Gestionar documentos en línea… uno de los grandes dolores de cabeza de las organizaciones de hoy. ¡Deja de sufrir! Es hora de tener toda la documentación a la mano… de forma segura y en línea.
Los preceptos de esta disciplina están basados en lo que se conoce como Gerencia del Conocimiento (del inglés Knowledge Management). Dichos conceptos, cuando son aplicados en las organizaciones, buscan lograr la transmisión del conocimiento, así como la experiencia existente entre sus miembros, a otros integrantes de la organización.
Para ponerlo en palabras sencillas, es como generar la memoria histórica de una organización, a través de la documentación de sus procesos. Así cuando nuevos miembros lleguen al equipo, el conocimiento y la experiencia previa estará documentada.
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¡Tus documentos en línea y seguros!
La gestión de documentos en línea es una disciplina que ofrece una forma simple y segura de crear la colaboración y el intercambio de conocimiento entre las personas de una organización, aunque estén en diferentes lugares. El sistema permite que los compañeros, aunque trabajen desde lugares remotos, puedan acceder y compartir informaciones en un mismo lugar.
Esta disciplina tiene múltiples ventajas. En primer lugar, se constituye como un repositorio de información acerca de la organización. También reduce la necesidad de estar en la oficina para responder a ciertas peticiones y permite la consulta de proyectos desde lugares lejanos.
Los sistemas de este tipo son de carácter especializado pues poseen unas características particulares, que siempre van a depender de las necesidades que tenga cada cliente. En líneas generales estos sistemas otorgan permisos de acceso por niveles para la lectura, escritura, edición, descarga y carga de documentos.
Qué contiene un sistema de gestión de documentos en línea
- Administrador de archivos en línea: programa informático que proporciona una interfaz de usuario para administrar archivos y documentos.
- Permisos por nivel: sistema que permite dar acceso a los usuarios dependiendo del nivel que tengan dentro de la organización. Por ejemplo: permisos para acceder; permisos para agregar, editar o consultar documentos, y permisos para la descarga de documentos.
- Control de versiones: sistema de control de las versiones de los documentos en línea. Puedes mantener toda la documentación de la empresa, con acceso a nivel mundial a través de Internet, sin el temor de que estos sean modificados sin autorización.
- Escalación de Aprobaciones: parte del sistema de gestión de documentos con el que es posible escalar la aprobación de documentos en los casos que se requiera.
En TecnoSoluciones y gracias a nuestra tecnología, proveemos las herramientas que apoyan la gerencia del conocimiento en las empresas, funcionando como un repositorio de documentos a través de nuestra división: TecnoDocuments. Si quieres saber más de este tema, o deseas contactarnos para obtener información acerca de las características que podemos ofrecerte, puedes contactarnos haciendo clic aquí.
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