Tabla de Contenido
- 1 Visión General
- 2 El Método Kanban vs las Listas de Tareas Pendientes
- 3 El Método Kanban y la Metodología Scrum
- 4 Ejemplos de Uso de Kanban
- 5 ¿Cuáles funcionalidades debe tener una plataforma digital bajo el método Kanban para la Gestión de Proyectos Ágiles, Planificación y Control de Producción?
- 6 ¿Qué es TecnoKanban?
- 7 ¡Solicita una Sesión de Consultoría Instantánea!
- 8 Quiero una Consultoría Instantánea
Visión General
La metodología Kanban (看板), cuyo significado es letrero o valla publicitaria en japonés, se basa en un sistema de información que controla de modo armónico la fabricación de los productos requeridos en la cantidad y tiempo necesarios en cada uno de los procesos que tienen lugar tanto en el interior de una fábrica, como entre distintas empresas.
También se denomina “sistema de tarjetas” pues en su implementación más sencilla utiliza tarjetas que se pegan en los contenedores de materiales y que se despegan cuando estos contenedores son utilizados, para asegurar la reposición de dichos materiales. Las tarjetas actúan de testigo del proceso de producción. Otras implementaciones más sofisticadas utilizan la misma filosofía, sustituyendo las tarjetas por otros métodos de visualización del flujo. El Kanban se considera un subsistema de método justo a tiempo (JIT).
El tablero más básico de tarjetas Kanban está compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En Proceso” y “Terminado”, aunque en el manejo de proyectos de producción es común ajustar sus columnas para que cubran los estados por los que pasan las tareas de los proyectos como: “Por Asignar”, “Asignado”, “En Espera”, “En Ejecución”, “Auditoría”, “Terminada”.
La metodología Kanban ayuda a determinar dónde están los cuellos de botella en los procesos de producción y/o proyectos para resolverlos y lograr que el flujo de trabajo sea continuo e ininterrumpido.
Kanban se enfoca en dos aspectos fundamentales: Visualizar su flujo de trabajo y Limitar su trabajo en progreso.
Visualizar su flujo de trabajo:
- Su trabajo se muestra en un tablero para que tenga una visión general clara de su proyecto.
- Cada columna representa un paso en su flujo de trabajo.
Limitar su trabajo en progreso:
- Le ayuda a focalizarse evitando la multitarea desordenada o excesiva.
- Cada fase puede tener límites de las tareas en curso. Los límites ayudan a identificar cuellos de botella y evitar trabajar en demasiadas tareas al mismo tiempo.
El método Kanban le ayuda en la Medición del desempeño ya que utiliza los plazos de ejecución y sus ciclos:
- Plazo de ejecución: Tiempo entre la creación y finalización de la tarea.
- Tiempo de ciclo: Tiempo entre el inicio y la finalización de la tarea.
Por ejemplo, puede tener un plazo de ejecución de 100 días, pero solo tiene que trabajar 1 hora para completar la tarea.
Para la gestión de proyectos, Kanban es un método que se enfoca en la mejora de la eficiencia y el flujo de trabajo. Se basa en el principio de dividir el trabajo en pequeñas tareas y asignar una persona u equipo para completar cada tarea. Las tareas se mueven a través de una serie de estaciones de trabajo, y cada estación se asigna a una persona u equipo.
Para la gestión de producción, Kanban es un sistema de planificación y control de la producción que se basa en el movimiento de materiales a través de una cadena de producción. Kanban utiliza una serie de tarjetas para controlar el movimiento de materiales y establecer una ruta de producción.
El Método Kanban vs las Listas de Tareas Pendientes
La metodología Kanban es mucho mejor que manejar simples listas de tareas pendientes por los siguientes aspectos:
Listas de Tareas Pendientes:
- Monofásico (solo una lista de artículos)
- Desorden y sin límite en las tareas permitiendo la Multitarea (no eficiente)
Kanban:
- Múltiples fases (cada columna representa un paso).
- Le permite enfocarse evitando las multitareas desordenadas y estableciendo un límite de trabajo en progreso por columna.
El Método Kanban y la Metodología Scrum
Scrum es un enfoque para la gestión y desarrollo de proyectos que se centra en la entrega de valor al cliente a través de una serie de iteraciones o ciclos de trabajo (llamados sprints), en lugar de un enfoque más tradicional de planificación y ejecución de tareas.
Scrum es un marco de trabajo para el desarrollo ágil de software. Se centra en la colaboración entre el equipo de desarrollo y el cliente, y en el cambio rápido de requisitos. Scrum utiliza un enfoque iterativo e incremental para el desarrollo de productos, lo que permite a los equipos entregar productos de alta calidad de manera ágil.
La metodología Kanban presenta ventajas en relación con la metodología scrum para la gestión de proyectos ágiles en los siguientes aspectos:
Scrum:
- Los Sprints tienen un límite de tiempo, generalmente de 2 a 4 semanas.
- No se permiten cambios durante la iteración.
- Se requiere asignar un presupuesto o estimación.
- Utiliza la velocidad como métrica predeterminada.
- El tablero de scrum se borra entre Sprints.
