TecnoSoluciones.com-20-años-premisas

¿Por qué se creó TecnoSoluciones.com hace 20 años y cuáles fueron nuestras premisas?

Recientemente cumplimos 20 años de haber creado a TecnoSoluciones.com y en este artículo quisiéramos contarles por qué se creó TecnoSoluciones.com y cuáles fueron nuestras premisas para hacerlo.

En el año 2002, luego de haber trabajado por más de 16 años en diversas empresas nacionales e internacionales, un matrimonio de ingenieros (ella Ingeniero Civil y él Ingeniero Electrónico), quienes habían recientemente culminado sus estudios de maestría en administración de empresas, decidieron saltar en benji (bungee) desde sus empleos seguros y estables para asumir el riesgo de crear una nueva empresa que les permitiera ayudar a las micro, pequeñas y medianas empresas en su presencia de negocios en internet en forma competitiva y eficiente.

Para aquel entonces, solo las corporaciones y empresas más grandes tenían el personal técnico y la infraestructura con la tecnología necesarias para lograr utilizar la Internet como medio de comunicación de sus productos y/o servicios en la mejor forma posible, mientras que las empresas y/o instituciones más pequeñas no solo no los tenían, sino que además no dominaban los conceptos, estrategias, metodologías y tecnologías necesarias para tal fin.

Para estos dos ingenieros, luego de haber usado Internet en sus trabajos y sus estudios superiores, quedaba muy claro que la red Internet era “el mayor invento del siglo XX”, porque permitía que la información se democratizara y llegara a todas las personas en el mundo con acceso a la red, de forma instantánea y abierta, para que luego pudiesen convertirla en conocimiento y experiencia, al estudiar y aplicar todo lo aprendido.

Antes de la apertura de la Internet a todos, el acceso a la información más actualizada en todas las áreas del conocimiento se limitaba a sus centros de creación, como las universidades, los laboratorios o las empresas corporativas, y a aquellos libros publicados, que, en el caso de ser traducidos, llegaban con hasta 3 años de atraso respecto a su publicación en el idioma original, lo cual era particularmente tarde para las áreas relacionadas con la ciencia y la tecnología, entre otras.

En virtud de todas las bondades que proveía la internet, los fundadores de TecnoSoluciones.com vieron la oportunidad de ayudar a las empresas que necesitaban competir a nivel nacional e internacional, en condiciones en las cuales pudieran ser percibidas de igual a igual con las más grandes, exponiendo sus productos, servicios, trayectoria y toda la información posible a todos, las 24 horas del día, los 365 días del año y sin límites geográficos.

Ahora bien, al decidir crear una empresa proveedora de tecnologías en internet había que definir múltiples premisas que permitieran establecer la marca, su modelo de negocios y su visión de cómo podría lograrse dicho propósito. Es por ello por lo que se definieron las premisas sobre las cuales se fundamentarían sus productos y servicios, que citamos a continuación:

Proveedor de Servicios de Aplicaciones:

Antes de que el software se suministrara funcionalmente en internet, lo normal era adquirir el software en CD’s o DVD’s, sin embargo, debido a muchos factores, las empresas fabricantes de software decidieron llevar su modelo de negocios hacia el suministro del software funcional directamente a través de internet, creando el concepto de Proveedor de Servicios de Aplicaciones o ASP por sus siglas en inglés. TecnoSoluciones.com nació bajo ese concepto, proveer plataformas digitales en internet sin tener que instalar un software particular en los computadores de los clientes y/o usuarios. Luego este modelo se conoció como Software como Servicios o SaaS por sus siglas en inglés, y más recientemente se la ha denominado “Computación en la Nube”, sin embargo, hace 20 años no se hablaba de la “nube” sino simplemente de Internet.

Modelo de la Cola del Cometa:

Alguna vez leímos que la relación entre las corporaciones y las MiPyMEs es parecida a la forma de un cometa en la cual, la cabeza del cometa brilla más que la cola porque su materia está más concentrada, sin embargo, el cometa en la medida que avanza deja una gran estela de materia muy difuminada que, aunque es menos brillante, puede llegar a ser el 80% del material total del cometa. Es decir, la cabeza, aunque más brillante, solo representa el 20% mientras que la gran cola difuminada es el 80%. Esto, comparado con la economía, nos dice que las empresas corporativas y las empresas más grandes solo representan a lo sumo el 5% de las empresas de un país, mientras que el otro 95% de las empresas son MiPyMEs. En función de eso, TecnoSoluciones.com fue creada para focalizarse en la gran cola del cometa, es decir, en las MiPyMEs.

