¿Qué es un sistema de gestión de almacenes o warehouses y por qué integrarlo a su comercio electrónico?

Un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS, por sus siglas en inglés) es un software que ayuda a planificar, organizar y controlar las actividades relacionadas con el almacenamiento y el movimiento de mercancías dentro de un almacén o warehouse (bodegas).

¿Cuáles son los procesos para el manejo de un almacén o warehouse?

Los procesos para el manejo de un almacén o warehouse incluyen:

• Recepción de mercancías: El proceso de recibir mercancías de los proveedores y registrarlas en el sistema de gestión de almacenes o warehouses.
• Almacenamiento: El proceso de colocar las mercancías en los estantes o estanterías del almacén, de manera organizada y estratégica para facilitar su localización y recuperación.
• Recogida: El proceso de recuperar las mercancías solicitadas para su envío o venta, también se conoce como “Picking”.
• Empaquetado y envío: El proceso de preparar las mercancías para su envío a los clientes, incluyendo el empaquetado y el etiquetado.
• Inventario: El proceso de contar y registrar las mercancías en existencia, y compararlo con las cantidades registradas en el sistema de gestión de almacenes.
• Análisis de datos: El proceso de analizar los datos del sistema de gestión de almacenes para tomar decisiones estratégicas sobre la gestión del almacén.

El sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) permite automatizar estos procesos, lo que a su vez mejora la eficiencia y la precisión en la gestión del almacén o warehouse, reduce los costos y aumenta la satisfacción del cliente.

¿Cómo es la estructura para la ubicación de los productos y cómo se maneja la ubicación en el sistema de gestión de almacenes o warehouses?

La estructura de un almacén o warehouse puede variar dependiendo del tipo de productos almacenados y del volumen de inventario, pero en general se utilizan algunas técnicas comunes para la ubicación de los productos. Algunas de las técnicas más comunes son:

• Clasificación ABC: Los productos se clasifican en tres categorías: A, B y C, según su valor, rotación y demanda. Los productos de la categoría A se almacenan en lugares de fácil acceso y los productos de la categoría C se almacenan en lugares menos accesibles.
• Uso de estantes y estanterías: Los productos se colocan en estantes y estanterías de acuerdo con su tamaño y peso, y de manera organizada para facilitar su localización y recuperación.
• Uso de códigos de barras: Se utilizan códigos de barras para identificar los productos y su ubicación en el almacén.

Una vez estructurado el almacén o warehouse, en el sistema WMS se maneja la ubicación de los productos de varias formas:

• La ubicación de los productos se registra en el sistema WMS al momento de recibir las mercancías.
• La ubicación de los productos se actualiza cada vez que se mueve o retira de su lugar original.
• El sistema WMS permite buscar y localizar productos por su ubicación.
• El sistema le indica al personal encargado los productos que necesitan ser reabastecidos o moverse a una ubicación diferente.
• El sistema WMS también permite generar reportes de inventario y de utilización de espacio, permitiendo detectar posibles problemas de almacenamiento y tomar decisiones estratégicas para mejorar la eficiencia del almacén.

¿Cómo se define el equipo humano para la gestión de un almacén o warehouse?

La estructura organizativa del equipo humano para la gestión de un almacén o warehouse se refiere a la estructura jerárquica y la asignación de roles y responsabilidades dentro del almacén. Esta estructura ayuda a asegurar que las operaciones del almacén se lleven a cabo de manera eficiente y efectiva.

En general, dependiendo del tamaño del almacén o warehouse la estructura organizativa de un almacén incluye los siguientes niveles jerárquicos:

• Gerente del almacén: Es el responsable de supervisar todas las operaciones del almacén, incluyendo la planificación, la organización y el control.
• Supervisores: Son responsables de supervisar las operaciones diarias del almacén, incluyendo la recepción de mercancías, el almacenamiento, la recogida, el empaquetado y el envío.
• Trabajadores: Son responsables de llevar a cabo las tareas diarias del almacén, incluyendo la recepción de mercancías, el almacenamiento, la recogida, el empaquetado y el envío.
• Personal de inventario: Son responsables de contar y registrar las mercancías en existencia, y compararlo con las cantidades registradas en el sistema de gestión de almacenes.

¿Cómo se define la arquitectura organizativa del almacén o warehouse para el almacenamiento y gestión de las mercancías?

En cuanto a la ubicación de los productos, la arquitectura organizativa de un almacén o warehouse también debe incluir un equipo especializado en el manejo y mantenimiento de los sistemas y tecnologías utilizadas para el seguimiento y control de la ubicación de los productos. Esto, dependiendo del tamaño y complejidad del manejo del almacén, debe incluir el uso de códigos de barras, RFID, sensores, entre otros, para identificar y rastrear la ubicación de los productos. El personal especializado debe estar capacitado para utilizar estas tecnologías y debe ser responsable de mantenerlas actualizadas y operando correctamente.

Las diferentes áreas de un almacén o warehouse para almacenar los productos se denominan de diversas maneras, dependiendo del tamaño y la complejidad del almacén, así como también de las necesidades específicas de la empresa. Sin embargo, algunos de los términos comunes utilizados para nombrar las áreas de almacenamiento en un warehouse incluyen:

• Área de recepción: Es el lugar donde se reciben las mercancías, se verifican los envíos y se preparan para el almacenamiento.
• Área de almacenamiento: Es el lugar donde se almacenan las mercancías, puede ser dividido en varios racks, estanterías, estantes, etc, para diferentes tipos de productos.
• Área de recogida (Picking): Es el lugar donde se preparan los pedidos para su envío, los trabajadores seleccionan los productos necesarios para cumplir con los pedidos de los clientes.
• Área de empaquetado y envío: Es el lugar donde se empaquetan los productos y se preparan para su envío.
• Área de devoluciones: Es el lugar donde se reciben y procesan las devoluciones de los clientes.
• Área de inventario: Es el lugar donde se lleva un control de las existencias y se realiza el conteo de inventarios.
• Área de limpieza: Es el lugar donde se realiza la limpieza y mantenimiento del almacén.
• Área de oficinas: Es el lugar donde se encuentran las oficinas del personal administrativo y gerencial del almacén.

