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Visión General
Para entender mejor este tema planteamos un escenario en el cual un gerente de operaciones, desarrollo de software o proyectos, con éxito en sus funciones, está haciendo uso y manteniendo sistemas modernos, y ahora quiere subir de nivel a su equipo de trabajo sobre la base sólida de su experiencia colectiva. Para lo cual desea estandarizar y centralizar la documentación de los procesos y hacer que la ejecución sea lo más fácil y efectiva posible para que todo funcione sin problemas en todo momento. En otras palabras, desea reducir el trabajo de comprender el qué, el cuándo y el cómo de los procesos estructurados para que todos puedan hacer que sus habilidades brillen y brinden una excelencia predecible.
Hoy, puede estar utilizando una plataforma digital de mensajería instantánea empresarial para la colaboración entre el equipo de trabajo. Los canales y los mensajes le han permitido compartir y comunicarse de forma asincrónica, y está utilizando algunas integraciones para varios flujos de trabajo orgánicos. En general, las cosas están en gran parte desestructuradas o son apropiadas en este espacio.
Su desafío es que muchos procesos digitales requieren colaboración y una estructura formal para entregar de manera confiable los resultados deseados. Algunos flujos de trabajo, como el control de calidad, las pruebas y la entrega de software, deben seguir pasos bien definidos que tengan una propiedad clara pero que sean parte de un esfuerzo de todo el equipo. Los procesos repetibles como la incorporación, la respuesta y gestión de incidentes y las actualizaciones trimestrales de la hoja de ruta deben avanzar sin problemas a través de muchas tareas y asignaciones, pero sufren transferencias y registros irregulares. La documentación y el soporte para estos flujos de trabajo están dispersos en los sistemas, lo que resulta en pasos omitidos y errores de comunicación.
Para resolver esto, puede usar una herramienta disponible en la plataforma de mensajería instantánea empresarial TecnoMensajería que provee TecnoSoluciones.com para su versión premium, que combina listas de verificación colaborativas con comunicación integrada basada en canales, automatizaciones e informes: estos son los Libros de Estrategias (Playbooks).
La coordinación de múltiples flujos de trabajo bien documentada y ejecutada puede diferenciar a su equipo en lo que respecta al éxito del desarrollador y del negocio. Un libro de estrategias es una entidad viva que no solo ayuda en la visibilidad y la adherencia a un proceso, sino que también permite que su equipo aprenda y mejore junto con cada iteración. La automatización y un software más rápido solo lo llevarán hasta cierto punto, mientras que brindar a todo un equipo u organización un contexto y una comunicación clara en una sola ubicación permitirá la alineación y la ejecución eficiente del flujo de trabajo a largo plazo.
¿Qué son los Libros de Estrategias (Playbooks)?
Los Libros de Estrategias (Playbooks) son listas de verificación preconstruidas y configurables que definen un proceso repetible para que los equipos humanos de los proyectos logren resultados específicos y predecibles a través del uso de flujos de trabajo en la plataforma de mensajería instantánea empresarial.
Un Libro de Estrategias es una lista de verificación de las tareas que componen sus procesos. Estas tareas pueden variar desde mencionar a un miembro del equipo hasta usar un comando de barra diagonal para iniciar una llamada por video conferencias. Las tareas se pueden asignar a los usuarios, se les pueden dar fechas de vencimiento.
Con los Libros de Estrategias (Playbooks), los equipos de desarrollo pueden orquestar flujos de trabajo prescritos y definir, optimizar y documentar operaciones complejas y recurrentes.
Los Libros de Estrategias (Playbooks) le ayudan a mantenerse al mando con paneles integrados de comunicación, colaboración y estado para administrar todo el ciclo de vida de su flujo de trabajo.
La funcionalidad de Libros de Estrategias (Playbooks) se incluye en la versión premium de la plataforma de mensajería instantánea empresarial TecnoMensajería.
Cada libro de estrategias representa un resultado recurrente o un objetivo específico en el que sus equipos de trabajo colaboran para lograrlo, tales como la recuperación de interrupciones del servicio o la incorporación de clientes.
Los Libros de Estrategias (Playbooks) se componen de:
- Listas de comprobación: la lista de tareas que se deben completar para la ejecución. Las listas de comprobación se pueden editar apropiadamente durante una ejecución.
- Plantillas: plantillas para acciones de uso frecuente, como actualizaciones y recordatorios. Puede crear sus propias plantillas o usar las predeterminadas.