Cabeza de Ratón o Cola de León:

Los fundadores de TecnoSoluciones.com veníamos de trabajar en corporaciones internacionales que realizaban grandes proyectos de ingeniería con base tecnológica industrial, y de dicha experiencia pudimos entender que las corporaciones solo contrataban externamente aquello que por alguna razón no tenían dentro de su infraestructura o equipo humano, invitando a otras empresas a ofertarles su mejor opción, siempre bajo las reglas impuestas a nivel corporativo, y adicionalmente, una vez aprendido lo necesario, desechaban a los proveedores más pequeños. Aquellos proveedores que se adaptaban solo a pocos clientes corporativos corrían el riesgo de que, al cambiar las reglas o las personas contacto de las corporaciones, se quedaban sin esos pocos clientes corporativos, teniendo que cerrar porque su modelo era excesivamente dependiente de dichos clientes. En ese sentido, es mejor ser un proveedor de muchos pequeños pedidos de micro, pequeñas y medianas empresas a las cuales se les pueda suministrar las tecnologías de acuerdo al modelo de negocios más adecuado para la empresa, que proveer grandes pedidos a pocas empresas corporativas.

Modelo de Negocios por Suscripción:

Una vez establecido que estaríamos enfocados en las MiPyMEs por las razones expuestas, lo siguiente era definir el modelo de negocios que podría ser enfocado a proyectos o a suscripciones.

Al haber trabajado por muchos años en proyectos de ingeniería sabíamos que los proyectos oscilan en  torno al estado de las economías de los sectores de clientes atendidos, por lo que en ciertos períodos con economías en auge, los proyectos crecen y se obtienen excelentes pedidos, mientras que en las etapas de las economías restringidas, los proyectos son minimizados, por lo que una empresa proveedora de proyectos que esté sobre dimensionada para dichos ciclos negativos de la sinusoide, se ve en la obligación de disminuir su personal trayendo esto consecuencias adicionales.

El modelo de negocios de suscripción es mucho más sano en virtud de que se logra el concepto de “cash cow”, es decir, se ordeña la vaca todos los períodos de suscripción, en pocos montos que pagan muchos suscriptores.

Un modelo combinado también es posible si se tiene el cuidado suficiente para no caer en las trampas de los grandes proyectos. Esto es, mantener el concepto de suscripción para el negocio del día a día (“on going business”), que paga la nómina y los gastos recurrentes, y aceptar proyectos en casos extraordinarios que tengan un riesgo bajo o muy controlado, en los ciclos positivos de la economía.

Plataformas Modulares, Escalables e Integrables:

El concepto desde el inicio para TecnoSoluciones.com ha sido crear líneas de negocios verticales (ej. Portales, Comercio Electrónico, Marketing Digital, Gestión de Clientes, Sistemas de Gestión, entre otros) ofreciendo diversas plataformas en cada línea de negocios, conformadas por múltiples módulos básicos y módulos avanzados adicionales, que pudieran ser integrados entre ellos para generar una estrategia de 360 grados. Esto implica que las plataformas, módulos y servicios de TecnoSoluciones.com se proveen bajo el concepto de “legos” que el cliente arma a su propia conveniencia y su propio ritmo evolutivo, dándole así la libertad de crecer en función de sus circunstancias.

Comunidad de Software con Código Fuente Abierto:

Al estar enfocados en las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPyMEs), debíamos buscar la mejor relación precio-valor para nuestros clientes, sin pago de licencias por usuario sino por el uso de cada plataforma, que garantizara además un adecuado avance tecnológico y soporte a nivel global. Esto se logró gracias a la comunidad de software de código fuente abierto (open-source) que para entonces ya había crecido lo suficiente para garantizar estos aspectos. Lo que debíamos hacer era estudiar los principales proyectos de software a nivel mundial y establecer un mapa del camino a seguir para coparticipar en los mismos y crear nuestros propios paquetes de servicios de valor agregado sobre dichos núcleos, para adaptarlos a los requerimientos del mercado de las MiPyMEs en Latinoamérica.

Uso de Tecnologías Eficientes y Compartidas:

Hace 20 años las tecnologías para servidores en internet dominantes se basaban en tres grandes caminos:

  • Unix + Java + Oracle
  • Windows + IIS + .Net + SQL Server
  • Linux + Apache + MySQL + PHP

Básicamente lo citado es la combinación de un sistema operativo para servidores, un servidor web, un lenguaje de programación para internet y un motor de bases de datos.

