¿Qué funcionalidades debería tener la plataforma de video conferencias para su empresa? 

Visión General sobre las Videoconferencias

La tecnología es algo maravilloso. Nos facilita la vida y ayuda a las empresas a crecer y prosperar. En el mundo actual, la videoconferencia es una necesidad para cualquier empresa que quiera aumentar su cuota de mercado o seguir siendo competitiva en el sector. Es necesario contar con una plataforma que le ayude a conectarse con los empleados que trabajan en otras ubicaciones a través de chats de vídeo y seminarios web, ya que puede ayudarle a aumentar la productividad de los empleados, mejorar las opciones de contratación y proporcionar un lugar seguro para el intercambio de ideas entre los empleados que no se encuentran en el mismo edificio que los demás.

La videoconferencia es una forma estupenda de que las empresas se conecten con personas de fuera de la compañía y se comuniquen con empleados que trabajan en otros lugares o incluso países. La videoconferencia permite que las personas se comuniquen entre sí independientemente de su ubicación.

La videoconferencia en el mundo actual es una necesidad. La videoconferencia es una buena forma de mejorar las opciones de contratación, ya que ofrece a los candidatos la oportunidad de ser entrevistados a distancia, ahorrando tiempo y dinero.

También ofrece a los miembros de su equipo la oportunidad de aportar ideas sobre cómo pueden mejorar el rendimiento de la empresa al darles acceso a los demás en tiempo real.

Las videoconferencias ahorran dinero porque permiten al personal administrativo dedicar más tiempo a otras tareas en lugar de tener que ir y venir de un lugar a otro o recorrer largas distancias para asistir a reuniones, que pueden implicar presentaciones o demostraciones de nuevos productos en fase de desarrollo, que a menudo pueden durar horas, y que ahora sólo requieren 30 minutos más o menos, cuando se utilizan herramientas de videoconferencia, facilitando además a los profesionales de diferentes sectores, el acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de sus teléfonos inteligentes, tabletas, etc.

Razones para Integrar una Plataforma de Videoconferencias en su empresa o institución

Hay muchas razones por las que podría ser el paso adecuado para su empresa, como la mejora de las opciones de contratación, una mayor flexibilidad y apertura a la hora de tratar cualquier tipo de problemas de los empleados y la capacidad de proporcionar un lugar seguro para la lluvia de ideas, entre muchas otras ventajas.

La primera razón por la que debería considerar una plataforma digital de videoconferencias es su facilidad de uso. Con un solo clic, la videoconferencia está lista. No tiene que preocuparse de configurar la tecnología ni de asegurarse de que todo el mundo tenga el equipo sofisticado.

La segunda razón es la rentabilidad. No importa si se trata de una pequeña reunión con dos personas o de una gran sala de conferencias llena de gente, una plataforma digital de videoconferencias debe permitir que todos los implicados en la reunión se conecten fácilmente sin tener que gastar miles de dólares en equipos, gastos de viaje o días de trabajo perdidos debido al tiempo de desplazamiento.

La tercera razón por la que la videoconferencia podría ser ideal para su empresa es la comodidad: no importa dónde se encuentren en el mundo, podrán seguir formando parte de cualquier reunión que tenga lugar en esta plataforma siempre que tengan acceso a través de su propio dispositivo (teléfono/tableta). Esto significa que nadie tiene que gastar dinero reservando vuelos a través de los continentes sólo para poder asistir a las reuniones juntos, porque ahora todos pueden hacerlo desde casa mientras comen pizza.

Si tiene una empresa que no tiene una plataforma de videoconferencias, debe contratarla ahora.

Ayudará a su empresa de muchas maneras y mejorará su negocio. Le ayudará a conectarse con personas de fuera de la empresa, facilitando la comunicación y haciéndola más eficiente. La videoconferencia también ayuda a que los empleados que trabajan en diferentes lugares se comuniquen mejor entre sí y compartan información sin tener que viajar ni perder tiempo en reunirse.

