¿Cómo usar WhatsApp para el éxito en la gestión comercial y el marketing de su empresa o institución?

WhatsApp es una aplicación gratis de mensajería instantánea para teléfonos inteligentes y computadoras, perteneciente al ecosistema de plataformas digitales de la empresa Meta (Facebook, etc.), que permite enviar y recibir mensajes mediante Internet, además de imágenes, videos, audios, grabaciones de audio (notas de voz), documentos, ubicaciones, contactos, gifs, stickers, así como llamadas y videollamadas con varios participantes a la vez, entre otras funciones.

WhatsApp integra automáticamente la libreta de contactos del teléfono móvil, lo que lo diferencia de otras aplicaciones.

Según algunos datos, WhatsApp es líder en mensajería instantánea en gran parte del mundo, superando los 2000 millones de usuarios.

Hoy en día es normal que los prospectos y clientes se comuniquen con los agentes comerciales y/o de soporte al usuario de las empresas o las instituciones a través de mensajes de WhatsApp, ya que es muy conveniente y económico.

Ventajas de WhatsApp Business

Muchas organizaciones usan la versión de la aplicación WhatsApp Business para tomar ventaja de algunas de sus características útiles tales como:

• Todas las funcionalidades básicas de WhatsApp.
• Provee herramientas diseñadas para automatizar, organizar y responder rápidamente los mensajes.
• Se utiliza tanto para la comunicación externa con clientes, como para la interna, entre colaboradores.
• Permite crear un catálogo de productos y servicios, colocando fotos y descripciones de los artículos que vendes, además del precio y otros detalles.
• Proporciona información útil a los clientes, como dirección actualizada y horarios de atención.
• Es posible crear Grupos de Clientes por segmento para así comunicarse simultáneamente con ellos.
• Gran alcance de uso por parte de los prospectos y clientes, por lo que es utilizado por una gran cantidad de empresas hoy en día.

Desventajas de WhatsApp Business

WhatsApp no son solo ventajas, también tiene algunas desventajas que citamos a continuación:

• No cumple con la Ley de Protección de Datos de todos los países por lo que podría traer inconvenientes al respecto.
• No es práctico para grandes equipos comerciales o de soporte ya que, en principio se basa en el uso de una aplicación móvil asociada a un número telefónico, con lo cual, es necesario tener muchos números telefónicos para muchos agentes comerciales y/o de soporte al cliente.
• En su uso más general y básico, toda la información de las comunicaciones y datos de los prospectos queda disgregada en los diferentes teléfonos, es decir, la inteligencia comercial y de soporte al cliente no queda centralizada en una plataforma para su posterior uso por un equipo de trabajo multidisciplinario.
• Opciones de automatización limitadas ya que solo puede configurar respuestas automatizadas, como saludos, bienvenidas y mensajes de ausencia, sin embargo, crear un flujo de comunicación más completo no es posible directamente.
• No ​​les protege contra la pérdida de datos ya que al extraviarse el teléfono móvil o dañarse algo en la aplicación en el teléfono, se pierden todos los datos.

¿Cómo optimizar el uso de WhatsApp para las empresas e instituciones?

Si bien es cierto que la gran ventaja de WhatsApp es que ha logrado remplazar a los mensajes SMS a nivel global, como hemos explicado, utilizarlo en forma atomizada termina siendo demasiado desgastante y poco eficiente, sin embargo, le tenemos una excelente noticia, y esto es integrar sus números de teléfono asociados a WhatsApp a diversas plataformas digitales para lograr gestionar las relaciones con sus clientes y usuarios en forma centralizada por todo su equipo comercial y de soporte al cliente, aprovechando todas las ventajas de WhatsApp, con toda la inteligencia comercial que proveen las otras plataformas digitales.