En nuestro proceso de investigación, tomando en cuenta las premisas antes citadas, observamos que el camino de Unix junto con el lenguaje Java exigía una base de hardware demasiado costosa e ineficiente para el enfoque hacia las MiPyMEs, mientras que el camino con base en Windows requería el pago de licencias que terminaban siendo muy costosas haciendo las soluciones poco competitivas para las MiPyMEs.

Por esas razones, en TecnoSoluciones.com desde el inicio hemos utilizado la base tecnológica denominada LAMP (Linux, Apache, MySQL y PHP) que representa la mejor opción precio-valor para ambientes de hosting compartido para MiPyMEs, en virtud de que ha sido la más utilizada a nivel global por la comunidad de código fuente abierto por su practicidad y curva de aprendizaje.

Como se puede observar en la siguiente imagen, de acuerdo con la W3Tech, PHP es el lenguaje de programación utilizado en más del 75% de los sitios web del planeta:

porcentaje-sitios-web-lenguajes

Como nota al margen comentamos que para algunas de nuestras plataformas de sistemas de gestión actuales utilizamos ambientes complementarios al LAMP tales como Node.Js con JavaScript o TypeScript, entre otros.

Planes de Hosting Compartidos, Virtuales o Dedicados:

En principio, para las plataformas más sencillas, en TecnoSoluciones.com decidimos hacer uso del sistema de gestión de hosting compartido basado en cPanel/WHM que se convirtió con el tiempo en el líder absoluto en su segmento y que nos permite vender planes de hosting pequeños y económicos enfocados a las MiPyMEs, mientras que, para casos más avanzados proveemos a los clientes servidores virtuales privados (VPS) o servidores dedicados, que pueden estar integrados a las principales nubes de servidores en internet según cada caso.

Uso de Centros de Datos de Clase Mundial:

Una de las grandes ventajas de la Internet es que la infraestructura tecnológica puede estar ubicada en cualquier lugar del mundo, por lo que, luego de estudiar diversos centros de datos a nivel global, decidimos establecernos al inicio en el estado de California y luego en Atlanta, USA, en un centro de datos de clase mundial con todas las especificaciones técnicas y de seguridad requeridas.

Finalmente, estas son las premisas por las cuales creamos TecnoSoluciones.com hace ya más de 20 años y que siguen siendo válidas hoy en día como pilares fundamentales de nuestras plataformas.

Si te ha parecido interesante este artículo, déjanos tu comentarios y preguntas al respecto. Éxito …

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¿Qué es la Transformación Digital y qué se requiere para lograrla?

Visión general

La Transformación Digital se refiere a la necesidad de adecuar el ADN de las empresas e instituciones, para que sus procesos de gestión sean manejados con la cultura digital, abarcando tanto los aspectos conceptuales como estratégicos, metodológicos y tecnológicos, de tal manera que la organización sea más ágil, productiva y eficiente, adaptándose a los cambios que exige la evolución humana en estos tiempos.

En TecnoSoluciones.com nos gusta decir que cambiamos la sangre que mueve a las organizaciones para que tengan tres tipos de glóbulos:

Transformación DigitalGlóbulos Blancos + Glóbulos Rojos + Glóbulos Digitales

Esto significa que la Transformación Digital está dirigida a:

  • Personas
  • Procesos
  • Productos

Todo esto apoyado en los cambios culturales y tecnológicos requeridos para dicha trasformación.

Para lograr la Transformación Digital de las organizaciones es necesario trabajar en 4 fases:

  • Fase de Diagnóstico
  • Fase de Definiciones
  • Fase de Implantación
  • Fase de Seguimiento y Evolución

En cada fase se aplican diversas metodologías que permiten llevar a cabo la Transformación Digital de una manera idónea.

Fase de Diagnóstico de la Transformación Digital:

En esta fase debe realizarse el análisis de la situación actual, entender los objetivos estratégicos de la compañía, sus fundaciones, qué provee, a quién, cómo lo hace, cuáles son sus dolores actuales (necesidades, deseos), cuál es su capacidad de cambio (elasticidad), cuál es la madurez de la compañía en términos generales y digitales, qué capacidad de innovación tiene actualmente, cómo atiende y entiende a sus clientes y usuarios, cómo comunica su propósito, qué la afecta interna y externamente, cuáles son sus realidades y circunstancias, cuáles son sus desafíos, qué es lo importante y qué es lo urgente, cuál es su modelo de negocios actual, entre otros aspectos.

Fase de Definiciones de la Transformación Digital:

En esta fase debe realizarse el plan estratégico de acción, definiendo los objetivos de acuerdo con sus prioridades, aplicando la matriz de Impacto vs Facilidad para el logro, y redefiniendo lo necesario para adecuar su modelo de negocios a una realidad más digital para el beneficio tanto de los clientes como de los propios miembros de la organización. Esto debe incluir además la definición del plan de capacitación requerido para lograr el cambio cultural.

