Conozca las mejores prácticas en la Automatización de Procesos de Gestión con Flujos de Trabajo

En un mundo ideal, seríamos capaces de crear un flujo de trabajo automatizado para casi cualquier proceso o tarea y nunca preocuparnos por ello de nuevo. Sin embargo, en el mundo real, los flujos de trabajo pueden verse plagados de retrasos no deseados, contratiempos y cuellos de botella. Algunos problemas que surgen son a menudo inevitables, pero para todo lo que es evitable, hay mucho que puedes hacer para mantener tus flujos de trabajo automatizados funcionando como deberían. En este artículo, exploraremos algunas de las mejores prácticas en la Automatización de Procesos de Gestión con Flujos de Trabajo para evitar contratiempos innecesarios.

Tener un plan de flujo de trabajo escrito o visual

Como dijo una vez Benjamin Franklin, «Al no prepararte, te estás preparando para fallar». Incluso los flujos de trabajo aparentemente más simples son a menudo más complicados de lo que piensas, especialmente cuando hay múltiples pasos y aprobaciones involucradas. Por eso, cada flujo de trabajo necesita un mapa. El mapeo de flujos de trabajo es cómo mantienes un registro de tus flujos de trabajo para saber qué está funcionando, por qué está funcionando y qué hacer cuando las cosas «se rompen». Tus mapas de flujo de trabajo no tienen que ser complicados. Podrían empezar siendo tan simples como unas pocas notas adhesivas en una pared o un boceto en un cuaderno. Pero tener alguna forma de un mapa de flujo de trabajo finalizado escrito o dibujado puede mantener a ti y a tu equipo conscientes de cada paso en el proceso para que sepas qué esperar.

Planificar para fallos, retrasos y cuellos de botella

Una de las claves para una implementación exitosa del flujo de trabajo es planificar para que las cosas salgan mal. Parte del proceso de mapeo del flujo de trabajo será anticipar cualquier retraso o contratiempo en tu flujo de trabajo con anticipación. Deberías notar que, para casi cada paso, hay un plan para el fracaso: si algo es rechazado en lugar de aprobado, el siguiente paso en el proceso está claramente indicado. Desde el punto de vista del mapeo, tus flujos de trabajo deben incluir pasos para cosas como aprobaciones rechazadas, ediciones y flujos de trabajo vencidos (para cuando las cosas o las personas tardan demasiado y causa problemas). Más allá de eso, también es importante hacer notas sobre qué sucede cuando un flujo de trabajo falla en ser ejecutado correctamente. ¿Qué sucede cuando los retrasos en la fabricación afectan a los clientes? ¿Cuál es el plan si tu software se bloquea y pierdes archivos importantes? Siempre debes tener un plan de contingencia en lugar cuando se trata de tus flujos de trabajo.

Priorizar tus pasos de flujo de trabajo

Cada paso en tu flujo de trabajo es importante, pero no igualmente importante. Notarás que ciertos pasos son más «vitales» para el flujo de trabajo que otros. El primer paso es el más importante ya que inicia todo el flujo de trabajo, por ejemplo. Pero un segundo paso de aprobación solo es esencial para el flujo de trabajo si las cosas salen mal. Está ahí «por si acaso» (lo cual es bueno) pero si las cosas van bien puede ser ignorado. Eso lo hace algo menos importante en el esquema general de las cosas. Si algo sale mal, sin embargo, se convierte en una prioridad mucho mayor. Es importante entender cómo cada paso del flujo de trabajo impacta el flujo de trabajo en su conjunto, porque tus prioridades cambiarán cuando estés en modo de «arreglarlo». Los cuellos de botella cambian la dinámica de tu flujo de trabajo, por lo que necesitarás saber dónde «aplicar presión» cuando notes retrasos o contratiempos.