A continuación, explicaremos los diversos casos de integración útiles para lograr esto:

Integración de WhatsApp con la Plataforma de Portales Web o Comercio Electrónico

El primer paso al hacer uso de WhatsApp para la captación de prospectos es colocar un ícono o botón de WhatsApp en su sitio o portal web que esté enlazado a la aplicación móvil o de computador de tal forma que se abra la conversación entre el prospecto y su agente de atención al cliente en forma inmediata, sin embargo, el gran error que cometen muchas organizaciones es realizar dicho enlace en forma directa hacia la aplicación, sin pasar primero por un formulario de captación de datos, ya que pueden perderse los datos de dicho cliente potencial al quedar disgregados en los teléfonos de los agentes.

Para hacer esto de la mejor manera, el botón de WhatsApp en su sitio web debe llevar al usuario a una nueva pantalla con un formulario cuyo diseño debe ser equivalente al ambiente de WhatsApp para que el prospecto entienda que va a entrar en una conversación o chat una vez que llene los datos solicitados, dentro de los que podrían estar: Nombre, Apellido, Empresa, Email, Ciudad, País.

Esto es fundamental también porque en el formulario se coloca una casilla donde el usuario debe marcar su aceptación a los Términos y Condiciones de Uso, que debe tener además un enlace a los mismos, donde se pueda garantizar el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos de los países.

Una vez que el usuario ha llenado el formulario y enviado el mismo, se abrirá la conversación de WhatsApp en la aplicación con un párrafo inicial que ya trae todos los datos solicitados en forma automática de tal manera que el agente de atención al cliente conozca los mismos en forma inmediata.

Los datos obtenidos en el formulario deben ser almacenados en una base de datos que permita su gestión centralizada por todo el equipo comercial o de soporte al cliente o usuario.

Integración de WhatsApp con la Plataforma de CRM

Una vez que se han obtenido los datos de los prospectos, clientes potenciales, clientes reales o usuarios, lo primero que hay que hacer es agregarlos automáticamente en la plataforma de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM) en los módulos asociados (Prospectos, Contactos, Cuentas) a través del Módulo de Conexión de Formularios de WhatsApp con el CRM.

Muchos conocemos el uso de la versión de WhatsApp Web o WhatsApp para computadores o de escritorio, sin embargo, sabemos que su uso equivale al uso de la aplicación móvil tanto en sus ventajas como en sus desventajas.

Ahora bien, ¿qué pasaría si ese ambiente de trabajo con WhatsApp se pudiera tener directamente dentro de la plataforma de CRM para utilizarse simultáneamente por múltiples agentes comerciales y de atención al cliente?

Lo que sucedería es que podrían aprovecharse todas las ventajas y beneficios del uso de la plataforma de gestión de relaciones con los clientes junto con su inteligencia comercial y de negocios.

Pues bien, gracias al uso del Módulo de Integración de WhatsApp con TecnoCRM, Con Asistencia o Hágalo Usted, es posible lograr eso y mucho más, incluyendo:

• Manejar Múltiples Agentes: Ejecute el servicio de atención al cliente en WhatsApp con una bandeja de entrada compartida entre varios agentes.
• Automatización: Puede usar flujos de trabajo para enviar notificaciones a los agentes o al cliente sobre cualquier actualización o seguimiento.
• Notificaciones: Reciba una notificación instantánea cuando el cliente envíe un mensaje de WhatsApp. También puede enviar notificaciones en WhatsApp sobre actualizaciones de despachos, recordatorios de entrega, recordatorios de pago, entre otras.
• Comunicación Centralizada: Administre los mensajes de WhatsApp en una bandeja de entrada compartida y centralice la comunicación con el cliente en una única plataforma.
• Conexión al CRM: Estrechamente conectado con TecnoCRM para integrar el mensaje de WhatsApp como comentarios, Tickets de Soporte (PQRS), u otra característica importante.
• Gestión de Contactos: Administre todos sus contactos de WhatsApp, fíltrelos y más.
• Actualización de Campos: Copiar mensajes de WhatsApp a cualquier campo de registro de cualquier módulo estándar del CRM.
• Mensajes Destacados: Configurar los mensajes de WhatsApp como mensajes importantes para los contactos más activos.
• Categorización de Mensajes: Dividir los mensajes en varias categorías como importantes, nuevos, de número desconocido.
• Múltiples Cuentas: Administrar múltiples cuentas de WhatsApp o usar una cuenta única.
• Envío de Mensajes Masivos: Puede filtrar/escoger múltiples destinatarios y enviar mensajes masivos a los mismos de forma independiente (no a través de grupos de WhatsApp).
• Plantillas: Puede crear plantillas para los mensajes de WhatsApp que utilizan variables dinámicas que son remplazadas por los valores correspondientes a los registros de los destinatarios seleccionados.
• WhatsApp Web Recargado dentro del CRM: Notificaciones del Módulo de WhatsApp. Muestra el número de mensajes nuevos. Permite un acceso rápido y fácil al chat de WhatsApp dentro del CRM. Puede redactar un mensaje nuevo desde la notificación.
• Análisis de WhatsApp: Puede acceder al análisis de los mensajes masivos enviados por WhatsApp con indicadores de mensajes enviados. Versus los mensajes leídos. Para que pueda determinar la efectividad de las campañas de WhatsApp.

Integración de WhatsApp con la Plataforma de Automatización de Marketing

Gracias a la obtención de los datos de los prospectos, clientes potenciales, clientes reales o usuarios, a través del formulario de WhatsApp, lo segundo que hay que hacer es agregarlos automáticamente en la plataforma de Automatización del Marketing Basada en el Comportamiento, a través del Módulo de Conexión de Formularios de WhatsApp con TecnoMatic.

Una vez hecho eso, podemos automatizar las campañas de nutrición y comerciales dirigidas a dichos prospectos, con base en sus intereses y con todas las ventajas del Marketing Automatizado por Comportamiento.

Uso de un ChatBot de WhatsApp Integrado al CRM

Como un nivel más avanzado, y sobre todo para aquellas organizaciones que requieren atender a gran cantidad de clientes o usuarios, recomendamos el uso de un Robot de Atención al Cliente a través del Módulo de ChatBot para Integración con WhatsApp, Con Asistencia o Hágalo Usted, logrando así el manejo automático de las conversaciones.

Dentro de las ventajas de hacer uso de un ChatBot para WhatsApp están:

• Aumenta la participación del usuario: Es más probable que los suscriptores abran más mensajes de su ChatBot en comparación con las campañas.
• Convierta prospectos en clientes: Convierta clientes potenciales en clientes reales enviando contenido importante en sus flujos automatizados.
• Respuesta de consulta rápida: Responda rápidamente a los clientes sobre cualquier consulta relacionada con el pedido, el ticket o cualquier otra, sin intervención manual.
• Convertir las conversaciones de WhatsApp en resultados comerciales: Fortalezca sus ventas, marketing y soporte con el ChatBot de WhatsApp, automatizado para soluciones comerciales rápidas y sencillas.

Gracias al uso de esta herramienta su organización podrá:

• Automatizar sus conversaciones con el ChatBot para WhatsApp
• Ahorrar costos y aumentar la eficiencia de su operación de servicios.
• Configuración ilimitada de ChatBots
• Soporta múltiples números de WhatsApp: El ChatBot de WhatsApp permite utilizar múltiples números de WhatsApp para las diferentes operaciones de la empresa desde ventas, soporte y marketing.
• Cree ChatBots con solo arrastrar y soltar elementos en el Editor de Flujos de Trabajo: Cree flujos de trabajo, configure respuestas automáticas, establezca condiciones, intégrelo con TecnoCRM y organice la lógica conversacional de su ChatBot. Puede crear un flujo efectivo de ventas, soporte y marketing con las herramientas de creación de ChatBots.

Finalmente, si su empresa o institución desea dar el paso para integrar WhatsApp de forma profesional logrando así un mejor manejo de su gestión comercial y de atención al cliente, ¡Contáctenos ahora¡