Fase de Implantación de la Transformación Digital:

En esta fase debe llevarse el plan estratégico a la Planificación del Proyecto, aplicando las metodologías de gerencia de proyectos de acuerdo con la capacidad evolutiva y capacidad de acción de la organización. En este plan deben fijarse cada una de las tareas o actividades que permitan ejecutar las tácticas que llevarán a feliz término las estrategias establecidas. Se deben asignar los responsables, estimar el esfuerzo necesario, la duración de las actividades, los hitos de cumplimiento y los indicadores a medir para verificar el mejoramiento. A su vez, debe ejecutarse este plan de acuerdo con todo lo pautado.

Fase de Seguimiento y Evolución de la Transformación Digital:

En esta fase debe realizarse el monitoreo de los diversos indicadores de gestión que permitirán conocer el estado del avance de la transformación digital, así como de las mejoras obtenidas respecto a la situación inicial antes de implantar dicha transformación.

Una vez que hemos entendido estos fundamentos, hablemos un poco más de la consultoría de diagnóstico inicial.

Consultoría de Diagnóstico Inicial para la Transformación Digital

Esta Consultoría de Diagnóstico Inicial para la Transformación Digital se realiza a través de una serie de reuniones donde se aplican metodologías orientadas a implantar estrategias de negocios con transformación digital, enfocadas en Los 4 Ejes de la Transformación Digital:

Es muy importante en primera instancia definir las estrategias que se deben implantar para lograr los objetivos de negocio. Adicionalmente, no es posible hablar de Estrategias Digitales sin antes tener claros algunos conceptos fundamentales.

En principio se debe hacer un análisis de diversos aspectos que permitan establecer un Plan Estratégico para la Transformación Digital, para lo que utilizamos la metodología SOSTAC:

SOSTAC

  • Análisis de la Situación Actual – ¿Adónde estamos ahora?
  • Definición de los Objetivos – ¿Adónde queremos estar?
  • Diseño de las Estrategias – ¿Cómo Llegaremos allí?
  • Establecimiento de las Tácticas – ¿Cómo lo lograremos exactamente?
  • Definición de las Acciones – ¿Quién hace qué y cuándo?
  • Manejo del Control – ¿Cómo monitorearemos los resultados?

A su vez, se debe estudiar cómo se garantizará el éxito comercial con base en el modelo que definimos como el Ciclo del Cliente en la Transformación Digital, que está conformado por las etapas de:

ciclo-cliente-onlineLo que se busca es que su organización pueda combinar procesos tradicionales con nuevas metodologías y tecnologías digitales, tal que se logre mejorar la captación, conversión, fidelización y escalación de sus prospectos, clientes potenciales y clientes reales.

Lo anterior se logrará a través del Diagnóstico, Generación, Implantación, Medición y Optimización de una Estrategia personalizada a su realidad actual y su capacidad evolutiva, en la cual un Consultor Experto de TecnoSoluciones.com les llevará de la mano en el proceso de definición, adecuación y acompañamiento en el uso de estas nuevas metodologías y tecnologías.

Este proceso inicial requiere de la conceptualización de su Modelo de Negocios, para lo cual, trabajando en conjunto con su equipo, definiremos los siguientes aspectos fundamentales haciendo uso de la metodología CANVAS:

canvas

Comenzaremos por identificar cuál es su Propuesta de Valor Única. Esto determina cuál es la oferta, qué necesidad satisface y cuál es el beneficio especial que obtienen sus clientes prefiriéndoles por sobre los demás. Se debe determinar cuál es su Propuesta de Valor hacia el mercado que atiende y/o quiere atender, para aprovechar la oportunidad que considera que existe y por la cual desea tener una presencia más eficiente y productiva.

Adicionalmente, en esta fase se deben identificar cuáles son sus Productos/Servicios Estrella con base a la rentabilidad y/o aportación al crecimiento de la marca, para los cuales se definirán las prioridades en la Estrategia Digital.

En segundo lugar, analizaremos en equipo cuál es su Público o Mercado Objetivo, atendido actualmente y/o que se desea captar, considerando los clientes a los cuales van dirigidos sus productos o servicios y sus necesidades, la competencia existente y los factores externos que pueden influir en su atención. Para esto además es muy importante definir la Segmentación de su mercado (Ej. Masas vs. Nichos, Preferencias, Comportamientos), y los perfiles de sus Compradores Ideales por cada segmento.