Es importante destacar que, aunque existen estas áreas establecidas, la configuración y las necesidades de cada warehouse pueden variar dependiendo de la industria, el tamaño y la capacidad del almacén.

¿Cuáles son las funcionalidades básicas de un sistema de gestión de almacenes o warehouses?

Un sistema de gestión de almacenes o warehouses permite a los gerentes de almacén administrar fácilmente los pedidos que llegan para su entrega en varios almacenes a través de una aplicación móvil.

El gerente del almacén puede asignar contenedores/bolsas a los pedidos simplemente escaneando los códigos de barras de los contenedores y productos.

El sistema le permite al administrador agregar múltiples almacenes y gerentes. El administrador también puede asignar gerentes de almacén al almacén.

Además, le permite al administrador ver varios contenedores/canastas e imprimir códigos de barras para esos contenedores/canastas. El administrador también puede imprimir códigos de barras para productos. El administrador también puede asignar los almacenes y los gerentes de almacén a cada pedido.

Dentro de las características básicas que debe tener un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) se encuentran las siguientes:

Características para el Administrador del Sistema:

• Puede crear múltiples administradores y almacenes.
• Imprimir códigos de barras para varios contenedores/bolsas/paletas a la vez.
• Puede asignar múltiples gerentes de almacén a un solo almacén.
• Al cargar un archivo CSV, el administrador puede asignar múltiples productos a un almacén en una ubicación particular deseada.
• Puede crear la estructura del almacén (cantidad de filas, columnas, estantes por grupo y racks por estantes).
• Puede asignar varios productos a un almacén.
• Puede asignar productos a varias ubicaciones.
• Puede administrar la arquitectura del almacén asignando los productos a un estante particular de una estantería creada.
• Asignar gerentes de almacén y almacenes a varios pedidos.

Características para el gerente de almacén:

• Puede iniciar su sesión utilizando la aplicación móvil.
• Consultar el estado del pedido.
• Escanear el código de barras de cada producto y el código de barras de cada contenedor/bolsa/paleta.
• Puede ver la ubicación de un producto en particular.
• Verificar el pedido escaneando el contenedor/bolsa/paleta.
• El gerente del almacén puede ver los pedidos asignados por el administrador.
• Agregar varios contenedores para un solo pedido.
• El responsable del almacén recibirá notificaciones cuando se le asigne un pedido.

¿Por qué integrar el sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) a su plataforma de comercio electrónico y cuáles son sus beneficios?

Administrar una plataforma de comercio electrónico no es una tarea sencilla. Dentro de las funciones que se requiere realizar está la gestión de los inventarios. ¡Ahí es donde entra un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS)!

Un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) le da a la empresa visibilidad sobre su inventario en cualquier momento y en cualquier lugar, ya sea en una instalación o transporte.

Los almacenes son el corazón de las actividades comerciales e industriales y de la cadena de suministro porque albergan todo, desde materias primas hasta productos terminados.

Un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) garantiza que los bienes y productos básicos se muevan a través de los almacenes con el método más eficiente y rentable. El control de inventario, la selección, la recepción y el almacenamiento de mercancías son solo algunas de las funciones que realiza un WMS.

Cualquier empresa con inventario disponible necesita un sistema integral de gestión de almacenes digital, que puede ayudar a ahorrar dinero y obtener una nueva eficiencia de varias maneras.

Los siguientes son algunos de los beneficios de usar un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) integrado a una plataforma de comercio electrónico:

• Productividad operativa mejorada: Los sistemas de gestión de almacenes o warehouses (WMS) automatizan los procesos de almacén desde la llegada hasta la entrega, lo que da como resultado una mayor eficiencia, mejores operaciones y la capacidad de administrar cantidades más grandes.
• Reducción de costos y desperdicios: El sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) puede decirle qué cosas deben elegirse primero o cuáles necesitan ventas para reducir el desperdicio, lo que lo ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
• Mejor Relación Cliente-Proveedor: Los clientes se benefician de un mayor cumplimiento de pedidos, entregas más rápidas y tiempos de espera más cortos cuando usan un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS), lo que aumenta la felicidad y la lealtad del cliente al mismo tiempo que mejora la reputación de su marca.
• Visibilidad del inventario en tiempo real: Un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) le permite una visibilidad en tiempo real de su inventario a medida que se traslada a su almacén y al siguiente sitio, utilizando códigos de barras, etiquetas RFID, sensores u otras tecnologías de monitoreo de ubicación (en función del tamaño de su operación).
• Mejor gestión laboral: Un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) puede ayudarlo a estimar las demandas de mano de obra, desarrollar horarios, reducir el tiempo de viaje al almacén y asignar la asignación correcta al empleado correcto según el nivel de habilidad, la ubicación y otras consideraciones.

Finalmente, si usted dispone de un almacén o warehouse (bodega) de mercancías para la venta al mayor o detal, o para la importación o exportación de productos y desea implantar un sistema de gestión de almacenes o warehouses (WMS) integrado a una plataforma de comercio electrónico B2B, o a un sistema de automatización de procesos de gestión de contenedores para la importación o exportación de mercancías, inclusive integrado a su sistema de gestión administrativo (ERP), ¡contáctenos ahora!

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