Los flujos de trabajo se utilizan en la gestión empresarial para gestionar el flujo de información entre departamentos, así como para mejorar la eficiencia y eliminar pasos innecesarios en procesos que requieren mucho tiempo, como la contratación de nuevos empleados o la tramitación de facturas.
Además, los flujos de trabajo son utilizados a menudo por organizaciones fuera de los entornos empresariales, como los proveedores de atención sanitaria. Por ejemplo, las salas de urgencias de los hospitales utilizan flujos de trabajo para el triaje de pacientes; esto significa que los pacientes recibirán atención en función de su nivel de urgencia en lugar de esperar en la cola durante largos períodos de tiempo sin ninguna comunicación sobre cuándo verán a alguien para recibir ayuda. El diagrama de flujo de trabajo permite a los médicos y a las enfermeras (que de otro modo no se conocerían) coordinar rápidamente la atención porque ha sido diseñado con las aportaciones de ambos lados de la atención. Esto ahorra tiempo, que es vital durante las emergencias, donde cada minuto cuenta.
Un flujo de trabajo es un conjunto de tareas o procesos que están conectados entre sí y siguen una secuencia lógica. Los flujos de trabajo pueden considerarse como el pegamento entre sus procesos empresariales. Los flujos de trabajo suelen ser supervisados, gestionados y ejecutados por aplicaciones de software.
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WMS) ayudan a automatizar las tareas manuales con la ayuda de herramientas de automatización como programas de software, reglas y tablas de decisión. Un WMS puede gestionar varios flujos de trabajo a la vez utilizando diferentes herramientas como las siguientes:
- Guiones
- Motor de reglas/tabla de decisiones
- Transformación de datos
Los flujos de trabajo son diagramas visuales que muestran los pasos del proceso para una determinada tarea que se va a realizar.
Puede utilizar los flujos de trabajo para:
- Seguir fácilmente la realización de tareas o proyectos.
- Crear una representación visual de sus procesos de negocio
- Seguir el progreso de una tarea de principio a fin
Las tareas dentro de un flujo de trabajo pueden ser realizadas por una sola persona, o pueden implicar a varias personas trabajando juntas.
Los flujos de trabajo suelen utilizarse para automatizar tareas que suelen realizar las personas, como el envío de facturas o la derivación de clientes a los empleados que pueden ayudarles. Los flujos de trabajo pueden ser activados manualmente por un empleado o iniciados automáticamente por el sistema.
Opciones de flujo de trabajo en el software de automatización de procesos de gestión:
- Pasos del flujo de trabajo – Los pasos individuales que componen un flujo de trabajo. Pueden incluir la asignación de tareas, la comprobación del trabajo realizado, la actualización de datos, etc.
- Tareas automatizadas – Tareas que se automatizan dentro de un flujo de trabajo. Por ejemplo: «Enviar» un correo electrónico con archivos adjuntos desde la aplicación; Obtener información de fuentes externas como Google Drive; Programar reuniones con colegas utilizando un software de calendario; Generar documentos como cartas u hojas de cálculo basados en criterios específicos introducidos en el sistema (como nombres y direcciones).
Algunas tareas pueden automatizarse, mientras que otras requieren la intervención humana.
Los flujos de trabajo pueden ahorrar tiempo a los gestores y empleados al eliminar pasos innecesarios, haciendo que el proceso sea más eficiente. Por ejemplo, si tiene un grupo de personas que necesitan aprobar un informe de gastos, puede crear un flujo de trabajo que lo envíe automáticamente a varias personas a la vez en lugar de requerir que cada persona se conecte individualmente y lo apruebe. Esto ahorra tiempo a todo el mundo, ya que no tienen que realizar manualmente todos los pasos necesarios antes de aprobar un informe; simplemente pueden recibir una notificación cuando el documento esté listo para su aprobación.
Los flujos de trabajo también ayudan a evitar que se produzcan fallas en la línea del proceso debido a errores humanos o descuidos. Las reglas de los flujos de trabajo pueden configurarse para que los documentos se dirijan a través de diferentes vías en función de determinados criterios (por ejemplo, si un empleado ya ha recibido formación), lo que evita que se produzcan duplicaciones accidentales al ahorrar tiempo en aprobaciones innecesarias u otras tareas.
La automatización del flujo de trabajo también puede ayudar a mejorar la comunicación y la colaboración entre los departamentos de una organización o incluso entre organizaciones.
En las grandes empresas, los flujos de trabajo tienden a dividirse entre varios departamentos diferentes. Esto crea silos que dificultan que los equipos compartan información y colaboren eficazmente. La automatización de los flujos de trabajo ayuda a romper estos silos al integrar múltiples tareas en un solo proceso, lo que permite a todo el equipo ver lo que está sucediendo en cualquier etapa del proceso sin tener que saltar de un lado a otro entre múltiples herramientas.