En esta fase debemos identificar cuáles son las Oportunidades de negocios que ustedes han observado y que desean atender con su Propuesta de Valor apalancada con la Estrategia Digital, así como analizar su potencial rentabilidad. Para poder atender estas Oportunidades es necesario también identificar sus Fortalezas actuales, las Debilidades que deben solventarse, así como las Amenazas de las cuales debemos alejarnos.

En tercer lugar, en esta asesoría debemos entender y analizar los Canales para alcanzar a su Público Objetivo, determinando cómo hacen llegar el producto o servicio a sus clientes, cómo se comunican con ellos, qué tipo de atención les proveen (Ej. Internet, personalizada, telefónica, postventa) y cómo manejan las fases de Información/Concienciación, Evaluación, Compra, Entrega y Postventa.

Dentro de estos canales es muy importante entender cuál es el uso actual que le dan a Internet como medio para su estrategia de negocios, por lo que se revisarán todos los elementos que manejan actualmente en línea y cómo los mismos aportan a su Propuesta de Valor.

En cuarto lugar, nos concentraremos en entender y analizar cómo manejan las Relaciones con los Clientes, determinando cómo atraen nuevos clientes, qué propuestas realizan para que se mantengan fieles a su organización y cómo potencian sus ventas.

Luego de haber definido todo lo anterior, se realizará un análisis para determinar cuáles serán las Actividades Clave requeridas para llevar a la práctica la Propuesta de Valor en el día a día de la empresa.

A su vez, se revisarán y/o definirán los Recursos Clave necesarios para poder ejecutar las actividades, así como las Alianzas Estratégicas o Claves con terceros que permitirán implantar el modelo de negocios de la forma correcta.

De todo lo anterior, nuestro Consultor Experto en Transformación Digital va a crear un documento con el Informe Diagnóstico de la Situación Actual y Recomendaciones a seguir. Este documento será presentado para finalizar esta primera Consultoría en una reunión en la que deben participar los Líderes de la Organización.

Este documento conformará las premisas por las cuales se creará posteriormente la Estrategia Digital, que conformará el Marco de Acción, así como la definición de las Plataformas Tecnológicas, Metodologías y Capacitaciones requeridas para el éxito de su organización apoyado en lo digital, lo cual aún no está incluido inicialmente ya que para ello se requiere haber creado el Informe Diagnóstico, por lo que constituye una segunda etapa.

Para esta Consultoría se estima inicialmente un paquete de horas conformado por múltiples sesiones, más las horas para la creación del Informe Diagnóstico, por parte del consultor asignado, a ser ejecutadas a través de reuniones por Video Conferencias En Línea, haciendo uso de nuestra plataforma TecnoMeetings, con el valor agregado adicional de proveerles el acceso a las grabaciones de las sesiones y descarga de los videos de estas, con la finalidad de que puedan utilizar dichos recursos para su documentación interna, así como para poder compartirlos con otros miembros de la organización cuando así lo determinen.

Las sesiones son realizadas con un horario a definir por las partes (preferiblemente en las mañanas). Estas horas podrían variar en función de los requerimientos posteriores que pueda tener el cliente.

Acompañamiento Gerencial Mensual para la Transformación Digital

Debido a los constantes y acelerados cambios en las tecnologías digitales, y por el hecho de que un proceso de Transformación Digital involucra un cambio en la cultura de las personas que integran la organización, así como una implantación paso a paso de las estrategias y metodologías a aplicar en este proceso, recomendamos adquirir un Acompañamiento Gerencial Mensual para la Transformación Digital.

Este acompañamiento se contrata con base en una cantidad de horas de trabajo mensual de nuestro Consultor Experto que incluyen como actividades típicas a realizar, los siguientes aspectos:

  • Reuniones de Análisis Estratégico para la Transformación Digital.
  • Reuniones de Análisis Operativo para la Transformación Digital.
  • Actividades de Investigación sobre Nuevas Tecnologías asociadas a su organización con el informe ejecutivo correspondiente.
  • Reuniones de Coaching y/o Capacitación al equipo directivo para su nivelación o actualización en cuanto a los conceptos, estrategias, metodologías y/o tecnologías asociadas a la Transformación Digital.
  • Participación en la toma de decisiones relacionadas con las tecnologías digitales tanto en aspectos técnicos como comerciales y gerenciales, presentando la justificación y/o análisis correspondiente que sean requeridos.
  • Auditorías Técnicas, Operativas y/o Estratégicas de las Operaciones de la organización que pudieran tener relación con los procesos en los cuales se aplicará la Transformación Digital.
  • Capacitación al personal de las diversas áreas sobre la implantación de las estrategias, metodologías y/o tecnologías a aplicar en el proceso de Transformación Digital.
  • Asesoría y acompañamiento uno a uno con los gerentes y/o directivos para asegurar su evolución como líderes en los aspectos relacionados en la Transformación Digital.
  • Acompañamiento en reuniones relacionadas con proveedores de tecnologías digitales nacionales e internacionales (inglés y español) para asistir en lo que sea requerido.
  • Cualquier otra actividad que pudiera complementar las aquí listadas para garantizar el éxito de la organización en su proceso evolutivo hacia la Transformación Digital.

