Productividad de Equipos de Trabajo Técnicos y Operativos ¿Cómo mejorarla con herramientas y procesos eficientes?

La productividad es uno de los principales objetivos de las empresas en tiempos de incertidumbre económica. Para lograrlo, la colaboración en equipo es clave, especialmente para el personal técnico y operativo. En este artículo, se presentan cuatro estrategias para mejorar la productividad y el retorno de inversión (ROI) de estos equipos. Entre ellas se destacan la optimización de la colaboración a través de herramientas y procesos adecuados, la centralización de información y conocimientos relevantes, la automatización de flujos de trabajo repetibles y la gestión de información confidencial. Con estas estrategias, tu empresa podrá ser más ágil y competitiva ante los cambios.

¿Cómo mejorar la productividad?

Durante los periodos de incertidumbre económica, las empresas buscan maneras de optimizar la productividad y el retorno de inversión (ROI). Incrementar la productividad implica lograr más con menos y crear innovaciones novedosas sin aumentar el personal. Mejorar el ROI implica utilizar los recursos de manera efectiva.

Para lograr estos objetivos de manera efectiva, una estrategia importante es fomentar la colaboración en equipo, especialmente para los miembros del personal técnico y operativo, cuyas habilidades son valiosas, pero a menudo escasas y costosas de adquirir y retener. Al optimizar la productividad de estos miembros clave, su empresa puede ser más ágil y competitiva ante los cambios.

Con estas ventajas en mente, aquí te presentamos cuatro estrategias probadas para mejorar la productividad y el ROI de tus equipos técnicos y operativos:

• Optimice la colaboración para el personal técnico y operativo mediante herramientas y procesos adecuados: Muchas organizaciones han invertido en software de colaboración de propósito general, como Slack y Microsoft Teams, que son útiles para la comunicación genérica de los empleados, pero no satisfacen las necesidades específicas del talento técnico y operativo.

El personal técnico y operativo requiere una ubicación única y centralizada para comunicarse de manera segura, colaborar en proyectos y resolver incidentes. Además, necesitan la capacidad de automatizar flujos de trabajo, realizar un seguimiento e informar sobre el progreso y crear flujos de trabajo e integraciones personalizados con sus herramientas y servicios especializados. Esto aumentará la productividad al reducir el riesgo de errores y mejorar la eficiencia.

Es fundamental que el personal técnico y operativo tenga acceso a estas capacidades sin la distracción de conversaciones irrelevantes. En este sentido, Slack y Teams no cumplen con los requisitos necesarios. Por lo tanto, es necesario contar con herramientas y procesos adecuados que satisfagan las necesidades específicas de este tipo de personal y así, mejorar la colaboración.

• Centralice la información y los conocimientos relevantes en un solo lugar: Una ventaja clave de utilizar una plataforma de colaboración técnica es su capacidad para centralizar la información y conocimientos relevantes en un solo lugar, lo que permite a los equipos técnicos tener acceso a una única fuente de verdad para sus proyectos y flujos de trabajo. Entre las capacidades que ofrecen estas plataformas se encuentran los canales de mensajería dedicados y los tableros estilo Kanban.

La integración profunda con otras herramientas también resulta fundamental, ya que permite acceder a los recursos técnicos necesarios sin tener que cambiar de contexto. Este es un aspecto que productos como Slack y Teams no ofrecen. Por ejemplo, si se notifica a un desarrollador sobre la necesidad de realizar una actualización en Jira, en Slack solo recibirá la notificación y luego deberá salir del entorno de colaboración para iniciar sesión en Jira y realizar la actualización en un contexto separado. Sin embargo, una plataforma de colaboración técnica permite actualizar Jira directamente dentro del mismo contexto de colaboración, lo que conduce a una mayor productividad al reducir la necesidad de cambiar de contexto.

• Automatice los flujos de trabajo repetibles: La automatización de flujos de trabajo repetitivos es una forma sencilla de mejorar la productividad, y una plataforma de colaboración técnica es una herramienta destacada en este ámbito. Su entorno de trabajo colaborativo debe permitirle crear cuadernos de estrategias y listas de comprobación automatizadas para procesos que requieren alta precisión y fiabilidad, incluyendo flujos de trabajo clave como la resolución de incidentes, los ciclos de vida de las características, la gestión de versiones y las autopsias.

Al automatizar los flujos de trabajo colaborativos, se pueden acelerar los procesos y lograr resultados más predecibles. Esto también puede aumentar la satisfacción laboral de los equipos técnicos, lo que a su vez mejora su productividad.