Comunicación no verbal

Quizá haya oído que la comunicación no verbal representa el 90% del significado de una conversación. También habrá oído que el lenguaje corporal, las expresiones faciales, el contacto visual, los gestos y la postura son importantes para una comunicación eficaz. En muchos casos, estos factores pueden ser incluso más importantes que las palabras.

En una videoconferencia con una persona o un grupo de personas desconocidas es fácil perderse en lo que se está diciendo y perder de vista cómo reaccionan los demás a lo que usted dice (y viceversa). Una plataforma sólo de audio no te permitirá conocer las reacciones de tu interlocutor, pero si se añaden funciones de videoconferencia, de repente dispondrás de mucha más información a la hora de decidir cuál es la mejor manera de responder o si merece la pena dedicarle tiempo.

Conferencias web

Las conferencias web son un tipo de videoconferencia que permite a los participantes acceder al mismo evento en directo desde sus propios dispositivos (laptop, tablet, smartphone, etc). Esto significa que pueden interactuar con otros participantes, en lugar de verlos a través de una cámara o pantalla. Como su nombre indica, las conferencias web se realizan a través de Internet, por lo que no es necesario compartir una pantalla entre varias oficinas. Además, no se necesita ningún hardware adicional al que ya tienes: ¡tu ordenador y tu conexión a Internet son suficientes!

Como cada participante puede utilizar su propio dispositivo para este tipo de conferencia, es posible conectar a más personas que nunca. Esto puede ser útil si quiere incluir a partes interesadas externas en las reuniones, pero no quiere gastar dinero en equipos adicionales o en gastos de viaje relacionados con las reuniones presenciales, o si algunas personas simplemente prefieren trabajar a distancia en lugar de viajar a otro lugar (y viceversa).

Por último, las conferencias web permiten a los asistentes de todo el mundo, que de otro modo no podrían asistir en persona debido a las diferencias horarias o a las restricciones de ubicación geográfica (por ejemplo, las normas de viaje internacionales), experimentar la interacción en tiempo real con los demás como si estuvieran sentados justo al lado».

Trabajo Remoto

El trabajo o la gestión remotos son importantes para las empresas con empleados que trabajan en diferentes lugares. Le permite supervisar a sus empleados y su trabajo a distancia. La gestión remota también le permite gestionar los horarios y las horas de trabajo de sus empleados.

La gestión remota tiene muchos beneficios tanto para la empresa como para el empleado, entre ellos:

• Mejor comunicación entre los empleados ubicados en diferentes oficinas o países;
• Más flexibilidad para las empresas que tienen turnos estacionales;
• Más productividad de las personas que pueden permanecer concentradas en sus tareas sin ser interrumpidas por los compañeros de trabajo.

Aspectos Importantes en una Plataforma Digital de Videoconferencias

Visualizar Cámaras web

La cámara web (webcam) es una cámara de vídeo que te permite ver y ser visto por los demás participantes. En las videoconferencias, la cámara web se enciende para que puedas ver a la persona con la que estás hablando. La comunicación cara a cara es una de las principales ventajas de la videoconferencia, pero también significa que tu cara debe ser visible en todo momento durante las llamadas para que la gente pueda oír claramente tus palabras y ver tus expresiones faciales. Además, si no tienes una cámara de buena calidad y las condiciones de iluminación son deficientes, esto podría interrumpir el flujo de la llamada o incluso imposibilitar la participación de los demás en la reunión por no poder ver u oír lo suficientemente bien.

Capacidad de compartir la pantalla

La posibilidad de compartir la pantalla es una característica imprescindible, sobre todo si quieres colaborar con compañeros o clientes.

Gracias a esta funcionalidad es posible compartir la visualización de archivos, fotos y vídeos, lo cual es muy útil porque permite a los usuarios que asisten a la sesión seguir lo que se muestra en la pantalla, en lugar de tener que leer la toda la documentación.

