, se suele combinar con otras metodologías de gestión de proyectos como Scrum, Kanban, Scrumban o Programación Extrema (XP). Esto se hace ya que la combinación del principio ágil con una metodología más específica permite crear una gestión de proyectos integral y un plan concreto para cumplir con entregables de gran calidad.

La metodología ágil se recomienda para proyectos en los que el alcance del trabajo es incierto o cambiante, y en los que se necesita una mayor flexibilidad para cambiar el diseño o la implementación del proyecto a medida que se va obteniendo más información.

Metodología Scrum para gestión de proyectos

La metodología scrum para gestión de proyectos es un método ágil que se enfoca en la entrega de productos de alta calidad a través de un enfoque incremental e iterativo. Se centra en el trabajo colaborativo de un equipo autoorganizado y en la comunicación constante para lograr el mejor resultado posible.

La metodología Scrum se fundamenta en cuatro pilares básicos descritos a continuación:

• El Valor: Se centra en el hecho de que el producto final debe tener un valor real para el cliente. Para asegurarse de que esto suceda, el equipo debe estar en constante comunicación con el cliente para asegurarse de que se está cumpliendo con las necesidades y expectativas de este.
• El Equipo: Se centra en el hecho de que el equipo debe estar motivado y unido para poder lograr el éxito del proyecto. Para asegurar esto, el equipo debe estar formado por miembros con habilidades y conocimientos complementarios, y debe haber un buen clima laboral entre todos los miembros.
• Las Iteraciones: Se centra en el hecho de que el equipo debe trabajar en ciclos cortos y regulares de trabajo, llamados sprints, para poder entregar un producto acabado al cliente de forma regular. Cada sprint debe tener un objetivo específico, y al final de cada uno se debe realizar una revisión para evaluar qué se ha logrado y qué se puede mejorar.
• La Mejora: Se centra en el hecho de que el equipo debe estar en constante mejora para asegurar el éxito del proyecto. Para ello, se debe realizar una revisión al final de cada sprint para evaluar qué se ha hecho bien y qué se puede mejorar, y también se debe realizar una revisión final del proyecto una vez que este se haya completado.

Scrum se recomienda para proyectos de software enfocados en el desarrollo de productos y que requieren un alto nivel de flexibilidad. Los equipos que usen un enfoque ágil pueden usar la metodología Scrum tanto para equipos pequeños como grandes, ya que los sprints se dividen a su vez en equipos pequeños.

Metodología Kanban para gestión de producción y proyectos

La metodología Kanban se basa en el principio de que los equipos deben tener una visión clara de todo el trabajo que tienen que realizar, y que deben poder controlar el flujo de trabajo de forma flexible para que puedan hacer frente a los cambios de forma eficiente.

La metodología Kanban se basa en la gestión de flujos de trabajo y el control de las tareas a través de un tablero de tareas. Kanban permite a los equipos visualizar las tareas en cada etapa del proceso, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y la toma de decisiones sobre cómo mejorar el flujo de trabajo.

La metodología Kanban se centra en la mejora continua y el incremento de la eficiencia. Se basa en el principio de realizar solo el trabajo que se pueda hacer de manera efectiva y eficiente en cada momento, y en cada fase del proyecto o la producción. Esto ayuda a minimizar el tiempo de espera y el trabajo en progreso, y aumentar la calidad del producto final.

La metodología Kanban se recomienda para proyectos en los que el alcance o las especificaciones son dinámicos o en evolución. También se puede utilizar Kanban en proyectos en los que el equipo de trabajo está enfocado en la mejora continua. A su vez, los tableros Kanban son ideales para equipos que trabajan en forma remota porque ayudan a los miembros del equipo a visualizar fácilmente el trabajo y a mantenerse al día.

Metodología Scrumban para gestión de producción y proyectos

La metodología Scrumban es una forma de administración de proyectos que combina los principios de Scrum y Kanban para mejorar la entrega de valor al cliente. Scrumban enfatiza la simplicidad y el flujo de trabajo, lo que permite a los equipos ser más ágiles y responder mejor a los cambios en el mercado.

Scrumban se enfoca en mejorar el flujo de trabajo y la entrega de valor al cliente a través de la eliminación de tareas innecesarias y el establecimiento de una mejor comunicación y coordinación entre el equipo. La metodología Scrumban se basa en tres pilares principales:

• Mejorar el flujo de trabajo: La principal preocupación de Scrumban es mejorar el flujo de trabajo, lo que permite a los equipos terminar las tareas más rápido y entregar valor al cliente de manera más efectiva.
• Eliminar tareas innecesarias: Una de las maneras en que Scrumban mejora el flujo de trabajo es eliminando tareas innecesarias del proceso. Esto permite que el equipo se concentre en lo que realmente importa y entregue valor de manera más efectiva.
• Establecer una mejor comunicación y coordinación: La metodología Scrumban también se enfoca en mejorar la comunicación y coordinación entre el equipo. Esto permite que todos estén alineados en el proceso y se puedan ayudar mutuamente para completar las tareas de manera más eficiente.