• Gestione la información confidencial: La gestión segura de los flujos de trabajo de información es igualmente importante y otra área donde la colaboración de propósito general se queda corta. Productos de software como servicio (SaaS) como Slack y Teams mantienen los datos en sus nubes, lo cual está bien para los datos no confidenciales. Sin embargo, incluso las empresas que han comprometido significativamente con la nube tienden a conservar su propiedad intelectual (PI) más sensible en el sitio.

Por lo tanto, es crucial que su plataforma de colaboración ofrezca una opción local. Los equipos técnicos se ocupan de iniciativas estratégicas, incluida la PI que no se puede permitir exponer. Al mantener la colaboración local, puede controlar estrictamente los permisos y administrar el acceso a los datos. Es igual de importante aprovechar una plataforma de código abierto, ya que le permite personalizar el software para cumplir con los requisitos normativos o de políticas internas.

¿Cómo se puede mejorar la colaboración entre personas técnicas y operativas mediante herramientas y procesos eficientes?

A continuación, se detallan los pasos a seguir para mejorar la colaboración entre personas técnicas y operativas mediante herramientas y procesos eficientes:

• Identificar las necesidades de colaboración: es fundamental analizar el flujo de trabajo y detectar los cuellos de botella donde la colaboración podría mejorar la eficiencia del proceso.
• Implementar herramientas de colaboración: una vez identificadas las necesidades, se deben seleccionar y aplicar las herramientas adecuadas para apoyar la colaboración, tales como software de gestión de proyectos, mensajería instantánea, videoconferencia, software de colaboración y herramientas para compartir documentos.
• Proporcionar capacitación y soporte: es importante que el personal técnico y operativo reciba una formación adecuada sobre cómo utilizar las herramientas de colaboración, así como soporte continuo para solucionar problemas.
• Fomentar una cultura colaborativa: se debe crear una cultura de colaboración dentro de la organización mediante la formación de equipos, la promoción del trabajo en equipo, la comunicación abierta, y el reconocimiento y recompensa de los esfuerzos de colaboración.
• Definir procesos y flujos de trabajo: es esencial definir los procesos y flujos de trabajo de manera clara y precisa, incluyendo la creación de procesos estandarizados fáciles de seguir y comunicar, y asegurándose de que todos comprendan sus roles y responsabilidades.
• Fomentar la retroalimentación y la mejora continua: es fundamental buscar regularmente comentarios de los miembros del equipo y partes interesadas, y utilizar esa retroalimentación para mejorar tanto los procesos como las herramientas.

¿Cómo centralizar la información y los conocimientos relevantes en un solo lugar?

Centralizar la información y los conocimientos relevantes en un solo lugar puede mejorar significativamente la productividad, reducir la redundancia y mejorar la toma de decisiones. Para lograrlo, es necesario seguir los siguientes pasos:

• Identificar la información relevante: Se deben identificar los tipos de información que son relevantes para el equipo u organización, como actualizaciones del proyecto, comentarios de los clientes, métricas de rendimiento y otros datos importantes.
• Elegir una plataforma centralizada: Es importante elegir una plataforma centralizada que sea adecuada para el tipo de información que se recopila, como software de gestión de proyectos, herramientas de gestión de relaciones con los clientes, plataformas de inteligencia empresarial u otro software que pueda almacenar y organizar la información.
• Estandarizar la entrada de datos: Se debe estandarizar la forma en que se ingresan los datos en la plataforma centralizada para garantizar la coherencia y la precisión. Esto puede incluir la creación de directrices para la entrada de datos y el uso de plantillas para agilizar el proceso.
• Capacitar a los miembros del equipo: Es fundamental capacitar a los miembros del equipo sobre cómo usar la plataforma centralizada de manera efectiva, incluyendo la entrada de datos, funciones de búsqueda y cómo extraer información y conocimientos relevantes.
• Establecer controles de acceso: Se deben establecer controles de acceso para garantizar que solo los miembros autorizados del equipo puedan acceder y editar la información. Esto puede incluir el uso de controles de acceso basados en roles u otras medidas de seguridad para proteger los datos confidenciales.
• Fomentar la colaboración: Es importante fomentar la colaboración permitiendo que los miembros del equipo compartan ideas y discutan la información en la plataforma centralizada, creando foros de discusión u otras características de colaboración.
• Revisar y actualizar regularmente: Es necesario revisar y actualizar regularmente la plataforma centralizada para asegurarse de que siga siendo relevante y útil, agregando nuevas fuentes de datos, actualizando las pautas de entrada de datos e incorporando comentarios de los miembros del equipo.