Cuando se implementa correctamente, la automatización del flujo de trabajo puede mejorar la colaboración, facilitando a las partes interesadas externas, como los clientes, la posibilidad de dar su opinión sobre los proyectos que se desarrollan.
Los flujos de trabajo pueden ayudarle a descubrir dónde se producen los problemas en sus procesos empresariales. Por ejemplo, si un flujo de trabajo falla en el paso 5, podría deberse a algo que ocurrió en el paso 4. Un flujo de trabajo también puede fallar si se utiliza de forma incorrecta o si las personas que lo utilizan no lo hacen correctamente (o no lo hacen en absoluto). Si observa que muchos flujos de trabajo fallan en el mismo punto, probablemente pueda atribuirlo a un error por parte del usuario. En ese caso, podrías buscar programas de formación u otras formas de asegurarte de que todo el mundo sabe cómo hacer su trabajo correctamente.
La automatización de los flujos de trabajo permite establecer reglas para activar una serie de acciones que se realizan cuando se produce un evento, como la llegada de una factura o su pago. Esto es útil para las empresas con flujos de trabajo complejos, ya que les permite automatizar las tareas repetitivas y reducir los errores humanos.
El software de automatización de flujos de trabajo automatiza las tareas repetitivas permitiendo a los usuarios crear y ejecutar procesos empresariales automatizados a través de un conjunto de pasos vinculados que pueden ejecutarse de forma independiente o conjunta como parte de un proceso más amplio. Estos pasos se activan mediante eventos conocidos como disparadores, que pueden incluir datos procedentes de aplicaciones, tickets de atención al cliente que se dirigen al departamento adecuado o alguien que inicia sesión en su cuenta en su sitio web.
Esto puede ayudarte a acelerar las tareas rutinarias, como responder a los correos electrónicos o enviar facturas. Por ejemplo, si formas parte de una gran empresa que tiene una plantilla de correo electrónico para enviar facturas a los clientes, los flujos de trabajo pueden garantizar que las personas adecuadas miren la factura antes de enviarla. O si alguien necesita enviar recordatorios sobre próximas reuniones y otros eventos de forma regular, puede automatizar estas notificaciones utilizando un flujo de trabajo.
Los flujos de trabajo también le ayudan a centrarse en el trabajo de mayor valor. En lugar de que el personal pase tiempo introduciendo datos o comprobando si hay errores, los flujos de trabajo pueden automatizar estos procesos. Esto libera a los miembros de su personal para que se centren en cosas más importantes como la atención al cliente y las ventas.
Además de liberar el tiempo y la energía de sus empleados, los flujos de trabajo también pueden mejorar la calidad de su trabajo al proporcionarles un conjunto de mejores prácticas que deben seguirse para cada acción dentro del proceso.
Ejemplo práctico de la aplicación de flujos de trabajo en procesos de comercio electrónico
Para este ejemplo tomaremos el caso de la adquisición de un plan de hosting por parte de un cliente a través de nuestra propia tienda en línea.
Una vez recibido el pedido y confirmado el pago, se dispara el proceso asociado a la creación del plan de hosting en el servidor asignado.
En primer lugar, se crean los formularios en los cuales se almacenan los datos a ser utilizados en el proceso:
Luego se asocia a cada formulario el Flujo de Trabajo correspondiente:
Un Flujo de Trabajo consta de varios pasos en secuencia:
Lo cual se maneja gráficamente de esta forma:
Este ejemplo del Flujo de Trabajo asociado a la adquisición de un plan de hosting implica el envío de un correo electrónico a los involucrados en el proceso (personal con el rol de administrador de sistemas o SysAdmin):
Para cada proceso y cada paso de un flujo de trabajo se emiten comunicaciones que quedan en Bandejas de Entrada:
Cuando se ingresa en un paso determinado es posible llenar los datos asociados a dicho paso, lo que puede incluir la carga de documentos en pdf, revisión y aprobación de pasos previos, entre otras posibilidades:
Todo proceso se documenta a través de su cronología de ejecución para fines de auditoría:
Finalmente, con la ayuda de la automatización de los flujos de trabajo, los directivos pueden tomar el control de sus procesos empresariales y hacerlos más eficientes. Los flujos de trabajo son una excelente manera de reducir la pérdida de tiempo y mejorar la comunicación dentro de una organización. Mediante la automatización de los flujos de trabajo, se pueden establecer reglas que activen elementos de acción cuando se produzcan determinados eventos, como la llegada de una factura o su pago. Esto libera a su personal de tener que realizar tareas repetitivas para que puedan centrarse en el trabajo de mayor valor.
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