- Acciones: opciones de automatización para invitar a miembros, crear Webhooks (mensajes automatizados que se envían a una aplicación externa cuando ocurre un evento), editar mensajes de bienvenida y más.
- Permisos: administra permisos a nivel de canal y libro de estrategias.
Cada vez que utiliza el proceso que ha documentado, como la incorporación de un nuevo cliente, el libro de estrategias se utiliza para iniciar una ejecución, un uso único discreto del proceso, y esa ejecución se captura en un canal dedicado.
La configuración de un libro de estrategias incluye la configuración de cómo dicho libro gestiona la creación de su canal en la plataforma digital de mensajería instantánea empresarial, así como la forma en que se notifica a las partes interesadas.
Los equipos de trabajo ejecutan un libro de estrategias cada vez que desean coordinar personas, herramientas y datos para lograr ese resultado lo más rápido posible al tiempo que proporcionan visibilidad a las partes interesadas.
Para los participantes, prescribe procesos como listas de verificación de tareas, actualizaciones de estado e informes retrospectivos. Para las herramientas integradas, configura los disparadores para realizar acciones automatizadas. Y para las partes interesadas, proporciona una visión transparente para cada ejecución, así como información agregada a lo largo del tiempo.
Los Libros de Estrategias (Playbooks) también permiten a los equipos incorporar aprendizajes desde la retrospectiva para ajustar y mejorar el libro de estrategias con cada iteración.
Las Plantillas
Crear un libro de estrategias desde cero puede ser desalentador, incluso si tiene el proceso trazado. Una forma de comenzar rápidamente es usar una de las plantillas preconfiguradas disponibles. Estas plantillas se rellenan con contenido y configuración para proporcionar orientación y son personalizables.
Las plantillas de libros de estrategias son flujos de trabajo básicos que puede usar para comenzar rápidamente. A medida que aprenda más sobre sus flujos de trabajo, puede personalizarlos en libros de estrategias específicos.
Dentro de las plantillas disponibles al iniciar con la plataforma se tienen:
- Lanzamiento de producto
- Incorporación de clientes
- Incidente de confiabilidad de servicio
- Ciclo de vida de la función
Las Corridas o Ejecuciones
Las corridas o ejecuciones son, como su nombre lo dice, las tareas de ejecución del Libro de Estrategias y proveen información detallada, como la descripción general y la retrospectiva. Esta es una manera fácil de evaluar todas las ejecuciones activas a las que tiene acceso.
Cuando se está en un canal de la plataforma de mensajería instantánea empresarial, relacionado con un libro de estrategias, con una ejecución activa, es posible ver los detalles de la ejecución. La información como el nombre de la ejecución y la descripción se puede editar en línea, y las listas de verificación se pueden contraer y filtrar en función de su estado.
Ejemplo
A continuación, puede ver un video donde se muestra el ambiente de trabajo haciendo uso de un libro de estrategias en la plataforma de mensajería instantánea empresarial TecnoMensajería:
Cuando hace clic por primera vez en un libro de estrategias existente desde el tablero, verá una página de vista previa con una descripción, las listas de verificación que componen el libro de estrategias y algunos elementos de menú para realizar más acciones, como editar, crear una ejecución o ver ejecuciones anteriores hasta la fecha. En el libro de estrategias deseado, puede hacer clic en la pestaña de uso y luego hacer clic en una ejecución ya terminada. Eche un vistazo a la descripción general y las actualizaciones, luego vaya al canal asociado haciendo clic en Ir al Canal. Esto abre el canal de ejecución dedicado que se muestra junto con la lista de verificación para la ejecución.
Si quisiera usar un libro de estrategias existente, deberá realizar una nueva ejecución haciendo clic en el botón correspondiente. Esto crea una nueva copia del libro de estrategias y abre la vista de lado a lado de la lista de comprobación, con el canal correspondiente para la ejecución actual. Puede modificar la ejecución, agregar miembros del equipo o partes interesadas al canal, completar tareas, discutir el progreso y publicar actualizaciones sobre cómo va la ejecución.
Finalmente, si usted es un gerente de operaciones, desarrollo de software o proyectos, y quiere subir su equipo de trabajo al siguiente nivel de eficiencia, haciendo uso de una plataforma digital de mensajería instantánea empresarial con funcionalidades para la gestión a través de flujos de trabajo con libros de estrategias, ¡contáctenos ahora!
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