Si algo hemos aprendido en años recientes es que la tecnología es altamente necesaria para hacer que una organización sea más competitiva. De eso hemos hablado anteriormente muchas veces, cuando nos hemos referido a los procesos de transformación digital. En ese sentido, los entornos digitales innovadores implican muchos procesos, uno de ellos es tener una Intranet en la nube. Hoy queremos hablarte de ese tema.
Hay una relación directa entre el desarrollo tecnológico de una organización y los grados de madurez y evolución que esta va adquiriendo. Nosotros, como equipo dentro de TecnoSoluciones, lo hemos vivido. A medida que vamos aplicando nuevas tecnologías, que hacen nuestro trabajo más competitivo, la madurez se deja ver en los resultados que obtenemos.
Entornos digitales innovadores
En este sentido, un entorno digital innovador es aquel que permite que los miembros de un equipo cuenten con las herramientas que necesitan para desarrollar su trabajo sin contratiempos. Eso va desde los equipos que utilizan, pasando por la tecnología digital y herramientas que tienen a su disposición; hasta el ambiente de trabajo, aunque estos no se desarrollen físicamente en el mismo lugar.
Una Intranet es una de esas herramientas para que los equipos logren superar los desafíos de un entorno de trabajo que cambia constante; que debe estar conectado y que obligatoriamente es ubicuo. Por eso las organizaciones deben fomentar entornos digitales innovadores, que les ayuden a conectar a sus empleados y a darles soporte efectivamente.
¿Qué es una Intranet en la nube?
Se trata de un sistema, una red de computadoras similar a Internet, pero para el uso exclusivo de una organización. Es decir, solamente los miembros de un mismo equipo de trabajo pueden tener acceso a ella. En el pasado las intranets se conectaban a través de cables, entre una computadora y la otra. Hoy en día, con la tecnología de las nubes, un usuario y una contraseña son más que suficientes para que la comunicación interna de un equipo sea totalmente fluida.
Pero la intranet no se queda solo en la comunicación entre los diferentes departamentos de una organización. También funciona para la comunicación externa, asociada a ciertos niveles y permisos. Por ejemplo, vendedores, clientes y proveedores que pueden acceder a sistemas de la organización para hacer que los procesos sean más efectivos.
¿Por qué mi empresa debe tener una Intranet en la nube?
No tenemos temor a afirmarlo, usar una red de Intranet te hará más competitivo en cualquier entorno en el que te desenvuelvas. Además, hay que tomar en cuenta que estos entornos pueden ser desarrollados de acuerdo a la complejidad o simplicidad que requiera cada empresa en particular.
Ventajas de implementar una Intranet en la nube
- Manejo centralizado de la información en la nube, con herramientas de control de acceso y seguridad que permiten el control de los datos.
- Gestión de recursos internos, manejo de archivos, documentos, artículos de interés, contenidos multimedios, procesos de gestión y otras herramientas.
- Permite introducir en la organización un entorno de trabajo interactivo, cercano y personalizado.
- Significativo ahorro de tiempo y costos ya que aporta rapidez y eficiencia en la comunicación y en el manejo estratégico de la información.
- Mejora notable la imagen de la organización de cara a sus miembros, ya que muchos aspectos administrativos quedan expuestos y muestran una mayor transparencia.
- Funciona como una plataforma de formación de los empleados y miembros de la organización. Así mismo, brinda la posibilidad de aportar una notable mejora en la productividad.
- Minimiza la importancia de los límites de horarios, tiempos y espacios, permitiendo a sus integrantes poder acceder a la información que necesitan, desde donde lo requieran.
Áreas de aplicación de una Intranet
- Comunicación: Chats en vivo, mensajería instantánea, video llamadas y un sin fin de herramientas a través de las cuales los miembros de una organización pueden mantenerse comunicados al 100%.
- Gerencia de Proyectos: Planificación y control de los proyectos internos o de clientes, en forma centralizada, aplicando las técnicas más avanzadas de gestión colaborativa y ágil para el éxito del trabajo en equipo.
- Recursos Humanos: El empleado puede acceder a reportar o consultar horas de trabajo, beneficios, vacaciones, tiempos cumplidos, tareas, etc.
- Gestión de Documentos: Los miembros del equipo pueden guardar, consultar, editar y descargar documentos sin estar en el mismo espacio físico. Incluso pueden modificarlos de forma compartida.
- Soporte técnico: Posibilidad de emitir tiques de soporte técnico para que los integrantes de la organización sean atendidos según los niveles de urgencia requerida.
- Socialización: Importante… un espacio para que los miembros de la organización puedan conocerse, interactuar y compartir experiencias diferentes a los espacios de trabajo. En otras palabras, una red social interna.
- Capacitación e Información: Aulas virtuales para que los integrantes de la organización se mantengan en constante capacitación. Además de un espacio para la curación de artículos en la que la información de actualidad sea el foco de interés. Acceso a manuales técnicos y normas de procedimientos.
- Herramientas y Recursos Integrados: Acceso a diferentes plataformas y recursos comunes para el desempeño de los miembros del equipo, de manera integrada, que harán que el trabajo de los participantes sea más accesible.
Necesitas una plataforma
En resumen, hay un punto que es sumamente importante para que los resultados en la implementación de una intranet sean realmente positivos para un equipo. Es necesario que el desarrollo de la plataforma se realice sobre la base de objetivos específicos, cónsonos y de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
Una Intranet, como lo hemos comentado anteriormente, correctamente implementada, aporta a las organizaciones una importante ayuda, en relación a los procesos internos. Estos sistemas producen una mayor eficiencia que la que pueden permitir alcanzar otros métodos que son descentralizados.
Te invitamos a que analices cómo una plataforma de Intranet puede ser beneficiosa para tu empresa u organización. Y si deseas saber más puedes consultar con alguno de nuestros expertos, contactarnos al WhatsApp o visita nuestra web en su división TecnoIntranet. ¡Nos leemos pronto!
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