Para este acompañamiento inicialmente se estima un paquete de horas mensuales de nuestro Consultor Experto a ser ejecutadas a través de reuniones por Video Conferencias En Línea, haciendo uso de nuestra plataforma TecnoMeetings, con el valor agregado adicional de proveerles el acceso a las grabaciones de las sesiones y descarga de los videos de las mismas, con la finalidad de que puedan utilizar dichos recursos para su documentación interna, así como para poder compartirlos con otros miembros de la organización cuando así lo determinen.

Las sesiones son realizadas con un horario a definir por las partes dentro del rango de horas de oficina. Estas horas podrían variar en función de los requerimientos posteriores que pueda tener el cliente.

Finalmente, si su empresa o institución requiere dar un paso hacia adelante con la Transformación Digital para mejorar su eficiencia y productividad, ¡contáctenos ahora!

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¿Qué es la Planificación y Control de la Producción y cómo manejarla con la transformación digital?

¿Qué es la planificación de la producción?

La planificación de la producción es el proceso de determinar qué productos se deben producir, en qué cantidad y cuándo deben producirse. La planificación de la producción es esencial para la eficiencia y la efectividad de la producción. Sin un plan, es fácil producir productos de baja calidad o no producir suficientes productos para satisfacer la demanda. La planificación de la producción también ayuda a minimizar los costos de producción al coordinar el uso de recursos y el tiempo de trabajo.

La planificación de producción es el proceso de estimar las cantidades de productos que se deben producir para satisfacer las demandas de los clientes. Se trata de un proceso iterativo que implica la coordinación de la demanda y la oferta, y tiene como objetivo minimizar los costos totales y maximizar el beneficio. La planificación de producción puede realizarse utilizando una variedad de métodos, como la programación lineal, la programación matemática, el análisis de la cadena de suministro, la simulación y el aprendizaje automático.

Metodologías para la planificación y el control de la producción

Una metodología es un conjunto de métodos coordinados y relacionados entre sí que se utilizan para abordar un problema o realizar una tarea específica. Existen diferentes metodologías de planificación y control de la producción:

Método de planificación y control de la producción (MPC)

El método de planificación y control de la producción (MPC) es una metodología de gestión de la producción que se centra en la planificación de la producción a corto plazo. Se basa en la idea de que la producción se puede optimizar mediante la planificación y el control estrictos de los recursos y el proceso de producción.

El MPC tiene como objetivo maximizar la eficiencia de la producción mediante el uso coordinado de la planificación, el control y la programación de la producción. Se centra en la planificación y el control de la producción a corto plazo, y se puede aplicar tanto a la producción de bienes como de servicios.

Método de programación de la producción (PMP)

El método de programación de la producción (PMP) es una metodología de gestión de la producción que se centra en la programación de la producción a largo plazo. Se basa en la idea de que la producción se puede optimizar mediante la planificación y el control estrictos de los recursos y el proceso de producción.

El PMP tiene como objetivo maximizar la eficiencia de la producción mediante el uso coordinado de la planificación, el control y la programación de la producción. Se centra en la programación y el control de la producción a largo plazo, y se puede aplicar tanto a la producción de bienes como de servicios.

Método de gestión de flujos de trabajo (WFM)

El método de gestión de flujos de trabajo (WFM) es una metodología de gestión de la producción que se centra en la gestión de los flujos de trabajo en una organización. Se basa en la idea de que la producción se puede optimizar mediante la planificación y el control estrictos de los recursos y el proceso de producción.

El WFM tiene como objetivo maximizar la eficiencia de la producción mediante el uso coordinado de la planificación, el control y la programación de los flujos de trabajo. Se centra en la gestión y el control de los flujos de trabajo, y se puede aplicar tanto a la producción de bienes como de servicios.

Método de planificación estratégica de la demanda (SDPM)

El método de planificación estratégica de la demanda (SDPM) es una metodología de gestión de la producción que se centra en la planificación estratégica de la demanda. Se basa en la idea de que la producción se puede optimizar mediante la planificación y el control estrictos de los recursos y el proceso de producción.