Chat de texto

Es una función que tienen muchas plataformas de videoconferencia y puede ser muy útil para comunicarse con otros participantes que no tienen acceso a la misma sala de reuniones que tú. También puede ser útil en situaciones en las que necesites comunicarte con alguien que no hable el mismo idioma que tú o que tenga dificultades para hablar. Pueden ser públicas para todos os participantes de la reunión o privadas para algunos participantes de la reunión.

Tablero/Pizarra multiusuarios

La plataforma de videoconferencias debe permitirle al anfitrión habilitar un tablero o pizarra para que los usuarios habilitados puedan hacer anotaciones sobre las láminas de las presentaciones, incluyendo poder hacer dibujos, formas geométricas y textos, con diversos colores y tamaños, identificando a cada usuario del tablero. Esto además debe quedar en la grabación de la sesión.

Compatibilidad con múltiples sistemas operativos y dispositivos.

Usted quiere una plataforma de videoconferencia que esté disponible en múltiples sistemas operativos y dispositivos (Mac, Windows, Linux, iOS y Android). Esto garantiza que pueda utilizarla cuando, donde y como sea que sus empleados necesiten colaborar entre sí.

Además de estar disponible en varias plataformas, su herramienta de videoconferencia también debe ser compatible con algo más que computadores de escritorio. Es posible que los empleados prefieran utilizar sus portátiles o teléfonos móviles para las tareas empresariales, por lo que es importante que la plataforma que elija no solo funcione bien con computadores de escritorio, sino también con tabletas y teléfonos inteligentes.

Funcionar sin requerir de la instalación de alguna aplicación

La plataforma de videoconferencias no debería requerir la instalación de una aplicación en los dispositivos (PC, Tablet o smartphone) ya que esto incomoda a los usuarios al verse invadidos por una aplicación que les impone un tercero para poder conectarse a la conferencia. Lo ideal es que la plataforma funcione a través de los navegadores como Firefox, Chrome o Edge, utilizando las tecnologías web más recientes para video llamadas.

Soporte para videoconferencias de alta definición en audio y video.

Las videoconferencias en alta definición son importantes para las empresas que quieren estar al día con la última tecnología. La videoconferencia en alta definición le permite ver claramente las caras de sus empleados, compañeros, clientes u otros participantes, por lo que podrá leer su lenguaje corporal y sus expresiones faciales para saber si están tristes, enfadados o contentos.

Cantidad adecuada de usuarios simultáneos por salas independientes

Este es un aspecto que algunos pueden pasar por alto, y es que existen proveedores de plataformas de videoconferencias que proveen salas de hasta 300 usuarios, pero no permiten abrir múltiples salas de pocos usuarios a menos que usted adquiera una licencia de conexión por cada usuario anfitrión de las reuniones. Esto hace que, en la medida en la que su organización requiera múltiples salas simultáneas, el costo de la solución de videoconferencias comienza a subir en forma exagerada.

Lo ideal en este caso es que la plataforma de video conferencias tenga un tope de usuarios conectados y que le permita a su organización distribuirlos dinámicamente en tantas salas de videoconferencias simultáneas como sea posible de acuerdo con sus requerimientos particulares. Por ejemplo, una licencia para 300 usuarios con 1 sola sala simultánea es mucho menos eficiente que 1 servidor para 300 usuarios con hasta 150 salas abiertas de 2 usuarios cada una.

Ilimitadas Reuniones

La plataforma digital para videoconferencias no debe limitar la cantidad de reuniones en el transcurso del período de contratación

Grabaciones de las Sesiones y en Video MP4

La plataforma digital de videoconferencias debe permitir la grabación de la sesión completa incluyendo, no solo la pantalla compartida sino los demás elementos tales como las cámaras web, audio, chat, el tablero blanco compartido (pizarra multi-usuario), los videos expuestos, las láminas de las presentaciones y/o documentos en PDF compartidos, con la capacidad de desplazarse dinámicamente en la grabación y ver todos estos elementos sincronizados en la medida en que se reproduce la sesión en forma interactiva. A su vez, debe permitir la descarga de un video en formato MP4 que incluya todos estos elementos, optimización del espacio en la Nube para alojar las grabaciones, configuración de acceso Público o Privado a las grabaciones y un panel de administración de las grabaciones en la nube.                                          

