Sistemas de gestión de negocios y comercio electrónico

En este artículo vamos a explicar la relación que normalmente existe entre los sistemas de gestión de negocios y comercio electrónico. Entendiendo los primeros como los sistemas de gestión administrativa de las empresas. Ubicados localmente en las instalaciones de la empresa; en la mayoría de los casos (aunque también pueden estar en la nube).

En este sentido, estos sistemas de gestión de negocios requiere el intercambio de información (datos), con los sistemas de comercio electrónico en la nube (ubicados remotamente).

Para que se entienda mejor esto vamos a dividir estos sistemas de la siguiente forma:

• FrontEnd Comercial (Remoto/Nube)
• BackEnd Administrativo (Local/Nube)
• Área Mixta (Middleware)

A continuación,  explicaremos lo que típicamente se incluye en cada uno de estos sistemas.

1. FrontEnd Comercial (Remoto/Nube)

Para las empresas que hacen uso del Comercio Electrónico profesional, el frontend comercial debería estar conformado por al menos tres Plataformas:

• Comercio Electrónico
• CRM (Customer Relationships Management)
• Intranet (Empleados) / Extranet (Clientes, Proveedores, Canales Comerciales/Distribuidores)

Los Usuarios de estas plataformas típicamente pertenecen o son:

• Vendedores
• Equipo de Marketing
• Clientes

Las Tecnologías utilizadas a nivel de las plataformas remotas (En la Nube) incluyen:

• Servidores en la Nube
• Plataformas de Soluciones Empresariales en Internet (Web)
• Bases de Datos (Ej. MySQL)
• API / Web Services (Para intercambio de información con terceros)

Funcionalidades del Comercio Electrónico

Dentro de las principales funcionalidades del comercio electrónico que normalmente deben existir, dependiendo del modelo de negocio (ventas de productos al detal, ventas de productos al mayor, venta de servicios) están :

• Catálogo con Carrito de Compra
• Módulos Básicos que Maximicen el Potencial de Venta (Cupones, Certificados de Regalo, Venta Cruzada, Manejo de Atributos, Carruseles, etc.)
• Áreas Avanzados que definen el Modelo del Negocio para Venta de Productos (Estándar B2C, Mayorista B2B, Marketplace B2B2C, Multinivel MLM, Especializados Ópticas)
• Módulos Avanzados que definen el Modelo del Negocio para Venta de Servicios (Suscripciones, Membresías, Reservaciones, Boletería, Viajes y Turismo)
• Motores de Búsqueda de Productos/Servicios (Filtros)
• Pedidos (Plantillas, Códigos, Filtros/Motores)
• Pagos (Pasarelas En Línea, Tarjetas de Crédito, Tarjetas de Débito, Transferencias)
• Formatos de Confirmación de Pagos (Pagos Parciales, Pagos Totales, Retenciones de ISLR, Retenciones de IVA, Constancias de Retenciones, Relación del Pago vs Documentos Adeudados)
• Documentos Adeudados (Facturas, Notas de Débito, Visualización por fechas)
• Módulo de Vendedores (Cartera de Clientes x Vendedor, Pedidos para sus Clientes)
• Circulares Informativas
• Ofertas y Promociones
• Políticas de Descuentos (Por producto, Por categoría, Con vencimiento, Por pronto pago, Por pedidos en línea)
• Reporte de Antigüedad de Deuda (A 30 días, A 60 días, A 90 días, Más de 120 días)
• Restricción de Pedidos (Morosidad, Límite de Crédito)
• Control de Acceso por Nivel de Usuarios (Vendedores de la Mayorista, Compradores del Cliente, Usuarios de Cuentas por Pagar del Cliente, Gerentes)

Para el caso del CRM, dentro de las funcionalidades que deberían incluirse están:

• Integración del Comercio Electrónico con el CRM para la captación de prospectos
• Gestión de Prospectos
• Manejo de Contactos
• Administración de Cuentas
• Análisis de Oportunidades de Negocio
• Cálculo del % de Probabilidad de Éxito con base en Factores de Decisión
• Flujos de Trabajo para Automatizar cálculos y procesos (Inteligencia Artificial)
• Manejo de las Fases de Venta (Pipeline)
• Gestión de Forecast de Ventas
• Reportes Avanzados de Pronóstico de Ventas y Resultados
• Ofertas/Cotizaciones
• Formatos personalizados en PDF
• Emails por Cuentas
• Manejo de Pedidos
• PQRS
• Otros

En el caso de la Intranet, deberían incluirse funcionalidades como:

• Manejador de Archivos con gestión de permisos por nivel del usuario (Nube de Archivos)
• Automatización de Procesos de Gestión con Flujos de Trabajo (Inteligencia Artificial)
• Otras funcionalidades generales como (Blog Automático, Red Social Interna, Biblioteca Electrónica, etc.)

