¿Ya gestionas tus documentos en línea?

Estamos en un momento en el que se ha vuelto necesario, y casi indispensable, la implementación de estrategias que permitan visualizar las organizaciones en la internet y migrar todos sus recursos allí, para lograr la máxima eficiencia posible. Pero, ¿ya has tenido en cuenta la gestión de documentos en línea?

Empezaremos por explicarte en qué consiste.

La gestión de documentos en línea basado en los principios de Gerencia de Documentos (del inglés Knowledge Management), consiste en transferir la experiencia y el conocimiento de los miembros de la organización, de manera que pueda ser utilizado como un recurso importante por todos. Es una forma de crear una biblioteca educativa en línea y de transferencia intelectual dentro de la misma organización; interesante, ¿verdad?

Ahora estarás pensando, ¿cómo beneficia esto a mi organización? Pues bien, tener un gran inventario para organizar por categoría documentos de aprendizaje, donde puedas administrar los niveles de acceso por persona, te permitirá tener una gerencia del conocimiento dentro de tu organización efectiva y de alta calidad. Serán muchos los recursos que podrás ahorrar en capacitación de nuevos colaboradores, pues por medio de una correcta gestión de documentos en línea, transferir el conocimiento será muy sencillo.

Por otro lado, gerenciar el conocimiento dentro de tu organización online, te permitirá almacenar todo tipo de documentos en internet y tener control de versiones de tus documentos. Imagínate que, por ejemplo, tu empresa adelanta procesos de automatización industrial que requiere de unas normas y procedimientos técnicos muy estrictos, y esas normas se actualizan cada vez que los entes reguladores lo indican. No puedes seguir actualizando estas normas en hojitas que imprimes cada vez que hay un cambio; primero, porque tendrías un gasto considerable en papel y tinta; segundo, porque no es práctico. Es mucho más sencillo actualizar este documento en tu biblioteca online, y compartir el acceso con las personas involucradas, que, a su vez, podrán ingresar desde el lugar y hora que elijan. 

Contar con una biblioteca para la gestión de documentos en línea, te será muy útil en situaciones como la que vivimos con la actual pandemia a causa del coronavirus, pues tendrás una gran oportunidad de volcar los esfuerzos hacia un área de producción estratégica, por ejemplo. ¿Cómo? Capacitando a los miembros de tu organización de una manera muy sencilla, incluso desde sus casas a través de la biblioteca de documentos online de tu organización. Es tener toda la base del conocimiento de tu organización, y todos los documentos útiles y necesarios ordenados y clasificados en un solo lugar, y al que puedes acceder desde cualquier sitio.

Lo ideal, es que esta biblioteca funcione en dos sentidos, es decir, que los miembros de tu organización con su experiencia, puedan generar ese conocimiento para que sirva a otros. De esta manera, tendrás un gran entorno intelectual en línea surtido por muchos cerebros, y que quedará como insumo a través del tiempo, y a través de los cambios del personal. Definitivamente, un sistema de gestión de documentos en línea, aportará muchísimo a la eficiencia de tu organización.

Conoce más de todos los beneficios que puede traerte un sistema de gestión documental aquí, y no dudes en contactarnos para que implementes esta biblioteca en tu organización. En esta época de crisis, cada segundo es valioso. Escríbenos a nuestro WhatsApp.

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