- Scrum tiene roles predefinidos como scrum master, propietarios de productos y el equipo.
- Muchas reuniones: planificación, retrasos en la preparación, levantamiento diario, retrospectiva
Kanban:
- Flujo continuo.
- Se pueden hacer cambios en cualquier momento.
- El presupuesto o estimación es opcional.
- Utiliza los plazos de ejecución y sus ciclos para medir el rendimiento.
- El tablero Kanban es persistente.
- Kanban no impone restricciones o reuniones estrictas; el proceso es más flexible.
Ejemplos de Uso de Kanban
Es posible personalizar las columnas de sus tableros de acuerdo con las actividades de su tipo de empresa. A continuación, listamos algunos ejemplos por tipo de negocio:
- Fabricación/Manufactura: Pedidos de los clientes, Montaje, Pruebas, Embalaje, Listo para enviar, Enviado.
- Ventas: Prospectos, Levantamiento de Información, Propuesta Comercial, Revisión de la Oferta, Cierre/Venta.
- Gestión de Negocios Sin Desperdicios (Lean): Ideas, Desarrollo, Medida, Análisis, Hecho.
- Desarrollo de Software: Trabajo atrasado, Disponible, Trabajo en progreso, Para ser validado, Validado, Desplegado en producción.
- Proceso de Reclutamiento: Ofertas de trabajo, Candidatos, Llamadas, Entrevistas, Contrataciones.
- Tiendas En Línea: Pedidos, Embalaje, Listo para enviar, Enviado.
¿Cuáles funcionalidades debe tener una plataforma digital bajo el método Kanban para la Gestión de Proyectos Ágiles, Planificación y Control de Producción?
Dentro de las funcionalidades que debe tener una plataforma digital bajo el método Kanban para la Gestión de Proyectos Ágiles, Planificación y Control de Producción están:
- Colaboración y Productividad: Permite trabajar de forma más colaborativa y ser más productivos. Los tableros, carriles y tarjetas le ayudan a organizar y priorizar sus actividades de proyectos de forma sencilla y amigable.
- Grupos de Trabajo: Maneja grupos de trabajo para los equipos de proyectos y/o producción de tal forma que puede asignar tareas (tarjetas) a equipos (grupos) específicos.
- Manejo de Detalles: Es posible profundizar en los detalles añadiendo comentarios, archivos adjuntos, subtareas, fechas de inicio y vencimiento, y mucho más directamente en las tarjetas de cada proyecto, logrando una colaboración adecuada de todos los participantes en los proyectos de principio a fin.
- Arrastrar y Soltar: Cambiar los estados de las tareas es muy sencillo; solo debe arrastrar y soltar la tarea desde la columna del estado anterior a la columna del estado actual.
- Tablero Visual: El tablero Kanban es la mejor manera de conocer el estado actual de un proyecto porque es visual. Es muy fácil de entender, prácticamente no hay nada que explicar y no se requiere una compleja capacitación.
- Columnas y Carriles: Puede agregar, cambiar el nombre y eliminar columnas y/o carriles en cualquier momento para adaptar el tablero a su proyecto.
- Limite su trabajo en progreso: Para ser más eficiente, evitando la multitarea para mantenerse enfocado en su trabajo. Cuando supere el límite, la columna se resaltará.
- Buscar y filtrar tareas: TecnoKanban tiene un lenguaje de consulta para búsquedas y filtrado de tareas y proyectos muy simple, que le ofrece la flexibilidad para encontrar las tareas en poco tiempo. Aplica dinámicamente filtros personalizados en el tablero para encontrar lo que necesita. Busque por asignados, descripción, categorías, fecha de vencimiento, etc.
- Tareas, subtareas, archivos adjuntos y comentarios: Divida una tarea en subtareas, estime el tiempo o la complejidad, describa su tarea utilizando la sintaxis de Mark Down, agregue comentarios, documentos, cambie el color, la categoría, la persona asignada, la fecha de vencimiento, mueva o duplique sus tareas entre proyectos con un solo clic y más.
- Acciones automáticas: ¡No pierda tiempo con labores repetitivas! Automatice su flujo de trabajo con acciones automatizadas. Deje de hacer una y otra vez lo mismo de forma manual. Cambie automáticamente la persona asignada, los colores, las categorías y casi cualquier cosa según los eventos.
- Múltiples métodos de autenticación: Conecte TecnoKanban a su servidor LDAP/Active Directory o use cualquier proveedor OAuth2 (Google, GitHub, GitLab …).
¿Qué es TecnoKanban?
TecnoKanban es una plataforma para la gestión de proyectos en línea bajo la metodología Kanban que también puede ser usada para planificación y control de producción en una fábrica, como para el manejo de proyectos ágiles en todo tipo de organización.
Le proveemos una completa plataforma para gestionar sus proyectos en forma ágil en la nube bajo la metodología Kanban.
¡Utiliza nuestra plataforma TecnoKanban para la Gestión de Proyectos en la Nube con la metodología Kanban! … ¡contáctanos ahora!
¡Solicita una Sesión de Consultoría Instantánea!