Escalabilidad de la plataforma

Esta es una característica crucial que hay que tener en cuenta a la hora de elegir la plataforma de videoconferencia adecuada. La escalabilidad se refiere a la capacidad de un sistema para aumentar su capacidad en respuesta a una mayor demanda. Una plataforma escalable es aquella que puede manejar fácilmente grandes cantidades de tráfico, por lo que es importante para su empresa si espera crecer o si prevé la llegada de más personas a las reuniones.

Integración con otras herramientas y apps

Una característica adicional que debe buscar en una plataforma de videoconferencia es la integración con otras herramientas y aplicaciones. Por ejemplo, integrar la plataforma de videoconferencias con la plataforma de mensajería instantánea empresarial para iniciar las llamadas de videoconferencia desde los canales o los chats de mensajería.

La integración con otras aplicaciones es imprescindible, ya que querrá poder utilizar su sistema de videoconferencia junto con otras herramientas. Considere lo siguiente:

• Integrarla con la Plataforma Digital de CRM para poder utilizarlo como alternativa a las llamadas telefónicas o a las videollamadas para los vendedores que llaman a los clientes. También es ideal para hacer llamadas de seguimiento después de una reunión.
• Integrar con los calendarios para que todos los miembros del equipo sepan cuándo se celebran las reuniones y puedan ajustar sus horarios en consecuencia. De este modo, nadie se perderá ninguna reunión importante.
• Integrar con la plataforma digital de mensajería instantánea empresarial para que las personas que no están en su escritorio puedan asistir a las conferencias telefónicas desde donde estén (siempre que haya Internet). De este modo, todos están al tanto de lo que ocurre a su alrededor en todo momento.

La integración no sólo consiste en conectar diferentes aplicaciones entre sí, sino también en conectar plataformas y dispositivos en una experiencia perfecta para usuarios de todo tipo.

Otras funcionalidades importantes

Adicionalmente a todo lo anterior, a continuación listamos un conjunto de funcionalidades adicionales que también son muy importantes para una plataforma digital de video conferencias:

• Vista de galería y pantalla completa
• Fondo virtual
• Sala de espera
• Reuniones instantáneas o programadas
• Mensajería privada y grupal
• Controles de anfitrión
• Levantar la mano
• Permitir Emojis para manifestar un sentimiento
• Salas para grupos
• Mensajería y presencia grupales
• Coanotación en pantalla compartida
• Cargar presentación al servidor para optimizar el uso del ancho de banda
• Hacer ampliación/reducción y arrastrar lámina (zoom in / zoom out y paning)
• Compartir un video en la presentación sin tener que compartir pantalla
• Crear Encuestas entre los asistentes y mostrar los resultados
• Manejo de Subtítulos en varios idiomas por parte de los moderadores
• Cifrado por Secure Socket Layer (SSL)’
• Administración de usuarios
• Controles de funciones del administrador
• Informes
• Dirección personalizada URL de la empresa
• Personalización con la Marca de la compañía
• Correos electrónicos personalizados
• Permitir activar/desactivar el servidor para ahorrar costos en horarios innecesarios
• Permitir gestionar diversos roles de usuarios
• Permitir asignar roles de administración, reuniones virtuales, grabaciones
• Puentes de Audio con Líneas Telefónicas con Protocolo SIP (VoIP)
• Integración con plataformas LMS

Es el momento de integrar la Plataforma Digital de Videoconferencias en su Empresa o Institución

Ahora que sabe qué características son importantes para su empresa, es el momento de encontrar una plataforma de videoconferencia que ayude a su negocio a tener éxito.

La buena noticia es que TecnoSoluciones.com puede proveerle la plataforma TecnoMeetings con la cual podrá lograr todos estos beneficios y ventajas para aumentar la eficiencia y productividad de su organización. ¡Contáctenos ahora!