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En muchas oportunidades hemos hablado con empresarios y/o ejecutivos de diversas empresas e instituciones, que se quejan de haber contratado a un proveedor que les incumplió su compromiso de suministrarles soluciones en Internet. Por ejemplo, diseño de una página web o diferentes sistemas.

Cuando analizamos por qué sucedió lo indicado, nos damos cuenta de que dicho suplidor no cumplía con los elementos mínimos que deben ser evaluados antes de escoger a un proveedor de soluciones de negocios en Internet. Con lo cual el fracaso desde el inicio estaba asegurado.

Elecciones Erradas

Hoy en día algunas empresas e instituciones escogen a un proveedor por factores tan sencillos como:

• “Era un muchacho que conocía alguien de la organización”
• “Nos visitaron y dijeron que sabían lo que nos estaban ofreciendo”
• “Sus precios nos parecieron muy económicos”
• “Nos mostró algo que nos pareció bonito”
• “Lo buscamos en Internet y le contactamos directamente, pero no evaluamos el tipo de empresa que lo respaldaba”.

La novedad de lo que representan las soluciones de negocios en la red Internet hace que muchas veces sean tomadas decisiones con ignorancia respecto a los factores que pueden ser la clave del éxito o el fracaso de dicha inversión para las empresas o instituciones, comenzando por la mala escogencia del proveedor adecuado.

Qué tomar en cuenta a la hora de contratar

Por todo esto, quisiera exponerles los factores que se deben tomar en cuenta cuando se va a contratar a un proveedor de soluciones en Internet para negocios:

Registro Legal y Dirección Fiscal

Cuando vaya a contratar un proveedor debe asegurarse de que él mismo tenga una empresa sólida que lo respalde. Esto comienza con el hecho de que dicha empresa debe estar registrada legalmente, con una razón social y una identificación fiscal (ej. Registro de Información Fiscal o RIF/NIT/EIN).

Que tenga una dirección física real, con oficinas y personal para atender a los clientes. Con números telefónicos tanto fijos como móviles, que tenga un horario de atención al cliente. La idea es que usted vaya a dicha oficina y se asegure de que la empresa realmente existe y tiene la infraestructura y los recursos para poder cumplir con los compromisos que tendrá cuando usted le contrate.

Desafortunadamente, conocemos casos en los cuales han sido contratados proveedores y no se han verificado estos elementos. Con lo cual, al momento del incumplimiento se descubre que sólo tenían números de teléfonos móviles que ya no atienden, que nunca quisieron reunirse en sus oficinas (simplemente porque no las tenían), que no cumplen con un horario de trabajo, ni un lugar donde puedan ser ubicados. Que la denominación de su empresa no era siempre la misma, ni estaba registrada, ni tenía NIT, y que por ende no hay forma de resolver el problema en el que se han metido.

Trayectoria y Equipo Humano

Usted debe verificar la trayectoria de dicha empresa, revisar el portafolio de clientes que han confiado en la misma anteriormente, verificar la existencia de dichos clientes y visitar sus sitios en Internet. Si es posible, pedir referencias de los servicios realizados y el nivel de satisfacción de los mismos.

El proveedor de soluciones en internet a escoger, debe ser una empresa con un equipo humano multidisciplinario que le asegure el adecuado crecimiento de su presencia en Internet en la medida en que la misma sea exitosa.

Para esto debe disponer de un equipo de Ventas que le atienda directamente, un equipo de Mercadeo y Contenidos que se asegure de que su presencia en la Internet va a lograr presentar su mensaje y contenidos en la forma más adecuada para su público objetivo.

Tambien es importante un equipo de Diseño Gráfico Web que le garantice la imagen visual idónea para su empresa o institución. Un equipo de Desarrollo de Software que le permita manejar funcionalidades que hagan de su sitio en Internet una verdadera herramienta de negocios. Un equipo de Administración que coordine lo necesario desde el punto de vista administrativo y Consultores con experiencia en el mundo de los negocios y en particular en el manejo de los mismos en Internet.

Portafolio de Servicios y Soluciones

Es fundamental revisar el portafolio de servicios o soluciones de negocios en Internet que dicho proveedor le puede suministrar. Usted podría empezar gateando en Internet, pero el proveedor que escoja debe permitirle caminar, correr y volar, cuando su empresa o institución esté preparada para hacerlo. Sin presentarle limitaciones mayores en este proceso.

Conocemos de muchos casos en los cuales ha sido contratado como proveedor de soluciones en internet una empresa de publicidad o una empresa muy pequeña que solo tiene la capacidad de hacer un sitio web publicitario.

Pero, al momento de requerir la integración de dicho sitio web con funcionalidades de negocios básicas (tales como los pagos en línea con conexiones a bancos o la integración con bases de datos locales de sistemas administrativos, entre otras.) no tienen la capacidad ni la metodología. O la estructura física y humana requeridas para lograr dichas funciones.

Con lo cual la mayoría de las veces es necesario eliminar lo que se hizo para empezar de nuevo con un proveedor que sí garantice este funcionamiento, perdiendo así la inversión anterior y el tiempo recorrido.

Infraestructura Tecnológica

Otro aspecto muy importante es que el proveedor de soluciones en internet a escoger debe disponer de sus propios servidores para el servicio de hosting y dominios (leer nuestros artículos previos), y garantizar una disponibilidad de funcionamiento en línea de no menos del 99%.

De no ser así, cuando el proveedor solo le suministra el diseño o la aplicación web pero es otro el que le suministra el servidor y los dominios. Cuando existe un problema en estos aspectos, empieza el denominado en buen criollo “peloteo”. Es decir, se le dice que el responsable es el tercero y el tercero dice que es el diseñador y así sucesivamente.

En general, hay factores que influyen para que una solución de negocios en internet funcione correctamente. Y dentro de ellos esta su compatibilidad con el hardware y software del servidor y las actualizaciones correspondientes, lo cual, al estar por separado pueden causar muchos dolores de cabeza.

Soporte Post-venta

El soporte post-venta es también un factor determinante en la escogencia del proveedor. Muchas veces el proveedor le suministra su sitio en la Internet y luego, cuando se requiere cualquier mantenimiento, actualización o cambio, no consigue al proveedor. O peor, no existen medios adecuados para que le provea este soporte.

En este sentido, el proveedor que escoja debe disponer de diversos medios de soporte tales como: un Centro de Soporte al Cliente En Línea (con un sistema de tickets de soporte donde usted exponga por escrito su necesidad y le envíen por email tanto su planteamiento como las respuestas al mismo).

También es importante una Base del Conocimiento (donde usted se auto-sirva las respuestas a las preguntas más comunes de dichos servicios), un Centro de Atención Telefónica para Emergencias (Call Center) e inclusive números de teléfonos móviles para emitir mensajes de texto para solicitar el soporte en casos de emergencia.

Finalmente…

Existen otros factores que, debido al tamaño de este artículo, no podemos enumerar completos, pero para culminar asegúrese de que el proveedor de soluciones en internet a escoger le suministre valores agregados a los servicios (documentación, manuales, videos, artículos de interés, audio-conferencias sobre los Negocios en la Internet, capacitación, libertada para que usted administre sus contenidos y funcionalidades, etc.).

Con todo esto usted podrá descansar con la tranquilidad de que ha puesto su proyecto en Internet en las manos de verdaderos profesionales. ¡Contáctenos!

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