¿Qué es un Sistema de Gestión Educativa para la transformación digital y por qué su instituto educativo debería utilizarlo?

Un Sistema de Gestión Educativa para la Transformación Digital es una plataforma de gestión de institutos educativos en línea, para administrar las actividades relacionadas con uno o múltiples institutos, tales como cursos, módulos, consultas, registros, tarifas, estudiantes, personal, entre otros.

Dentro de los institutos educativos que pueden ser manejados con este tipo de plataformas están los institutos universitarios de educación continuada, los institutos tecnológicos, los institutos de formación profesional, los campus virtuales corporativos, o cualquier otro tipo de instituto educativo relacionado.

El sistema de gestión educativa puede generar recibos de pago, informes de pagos, carnets de identificación, certificados de finalización, entre otros, en un formato imprimible.

Se pueden asignar administradores para administrar registros particulares. Además, puede enviar notificaciones por correo electrónico y SMS a los estudiantes, por módulos, cursos, pagos pendientes y más. Los estudiantes pueden pagar sus cuotas con los métodos de pago PayPal, Stripe u otros.

En este artículo le indicamos las principales funcionalidades que debe tener la plataforma digital ideal para su sistema de gestión educativa.

Gestión de Cursos

El manejo de cursos en el sistema de gestión educativa debe permitir crear los cursos y sus categorías, definiendo la duración de estos, estableciendo el precio de cada uno, así como agregar o editar los módulos que lo componen.

Adicionalmente, en cada curso es necesario disponer de un área de anuncios para mostrar los avisos importantes, gestionar los resultados de los exámenes y publicarlos para los estudiantes, así como gestionar los estudiantes en cada curso, incluyendo además el manejo de la asistencia de los estudiantes a las clases.

En cuanto al manejo de los indicadores de gestión, se debe disponer de un tablero para ver los cursos más vendidos, consultas recientes y número de cursos activos, estudiantes, entre otros.

Gestión de los Administradores de Institutos

Los Administradores de Institutos son los encargados de gestionar toda la operación de la entidad educativa, por ello deben disponer de un panel de administración para gestionar todas las actividades del instituto asignado a ellos.

Dentro de las funcionalidades que deben manejar los administradores de institutos están el agregar, actualizar o eliminar la información y las calificaciones de los estudiantes, imprimir los recibos de pago, acceder al informe de pagos, los detalles de admisión, el carnet de identificación de los estudiantes y el certificado de finalización.

En relación con el personal administrativo, deben poder asignar las tareas con la configuración de los permisos de acceso para realizarlas, tales como: administrar cursos, módulos, consultas, tarifas, estudiantes, notificaciones, tablero de anuncios, etc.

En relación con los estudiantes, deben poder administrar inicios de sesión, enviarles mensajes, exportar registros de los estudiantes a formato Excel o PDF. Además, seleccionar un estudiante y generar informes de pagos, detalles de admisión, tarjeta (carnet) de identificación, certificado de finalización, etc.

Otras funcionalidades importantes para los Administradores de Institutos son: buscar y filtrar cursos, consultas, estudiantes, recibos de pago, gestionar las solicitudes de admisión, gestionar los gastos de la institución y tener acceso a múltiples tipos de reportes e informes con estadísticas.

Gestión del Personal del Instituto

El personal administrativo del instituto debe disponer de un panel de administración para gestionar todas las actividades que les asigne el Administrador del Instituto, incluyendo: agregar, actualizar, o eliminar información de los estudiantes, imprimir los recibos de pago, informe de pagos, detalles de admisión, el carnet de identificación del estudiante y el certificado de finalización.

En cuanto a la gestión de los estudiantes para el personal administrativo del instituto, deben poder enviarles mensajes, agregar, actualizar o eliminar las calificaciones de estos, buscar y filtrar cursos, consultas, estudiantes, recibos de pago, exportar registros de los estudiantes a formato Excel o PDF, seleccionar un estudiante y generar los informes de pagos, detalles de admisión, tarjeta (carnet) de identificación, certificado de finalización, etc.

Gestión de los Estudiantes

Los estudiantes de la institución educativa deben poder ver las notificaciones, acceder al material de estudios, ver los resultados de los exámenes (calificaciones), ver las cuotas pendientes de pago, pagar las cuotas en línea usando PayPal o Stripe.

Gestión de Notificaciones por Emails y SMS

El manejo de las notificaciones del sistema de gestión educativa es fundamental y debe incluir: enviar notificaciones por Email a los estudiantes, enviar notificaciones a un alumno por lotes o individual con archivos adjuntos (para enviar notas, horario, etc.), enviar boletines y actualizaciones de las actividades escolares por email a los estudiantes, manejar plantillas de email y SMS (Admisión de Estudiantes, Facturas, otros).