2. BackEnd Administrativo (Local/Nube)

El backend administrativo normalmente se maneja a través de Sistemas de Gestión Administrativa denominados ERP (por su denominación en inglés: Enterprise Resource Management).

Típicamente, estos sistemas son manejados por usuarios administrativos. Se ejecutan en servidores locales en las instalaciones de la empresa (aunque en algunos casos también funcionan en la nube).

Las Tecnologías utilizadas a nivel del Sistema Administrativo incluyen:

• Servidor Local o En la Nube
• Bases de Datos SQL locales, que se pueden clasificar en:
  • Cerradas: No permiten conexiones externas estándar. Requieren de licencias para el uso de una interfaz tipo API o WebServer (Ej. SAP)
  • Abiertas: Normalmente basadas en motores de bases de datos como: MS SQL Server, Oracle, Sybase, Posgress, MySQL, ODBC, y Otros.
• Métodos de Acceso a los Datos:
  • Acceso Directo a la base de datos (No es el más recomendado)
  • Acceso Indirecto (Permisos y Ámbito Limitados): Uso de Servidores Intermedios tipo MiddleWare y/o uso de interfaces con API, Web Services. También, en sistemas MUY Antiguos (basados en Cobol) se llegan a utilizar protocolos de Intercambio de Archivos.
• Equipos de Redes (Ej. Routers, Firewalls)

Dentro de las principales Funcionalidades del Sistema de Gestión Administrativo que normalmente deben existir están :

• Inventarios
• Productos/Servicios
• Precios
• Almacenes/Bodegas
• Existencias (Stock)
• Contabilidad
• Impuestos (Fiscal)
• Generación/Impresión/Envío/Conciliación de Facturas
• Bancos
• Cuentas por Cobrar (Clientes)
• Cuentas por Pagar (Proveedores)

3. Área Mixta (Middleware)

Con esta área nos referimos al ambiente de intercambio de datos entre lo que es “Local” y lo que es “Remoto”.

En este caso, lo primero que hay que definir, es lo que nosotros denominamos Reglas de Negocios, que debe incluir:

• Dirección/Sentido de Ejecución:
  • Bidireccionales
  • Unidereccionales
• Maestros x Procesos
• Momentos de Ejecución
  • Tiempo Real (Ej. Existencias, Pedidos, Clientes, etc.)
  • Madrugadas (Datos por Lotes, Ej. Productos, Precios, etc.)
• Reglas para el Manejo de Existencias
  • Existencia 0 (Mostrar/Ocultar/Reportar)
  • Límites de Pedidos x Producto x Cliente
  • Tiempos de Entrega
  • Máximos y Mínimos
• Manejo de Pagos
  • Totales vs Parciales
  • Créditos vs No Crédito
  • Combinación de Métodos (Depósitos, Transferencias, Tarjeta de Crédito, Cupo de Crédito vs Disponibilidad)
  • Registro de Pedidos y Clientes

Servidor Emisor – Cliente

A su vez, en los procesos de intercambio de datos entre lo Local y lo Remoto hay que definir cuál de las plataformas actuará como Servidor Emisor (Maestro) y cual como Cliente Receptor:

• Maestro Remoto (Comercio Electrónico/CRM): Pedidos, Clientes, Pagos, Usuarios
• Maestro Local (ERP): Estados de Cuenta, Clientes, Productos, Existencias de Inventario, Manejo de Créditos (Cartera), Facturas

Finalmente, esto les da una idea de lo que hay que tomar en cuenta durante el proceso de definición de un proyecto. De integración de los sistemas de gestión de negocios y comercio electrónico para lograr modelos de negocio profesionales.

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