La metodología Scrumban es recomendada para proyectos ágiles en general, ya que combina las mejores características de Scrum y Kanban para permitir un mayor control y flexibilidad en el flujo de trabajo. Al dividir el proyecto en tareas más pequeñas, buscando mantenerlo visualmente simple, Scrumban es la metodología que provee mayor simplicidad y claridad.

Metodología de Programación Extrema (XP) para gestión de proyectos

La metodología de Programación Extrema (XP) está diseñada para mejorar el rendimiento de los proyectos de software mediante el uso de técnicas de programación ágiles. XP se centra en la entrega de software de alta calidad a través de un enfoque iterativo e incremental de desarrollo de software. La metodología también se enfoca en la mejora continua del proceso de desarrollo de software a través de la refactorización y la retrospectiva.

La Programación Extrema (XP) es una metodología de desarrollo de software de código abierto, cuyo objetivo es aumentar la calidad y reducir el tiempo de desarrollo de un software. La programación extrema se basa en cuatro valores fundamentales, a saber:

• La comunicación: Es el pilar de la programación extrema. Se cree que la mejor forma de alcanzar el éxito en el desarrollo de software es a través de una buena y fluida comunicación. Para ello, se utilizan diversas técnicas de comunicación, tales como reuniones diarias, mapas de historias de usuarios y pruebas de aceptación.
• La simplicidad: Se centra en crear un software lo más simple posible, de acuerdo con las necesidades del cliente. Se cree que un software demasiado complejo es más propenso a tener errores y, por tanto, es más difícil de mantener.
• El feedback: Es otro valor fundamental de XP. Se cree que el mejor feedback se obtiene de manera continua y en tiempo real. Para ello, se utilizan técnicas como las pruebas de aceptación, en las que el cliente comprueba si el software cumple con sus necesidades.
• El valor del coraje: Se refiere a la capacidad de tomar decisiones, aunque no se tenga toda la información disponible. Se cree que, en el desarrollo de software, es mejor tomar una decisión, aunque no se tenga toda la información disponible, que no tomar ninguna decisión.

La metodología de Programación Extrema (XP) se recomienda para proyectos en los que el enfoque es la entrega de software funcional y de alta calidad en un tiempo mínimo. La programación extrema se caracteriza por sus prácticas de desarrollo de software enfocadas en la simplicidad, la comunicación, la colaboración y el feedback. Puede usarse para proyectos individuales con plazos ajustados, generalmente manejados con equipos pequeños y medianos. Su ritmo es rápido, por lo que debe usarse con cautela para evitar el agotamiento.

Metodología en cascada para gestión de proyectos

La metodología en cascada para la gestión de proyectos es un modelo de gestión de proyectos en el que se llevan a cabo una serie de actividades secuenciales, una tras otra. Este modelo se basa en la idea de que cada etapa del proceso debe estar completamente terminada antes de que se inicie la siguiente etapa. Esto se cumple a través de los siguientes pasos:

• Se identifican y analizan los objetivos del proyecto.
• Se crea un plan detallado para alcanzar esos objetivos.
• Se lleva a cabo el proyecto de acuerdo con el plan.
• Se evalúa el progreso del proyecto y se toman medidas correctivas si es necesario.
• Se completa el proyecto y se evalúa el resultado final.

La metodología en cascada de gestión de proyectos se recomienda para proyectos en los que:

• Existe una comprensión clara de los requisitos.
• Las fases del proyecto son bien definidas y se pueden completar de forma secuencial.
• El alcance del proyecto es estable.
• Existe una buena capacidad de planificación y control.
• Las tecnologías involucradas son conocidas.
• El proyecto tiene un presupuesto y un cronograma bien definidos
• El riesgo es de bajo a moderado.

Esta metodología es ideal para trabajar en proyectos grandes, que tienen muchas etapas involucradas, aprovechando que existen pasos claros y dependencias a lo largo del proyecto, que ayudan al seguimiento de las actividades e hitos necesarios para alcanzar los objetivos.

Finalmente, si has llegado hasta aquí en este artículo, te recomendamos leer la segunda parte en este enlace: Planificación de la Producción vs Gerencia de Proyectos para empresas de servicios especializados por proyectos ¿Cuál es la diferencia y qué métodos aplicar? – PARTE II.

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