Gestión de Pagos en Línea

El sistema de gestión educativa debe permitir la realización de pagos en línea, manejando un formulario de pagos, con la definición de las tarifas de pago y el uso de pasarelas de pago como Paypal o Stripe.

Gestión de Roles de Usuarios

El acceso al sistema de gestión educativa debe ser manejado con la gestión de roles y permisos para los estudiantes, administradores de la institución, personal administrativo de la institución y los administradores del Sistema.

Gestión para Administradores del Sistema

Los Administradores del Sistema deben poder manejar todos los aspectos asociados a la configuración del sistema.

El sistema de gestión educativa debería permitir el manejo de múltiples institutos educativos, de tal forma que los administradores del sistema puedan agregar, visualizar y gestionar todos los institutos, así como modificar todos los detalles de cada instituto, incluyendo: Nombre, Logotipo, Dirección, Teléfonos, Correo electrónico, entre otros, que aparecen en los documentos imprimibles.

El nivel o rol de administrador del sistema es el único que puede asignar nuevos usuarios que tengan el rol de administradores de institutos, y debe disponer de múltiples tipos de reportes e informes con estadísticas de la gestión educativa.

Gestión Educativa para Colegios o Escuelas de Primaria y Secundaria

Los sistemas de gestión educativa para los colegios o escuelas de primaria o secundaria deben cumplir con todos los aspectos citados en este artículo y además tener otras funcionalidades propias de dicho nivel educativo que se relacionan con aspectos como la gestión de los padres y representantes, transporte escolar, y muchas otras relacionadas a la educación inicial. Para conocer todos los detalles asociados a la gestión educativa de colegios o escuelas de primaria y secundaria le invitamos a leer nuestro artículo: ¿Cómo debe funcionar la Transformación Digital para colegios o escuelas de primaria o secundaria y por qué dar el paso hacia adelante?.

Integración del Sistema de Gestión Educativa con otras plataformas

Adicionalmente a estas funcionalidades básicas para la gestión de los institutos educativos en internet, es posible manejar plataformas adicionales integradas que le permitan a la institución educativa avanzar a una Transformación Digital integral, incluyendo:

• Plataforma de Nube de Archivos: Para la gestión de archivos en la nube con control de acceso por usuarios y/o grupos, aplicación móvil, editor de archivos de ofimática en línea, compartir archivos y muchas otras funciones.
• Plataforma de eLearning Profesional: Con funcionalidades avanzadas para el manejo de aulas virtuales incluyendo módulos funcionales (exámenes, tareas, talleres, foros, chat, clases en vivo, entre otros) y materiales de contenidos (páginas, vídeos, audios, presentaciones, entre otros).
• Plataforma de Videoconferencias en vivo: Con capacidad para múltiples sesiones simultáneas, con gran cantidad de usuarios. Compartir audio, cámaras web, pantallas, presentaciones, tableros/pizarras multiusuarios, chat, notas de uso simultáneo, grabaciones, encuestas, entre otros.
• Plataforma de Comercio Electrónico de Servicios: Con características propias de los servicios por suscripción, pasarelas de pago, catálogo, etc.
• Plataforma de Intranet: Con funcionalidades que promueven el trabajo colaborativo de los miembros de la institución, incluyendo la automatización de procesos con flujos de trabajo, blog, y más.

Los institutos educativos tienen ahora una excelente oportunidad para evolucionar digitalmente y transformarse hacia una educación más avanzada.

¿Qué es TecnoInstitute y por qué es el mejor sistema de gestión educativa en línea?

TecnoInstitute es la Plataforma de Gestión de Institutos Educativos en Internet que le permite realizar la gestión de las actividades de formación y el aprendizaje, así como administrar el funcionamiento completo de la institución educativa de formación profesional.

TecnoInstitute cumple con todas las funcionalidades descritas en este artículo y puede gestionar todas las actividades del instituto en un solo sitio, ya que es un sistema de gestión de institutos en línea completamente basado en la web.

Este sistema puede administrar varios institutos directamente desde el portal web. Además, puede asignar administradores para gestionar institutos individuales. Es un software de gestión educativa que le proporcionará una potente solución para toda la institución educativa ayudándole a gestionar los diferentes procesos asociados.

Finalmente, si usted pertenece a una institución educativa que requiere de un sistema de gestión educativa con las funcionalidades descritas y desean dar un paso adelante para el éxito de su transformación digital, ¡contáctenos ahora!