¿Cómo automatizar flujos de trabajo repetibles?

La automatización de flujos de trabajo repetibles puede generar ahorros de tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia. Para automatizar dichos flujos, se recomienda seguir los siguientes pasos:

• Mapear el flujo de trabajo: con el fin de identificar los pasos que pueden automatizarse. Este proceso puede realizarse mediante la utilización de un diagrama de flujo o software de mapeo de procesos para visualizar los pasos en el flujo de trabajo.
• Identificar las oportunidades de automatización: aquellas áreas del flujo de trabajo que pueden automatizarse utilizando la tecnología, como por ejemplo tareas repetitivas, entrada de datos o generación de documentos.
• Elegir herramientas de automatización apropiadas para las tareas específicas que se desean automatizar: Esto puede incluir herramientas de automatización robótica de procesos (RPA), herramientas de automatización de flujo de trabajo u otro software que permita automatizar tareas.
• Integrar las herramientas de automatización con los sistemas y procesos existentes: Esto puede incluir la integración con software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) u otros sistemas empresariales.
• Configurar la automatización para realizar las tareas específicas del flujo de trabajo: incluyendo la configuración de reglas y condiciones, la creación de flujos de trabajo y la definición de entradas y salidas de datos.
• Realizar pruebas a la automatización: para asegurarse de que funcione adecuadamente, lo que puede incluir la ejecución de escenarios de prueba y la comprobación de los resultados.
• Supervisar y optimizar los flujos de trabajo automatizados: para mejorar la eficiencia y la eficacia. Esto puede incluir la identificación de áreas de mejora, la recopilación de comentarios de los usuarios y la realización de ajustes en la automatización según sea necesario.

¿Cómo gestionar información confidencial?

La gestión de la información confidencial es crucial para salvaguardar la reputación de una organización y prevenir posibles consecuencias legales y financieras. Para administrar adecuadamente la información confidencial, se recomienda seguir los siguientes pasos:

• Identificar la información confidencial: es importante identificar los diferentes tipos de información confidencial que maneja la organización, como datos personales, información financiera, secretos comerciales y comunicaciones confidenciales.
• Categorizar la información: se debe categorizar la información según su nivel de sensibilidad y el nivel de acceso que se requiere. Esto puede incluir la creación de diferentes niveles de acceso para distintos tipos de información y definir quiénes pueden acceder, ver o modificar la información.
• Definir políticas de seguridad: se deben establecer políticas y procedimientos de seguridad para asegurar que la información confidencial esté protegida contra el acceso, el uso y la divulgación no autorizados. Es importante considerar medidas de seguridad como el uso de contraseñas seguras, cifrado y controles de acceso para proteger la información.
• Capacitar a los empleados: se deben proporcionar capacitaciones a los empleados sobre la importancia de proteger la información confidencial y los procedimientos para manejarla. Esto puede incluir la realización de sesiones de capacitación regulares, campañas de concientización y simulacros de violaciones de seguridad.
• Supervisar y auditar el acceso: se debe supervisar y auditar el acceso a la información confidencial para detectar posibles violaciones de seguridad o accesos no autorizados. Esto puede incluir el uso de herramientas de monitoreo de seguridad y la realización de auditorías de seguridad periódicas.
• Responder a incidentes de seguridad: es esencial contar con un plan de respuesta para incidentes de seguridad relacionados con información confidencial. Esto puede incluir la asignación de responsabilidades para la respuesta a incidentes, la realización de investigaciones y la notificación a las partes afectadas según sea necesario.
• Revisar y actualizar regularmente las políticas: se deben revisar y actualizar regularmente las políticas y procedimientos de seguridad para garantizar que sigan siendo efectivos y cumplan con los requisitos reglamentarios. Esto puede incluir la realización de evaluaciones de riesgos periódicas y la incorporación de comentarios de los empleados y partes interesadas.

¿Qué es TecnoMensajería y por qué es la mejor plataforma para mejorar la productividad de sus equipos de trabajo?

TecnoMensajería es una plataforma de mensajería empresarial de código abierto que permite a los equipos de trabajo comunicarse y colaborar en tiempo real. Con TecnoMensajería, los equipos pueden tener conversaciones, compartir archivos, colaborar en proyectos y gestionar tareas, todo en un solo lugar.

TecnoMensajería es altamente personalizable y se puede integrar con otras herramientas y sistemas empresariales, lo que lo convierte en una solución de mensajería empresarial altamente escalable y adaptable a las necesidades de la empresa o la institución.

