Cuando una empresa decide incursionar en el uso de las plataformas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM), requiere aplicar un conjunto de reglas para la automatización de parte de sus procesos de ventas.
Uno de los usos típicos de la Automatización de Procesos de Ventas con CRM, es hacer el cálculo de la probabilidad de éxito de las oportunidades. Con base en un conjunto de factores propios de cada tipo de negocio o industria.
La probabilidad de éxito debe calcularse en forma homologada. Y no dejarse a libre albedrío de los vendedores. Porque de hacerlo siempre tendrían criterios subjetivos dispares.
Tabla de Contenido
Por qué usar un CRM
Una de las razones más importantes para usar un CRM es poder pronosticar las ventas con base en la metodología de Forecast de Ventas. Para ello, es fundamental calcular los montos ponderados de los ingresos futuros, a partir de multiplicar el monto real estimado por la probabilidad de éxito.
La suma de todos los montos ponderados por cada mes estimado de cierre, permite proyectar el flujo de ingresos potencial.
Pues bien, normalmente en el manejo de las oportunidades de ventas se evalúan diversos aspectos de interés como la Fase de Ventas (Pipeline), el tipo de propuesta (En firme o presupuestal), el nivel de la relación/influencia con el cliente, y muchos otros factores.
Cada industria o tipo de negocio tiene factores distintos a evaluar.
El tema está en que, para llegar a establecer el porcentaje de probabilidad de éxito y homologarlo, básicamente combinamos los factores más importantes. Así determinamos el porcentaje como una proporción de su nivel de influencia en dicho éxito.
Es decir, la combinación de los mejores valores de los factores evaluados nos dará el mayor porcentaje de éxito. Mientras que la combinación de los peores valores de dichos factores dará el menor porcentaje.
De antemano, una oportunidad cerrada perdida o anulada tendrá un porcentaje de cero. Mientras que una ganada tendrá cien por ciento.
Para llegar a establecer los porcentajes, lo que se hace es implantar flujos de trabajo que se ejecutan con base en las condiciones de los factores evaluados.
Para cada valor del porcentaje (ej. 10%, 20%, 30%, etc) se ejecuta un flujo de trabajo distinto. Porque su combinación de factores es única. Así, cada flujo de trabajo es excluyente por lo que solo deberá ejecutarse uno con la combinación de factores puntual existente.
Por cada flujo de trabajo que se ejecuta (porque sus condicionales se cumplen), es posible actualizar no solo el porcentaje de probabilidad, sino cualquier otra variable o campo de la oportunidad, incluyendo el cálculo de campos basados en ecuaciones matemáticas.
A su vez, se pueden disparar otras acciones como el envío de correos electrónicos conformados por contenidos basados en los campos y sus valores dinámicos. Esto se utiliza mucho para procesos de escalación y/o aprobación de procesos comerciales.
También es posible en la Automatización de Procesos de Ventas, funcionalidades especiales como por ejemplo enviar datos desde el CRM hacia otras plataformas (Ej. ERP, Email Marketing, etc).
En general, el uso de flujos de trabajo para automatizar procesos comerciales representa una forma de inteligencia artificial que nos ayuda a calcular y/o actualizar valores, así como escalar y/o resaltar situaciones de interés para mejorar la eficiencia de la labor comercial.
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