SDPM tiene como objetivo maximizar la eficiencia de la producción mediante el uso coordinado de la planificación, el control y la programación de la demanda. Se centra en la planificación estratégica de la demanda, y se puede aplicar tanto a la producción de bienes como de servicios.

¿Cuáles son las funcionalidades que debe tener una Plataforma Digital para la Gestión de Producción?

Dentro de las funcionalidades importantes que se deben tener en una Plataforma Digital para la Gestión de Producción se encuentran:

  • Proveer una visión general de la carga de trabajo de todo el equipo humano de la organización dedicado a la producción, distribuida en el tiempo en forma lineal.
  • Un tablero global lo ayuda a visualizar el cronograma completo de su proyecto y producción.
  • Asignar el trabajo a cada miembro de su equipo, independientemente de su actividad.
  • Se basa en una lista de proyectos, una lista de usuarios y las tareas asignadas en diferentes proyectos.
  • Gestionar los recursos y ubicaciones (sedes/locales) compartidos.
  • Rápidamente se ve quién hace qué, cuándo y en qué proyecto.
  • Crear un cronograma simple y compartirlo con los empleados para administrar sus recursos.
  • Tener varios horarios separados por equipo, lo que permite dividir sus proyectos y personas de acuerdo con su actividad.
  • Emitir notificaciones por correo electrónico, sincronización con Google Calendar y Outlook.
  • Permitir la importación de tablas de Excel para gestionar su planificación o el seguimiento de sus proyectos.
  • Desglosar los objetivos principales para beneficiarse de una visibilidad completa de las tareas a realizar y los recursos que se asignarán.
  • Los plazos se indican para cada entrega incluso cuando los proyectos son relativamente grandes.
  • Permitir la creación de un diagrama Gantt.
  • Dar acceso fácilmente tanto a su personal como a sus clientes o proveedores de servicios para centralizar su planificación en conjunto con ellos.
  • Cronograma disponible en dispositivos móviles.

¿Qué es TecnoPlanning?

TecnoPlanning es la plataforma digital que provee TecnoSoluciones.com para la Planificación de Producción y Proyectos en la Nube.

TecnoPlanning para la Planificación de Producción y Proyectos en la Nube

TecnoPlanning es una plataforma en línea para la planificación de la producción y los proyectos enfocada en proveer la visión general de la carga de trabajo de todo el equipo humano de la organización dedicado a los proyectos y/o la producción, de forma rápida y sencilla, distribuida en el tiempo en forma lineal.

TecnoPlanning cumple con todas las funcionalidades citadas en este artículo para un completo sistema de planificación de la producción a través de internet.

Si su organización requiere coordinar la producción de equipos de trabajo localizados remotamente (teletrabajo) de una forma eficiente y productiva, ¡contáctenos ahora!

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Información-Conocimiento-Experiencia

Información vs Conocimiento vs Experiencia ¿Qué es lo que compran los clientes a las empresas de servicios?

Seguramente te estarás preguntando ¿Por qué plantear esta pregunta y para qué puede ser útil aclararla?

Pues bien, en nuestra trayectoria profesional hemos observado que algunas personas o proveedores que suministran un servicio se limitan a proveerle información a sus clientes sin ayudarles a resolver sus verdaderos requerimientos (necesidades o deseos), y es por ello que debemos entender las diferencias entre estos términos.

Como información se denomina al conjunto de datos, ya procesados y ordenados para su comprensión, que aportan nuevos conocimientos a un individuo o sistema sobre un asunto, materia, fenómeno o ente determinado.

Cuando haces una búsqueda en Google, los resultados que te arroja el buscador te proveen solo información.

El conocimiento es la acción y efecto de conocer, es decir, de adquirir información valiosa para comprender la realidad por medio de la razón, el entendimiento y la inteligencia. Se refiere entonces a lo que resulta de un proceso de aprendizaje. En su sentido más general, la palabra conocimiento alude a la información acumulada sobre un determinado tema o asunto. En un sentido más específico, el conocimiento es definido como el conjunto de habilidades, destrezas, procesos mentales e información adquiridos por el individuo, cuya función es ayudarle a interpretar la realidad, resolver problemas y dirigir su comportamiento.

Cuando, luego de buscar en Google, lees muchos artículos en blogs o ves muchos videos relacionados con un tema en específico, entonces estás adquiriendo conocimiento teórico.

La experiencia, en términos generales, es el ensayo e intento de cualquier cosa en la vida. Mientras más se practica algo, más aprendes y a posteriori, adquieres conocimiento de ese algo convirtiéndote en un experto o experta en algún área.