Entre las características generales de TecnoMensajería se encuentran:

• Mensajería en tiempo real: los equipos pueden tener conversaciones en tiempo real en canales públicos o privados, y también pueden enviar mensajes directos.
• Integraciones: TecnoMensajería se puede integrar con otras herramientas empresariales, como JIRA, GitHub, GitLab, Trello y muchos otros.
• Personalización: TecnoMensajería es altamente personalizable, lo que permite a las empresas adaptar la plataforma a sus necesidades específicas.
• Seguridad y privacidad: TecnoMensajería ofrece opciones de seguridad y privacidad, incluyendo autenticación de dos factores, encriptación de extremo a extremo y gestión de permisos.
• Código abierto: TecnoMensajería es una plataforma de código abierto, lo que significa que los desarrolladores pueden modificar y mejorar la plataforma para adaptarla a las necesidades de su empresa.

Otros aspectos destacados de esta plataforma de Mensajería Instantánea Institucional y Empresarial son:

• Canales: Mensajería de equipo en tiempo real y asincrónica con voz integrada y uso compartido de pantalla. Uso compartido de archivos, imágenes y enlaces. Formato Markdown enriquecido. Resaltado de sintaxis de código multilingüe. Historial de mensajes ilimitado y con capacidad de búsqueda.
• Guías: Playbooks de flujo de trabajo personalizables. Listas de comprobación de tareas dinámicas. Automatización de tareas. Panel de estado y difusión. Paneles de análisis.
• Tableros: Alineación del proyecto del ciclo de vida: planificar, construir, liberar, operar. Tableros Kanban integrados con mensajería y Playbooks. Estado de un vistazo para todas las partes interesadas. Proyectos de cualquier tamaño: reuniones de pie para lanzamientos de productos importantes.
• Conexiones: Integraciones profundas con herramientas de desarrollo populares. Integraciones creadas por la comunidad: más de 6000 colaboradores en todo el mundo. Cree el suyo propio con el App Framework y la API abierta.
• Mandos: Detrás de un firewall: en las instalaciones o en la nube segura. Configurable para entornos compatibles con HIPAA y FINRA. SOC II Tipo 1, RGPD, CCPA. Controles de identidad y acceso: Active Directory y LDAP, MFA, SSO, CBA, EMM y más. Políticas de retención globales, exportaciones de cumplimiento, términos de servicio personalizados y más.

TecnoMensajería le ofrece una herramienta de colaboración que a su equipo técnico le encantará usar.

Conclusiones

Una mayor productividad y compromiso crean un círculo virtuoso para aumentar aún más su ROI. Los empleados comprometidos son un 14% más productivos y un 18% más propensos a permanecer en su empresa, según Gallup. El compromiso aumenta la productividad y la productividad fortalece el compromiso.

Las organizaciones líderes del mercado están logrando resultados de productividad en el mundo real con la colaboración técnica.

Una plataforma de colaboración como TecnoMensajería, diseñada específicamente para sus necesidades puede permitir que sus equipos técnicos logren más cada día y desarrollen su productividad continuamente. La comunicación basada en canales minimiza las distracciones, mientras que los playbooks o libros de estrategias automatizan la resolución de problemas. Las integraciones con Jira, Confluence y otras herramientas de Atlassian eliminan el cambio de contexto.

Estas capacidades crean miembros del equipo más felices y comprometidos con su trabajo. Los empleados satisfechos permanecen en su trabajo más tiempo y atraen candidatos de referencia, lo que ayuda a su organización a crecer y prosperar en un mercado altamente competitivo.

Se debe lograr que los equipos técnicos y operativos puedan optimizar la colaboración y mejorar la eficiencia y efectividad de su trabajo, así como centralizar la información y los conocimientos relevantes en un solo lugar, facilitando el acceso, la colaboración y la toma de decisiones informadas por parte del equipo.

Al automatizar flujos de trabajo repetibles, se pueden obtener importantes beneficios para la organización. Sin embargo, es fundamental que la automatización esté configurada y probada correctamente para evitar posibles errores y problemas, y es recomendable monitorear y optimizar los flujos de trabajo automatizados para asegurar que continúen satisfaciendo las necesidades de la organización en el futuro.

Las organizaciones pueden administrar eficazmente la información confidencial y minimizar el riesgo de violaciones de datos y otros incidentes de seguridad. Es importante mantener un enfoque proactivo y continuo para administrar la información confidencial, ya que el panorama de amenazas y los requisitos reglamentarios pueden cambiar con el tiempo.

¿Quiere ver cómo TecnoMensajería puede ayudar a sus equipos técnicos y operativos a optimizar la productividad?, ¡contáctenos ahora!