Asegurar que todos tienen lo que necesitan para completar las tareas

Cuando las cosas salen mal, puede ser fácil culpar a las personas que están asignadas a ciertos pasos del flujo de trabajo. Si un paso de aprobación se retrasa, por ejemplo, la persona responsable de aprobarlo podría recibir correos electrónicos al respecto hasta que el paso sea aprobado. Como las notificaciones y los recordatorios pueden ser automatizados, es fácil olvidar que las personas a veces también necesitan ayuda humana. Antes de saltar a conclusiones sobre por qué un cierto paso del flujo de trabajo no ha sido completado, es importante que la gerencia o el liderazgo hagan preguntas primero. ¿La persona responsable de este paso del flujo de trabajo tiene todo lo que necesita para completarlo? ¿Tienen acceso a las herramientas correctas? ¿Están recibiendo notificaciones? ¿Están conscientes del retraso? Cuando haces preguntas sobre tus cuellos de botella en el flujo de trabajo, es más probable que recibas una respuesta útil. Consulta con tus empleados cuando las cosas salgan mal antes de tomar decisiones.

Usar las Herramientas Correctas para la Automatización

Otra pregunta que debes hacer cuando experimentas cuellos de botella es esta: «¿Tenemos las herramientas correctas para solucionarlo?» En algunos casos, los flujos de trabajo se descomponen debido a una mala planificación, y en otros casos los retrasos y contratiempos ocurren porque no hay automatización en lugar para empezar. Si no estás automatizando partes esenciales de tu flujo de trabajo, es más fácil que las cosas salgan mal. Los pasos que no requieren aprobación humana deben ser automatizados. Las notificaciones y recordatorios para los pasos asignados a humanos también deberían caer en esa categoría. Si no estás seguro de qué procesos automatizar, mapea tus pasos de flujo de trabajo y busca soluciones de automatización de flujos de trabajo que tengan opciones disponibles para tus pasos más importantes.

Reevaluar Tus Procesos con una Auditoría de Flujo de Trabajo

Si todavía estás experimentando retrasos y cuellos de botella de manera regular, puede ser el momento de evaluar si tus flujos de trabajo están optimizados. Puedes hacer esto realizando una auditoría de flujo de trabajo. Las auditorías de flujo de trabajo deberían ocurrir regularmente (cada 6 meses como mínimo), pero si estás notando cualquiera de los siguientes, deberías realizar una auditoría inmediatamente:

• Cuellos de botella o retrasos notables a diario o semanalmente.
• Tareas simples como las aprobaciones abruman a tu equipo.
• Ha habido cambios significativos en los roles del equipo en los últimos 6 meses.
• Los procesos y flujos de trabajo han cambiado significativamente en los últimos 6 meses.
• Los objetivos y metas no se están cumpliendo a tiempo o según el plan.

Si estás experimentando contratiempos de manera regular, necesitarás asegurarte de que los retrasos son (o no son) el resultado de un flujo de trabajo mal planificado para que puedas tomar las medidas adecuadas para solucionarlo.

Observar la Gestión de Procesos de Tu Organización

A veces surgen problemas que en realidad tienen poco que ver con un flujo de trabajo específico y son más bien el resultado de una desorganización más profunda dentro de la organización en sí. Aquí es donde se vuelve importante no solo incorporar la planificación y el mapeo del flujo de trabajo en tus rutinas diarias, sino también implementar soluciones de gestión de procesos de negocio (BPM) en la organización en su conjunto. El BPM puede ayudar a mantener a la organización moviéndose en una dirección clara. Puede ayudar a establecer prioridades para la organización y planificar los fallos a un nivel superior. Cuando toda la organización está bien gestionada, los retrasos en uno o dos flujos de trabajo individuales se convierten en mucho menos problemáticos.

Conclusión

No siempre es posible planificar todo, y casi inevitablemente experimentarás contratiempos en algún momento. Por eso es importante mantener todo en perspectiva y planificar para lo peor. Tómate el tiempo para mapear tus flujos de trabajo para que sepas qué esperar y cómo se ve cuando las cosas no están funcionando según lo planeado. Asegúrate de asignar roles y entender cómo esos roles impactan tus flujos de trabajo. Cuando las cosas salgan mal, haz preguntas primero. Llega al fondo de las cosas antes de tomar decisiones. Y busca herramientas de automatización de flujos de trabajo que puedan eliminar parte de la carga de ti y de tu equipo primero. Con estas mejores prácticas, estarás bien equipado para manejar cualquier retraso o contratiempo que pueda surgir en tus flujos de trabajo automatizados.

Finalmente, si su empresa o institución requiere automatizar procesos de gestión con flujos de trabajo, ¡Contáctenos ahora!