Ya hemos hablado muchas veces de lo beneficioso que es para las organizaciones usar la metodología Kanban. Que si no sabes aún de qué se trata, aquí te dejamos la información en la página de TecnoKanban. Pero hoy queremos ir más allá y por eso te esbozamos las 10 razones de peso para usar la metodología Kanban en tu empresa u organización.
Kanban ha sido descrita como un enfoque ágil para la gestión de proyectos. Principalmente se basa en el flujo continuo de trabajo cuyo objetivo es gestionar, de manera general, cómo se van completando las tareas de un proyecto determinado.
Tabla de Contenido
Aspectos generales sobre Kanban
Es importante conocer su origen, la metodología Kanban, cuyo significado es “letrero” o “valla publicitaria” en japonés, se basa en un sistema de información que controla, de modo armónico, la gestión de un proyecto, en la cantidad y tiempo necesarios para cada proceso.
A Kanban también se le denomina “sistema de tarjetas”, pues en su implementación más sencilla, utiliza tarjetas que se pegan en los contenedores de materiales y que se despegan cuando estos contenedores son utilizados. Esto asegura la reposición de dichos materiales. Las tarjetas actúan como un testigo del proceso de producción.
El tablero de tarjetas de Kanban está compuesto por tres columnas que rezan las frases: “Por hacer”, “En Proceso” y “Terminado”. Dependiendo del lugar en el que esté posicionada la tarjeta, la metodología Kanban ayuda a determinar dónde están los cuellos de botella en los procesos de producción; o donde el trabajo ha fluido mejor.
10 razones para usar la metodología Kanban
- Colaboración, productividad y trabajo en equipo. Esta metodología permite trabajar de forma más colaborativa y ser más productivos. Los tableros, carriles y tarjetas ayudan a organizar y priorizar las actividades de los proyectos de forma sencilla y amigable. Además, es una forma divertida de asignar las tareas y de observar el avance que cada miembro del equipo lleva.
- Facilidad para rendir informes en cualquier momento. Con Kanban se pueden hacer entregas en cualquier momento, porque los avances son muy evidentes. Obviamente que todo un desafío preparar al entorno para trabajar de esta manera, sin embargo, una vez que el equipo está “a tono”, con solo ver el tablero se tiene un estatus general del avance del proyecto.
- Rápido movimiento de prioridades. Si tenemos un requerimiento urgente es muy simple agregar una tarea y moverla según las prioridades que se tengan.
- Tan fácil como arrastrar y soltar: En Kanban, si utilizas un sistema como el nuestro, cambiar los estados de las tareas es muy sencillo. Solo se debe arrastrar y soltar cada tarea de una columna a otra.
- Completa visualización del flujo de trabajo. El tablero de Kanban muestra una vista clara del trabajo y de su progreso. Esto permite visualizar el flujo y permite una planificación y seguimiento rápido de las tareas. Es muy fácil de entender, prácticamente no hay nada que explicar y no se requiere una compleja capacitación.
- Que no se escape ningún detalle. Con Kanban es posible profundizar en los detalles añadiendo comentarios, archivos adjuntos, subtareas, fechas de inicio y vencimiento, y mucho más. Se puede hacer directamente en las tarjetas de cada proyecto, logrando una colaboración adecuada de todos los participantes en los proyectos de principio a fin.
- No hay límites en cuanto a la información. Se pueden agregar tantas columnas y carriles como se desee. Es posible agregar, cambiar el nombre y eliminar columnas y/o carriles en cualquier momento para adaptar el tablero al proyecto.
- Evita la sobrecarga de un miembro o de parte del equipo. Los proyectos tienen un límite su trabajo en progreso para que las personas puedan ser eficiente. Kanban ayuda a evitar la multitarea para mantener enfocado en su trabajo a cada integrante del equipo. Cuando supere el límite, la columna se resaltará.
- Mejora los métodos de auditoria. Se puede agregar al proyecto una columna más para las auditorias, incluso en sus diferentes fases. Así no se corre el riesgo de que el proyecto tenga fallas.
- Los Tableros Kanban en línea son accesibles desde cualquier lugar con Internet. Un inconveniente de los tableros físicos, es que tienes que estar en el mismo lugar de trabajo. Pero si necesitas administrar empleados remotos, trabajadores independientes o consultores que están involucrados en el proceso, nada como tu tablero digital. Tanto tú, como los miembros del equipo tendrán acceso mientras tengan Internet.
En TecnoSoluciones hemos desarrollado una plataforma para la gestión de proyectos en línea bajo la metodología Kanban. La misma puede ser usada para la planificación y control de producción en una fábrica, y para el manejo de proyectos ágiles en todo tipo de organización.
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Yo también recomiendo mucho el método kanban. Ha revolucionado mi sistema de organización, me siento más eficaz y tengo más tiempo. Es una herramienta muy poderosa, se ajusta fácilmente a nivel de individuo como de equipo. Saludos!!
Genial, Laura. Gracias por compartir tu experiencia.