Experiencia en el ámbito de servicios es la satisfacción que se tiene después de probar un determinado producto o servicio, como por ejemplo la experiencia del cliente o usuario.

Esto significa que, si luego de buscar en Google, leer muchos artículos en blogs o ver muchos videos relacionados con un tema en específico, y haber adquirido conocimiento teórico al respecto, los llevas a la práctica, comprobando la teoría, una y otra vez, hasta adquirir las habilidades prácticas relacionadas con el tema, entonces se puede decir que has adquirido experiencia al respecto.

No se puede decir que un proveedor de servicios o su personal tienen experiencia, si no han trabajado por mucho tiempo en su campo o industria.

Como podemos deducir de todo lo acá explicado, la información es un conjunto de datos o hechos que se han recopilado sobre un tema específico. El conocimiento es el resultado de la transformación de la información en una forma que puede ser comprendida y utilizada por un individuo. La experiencia es el resultado de la aplicación del conocimiento en una situación real.

Ahora bien, cuando un cliente contrata a una empresa para que le provea servicios, lo que el cliente quiere como resultado es el suministro de estos con base en la experiencia de las personas que conforman la empresa proveedora.

Un ejemplo interesante sobre esto es el proceso de atención de una enfermedad. Cuando vas al médico y le dices tus síntomas, lo primero que hace el mismo es solicitarte unos exámenes de laboratorio (información), que una vez recibidos son leídos, interpretados y analizados para poder realizar el diagnóstico del caso (conocimiento). Dependiendo del caso, el médico general requerirá de la consulta a médicos especialistas, y en función de la gravedad de este, es posible que se requiera de una intervención quirúrgica, que solo podrá realizarla un experto en ese tipo de cirugía (experiencia).

Quien realiza los análisis y maneja los equipos de laboratorio es un bioanalista (información). Quien interpreta los resultados de los exámenes y da un diagnóstico es un médico (conocimiento). Y quien realiza la cirugía a nivel práctico y cura finalmente al paciente es un cirujano experto (experiencia).

Otro buen ejemplo cuándo se debe tener claras estas diferencias es al suministrar informes de marketing digital para los clientes. Estos informes normalmente están llenos de gráficos y tablas de datos provenientes de múltiples plataformas (ej. Google Analytics, Google Ads, Facebook Ads, CRM, etc.) que resultan ser bastante abstractos para los clientes. Sin embargo, los clientes no quieren solo ver un montón de datos en un informe, sino entender los resultados del marketing digital en función del esfuerzo, tiempo y dinero invertido, para poder tomar las acciones pertinentes.

En este caso, la responsabilidad del equipo de marketing que presenta el informe no es solo hacer el mismo de la forma más elegante, técnica y automatizada posible para todo lo referente a los datos estadísticos (información) sino que además, debe exponerse el análisis de dichos datos, haciendo cálculo de algunos factores importantes en función de los mismos, como por ejemplo las tasas de conversión en las diversas etapas del embudo de marketing y el embudo de ventas, e interpretando en un lenguaje sencillo los indicadores más relevantes que afectan positiva o negativamente a los resultados (conocimiento). Luego, con base en dichas interpretaciones y lecturas correctas de la información de acuerdo al conocimiento previo, es cuando realmente viene lo importante para el cliente, lo cual no es más que las recomendaciones y acciones que se pondrán en práctica para mejorar los resultados, maximizando las oportunidades y disminuyendo la fricción en su logro. A esto último es a lo que se podría llamar experiencia en este ejemplo.

Quien recoge la información y la coloca en un informe, es un transcriptor de datos. Quien la interpreta, analiza y saca algunas conclusiones al respecto con base en su conocimiento, es un analista de datos. Y quien, con base en el análisis propone acciones y recomendaciones que busquen las soluciones a los problemas y/o las mejoras a llevar a la práctica para el logro de los resultados, exponiendo las mismas al cliente y asumiendo el compromiso de tales acciones con base en su trayectoria y experiencia, es un consultor experto.

Finalmente, te invitamos a reflexionar sobre cómo provee tu empresa o tu equipo de trabajo los resultados a sus clientes o usuarios, quiénes intervienen en el proceso, y cómo se garantiza que se logre suministrar, no solo la información, sino el conocimiento llevado a la práctica con la experiencia necesaria.

Si tu empresa o institución requiere plataformas para su transformación digital acompañadas por el valor agregado de expertos en la gestión empresarial y comercial con tecnología en internet, ¡Contáctanos ahora¡

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metodo-Cost2Cash-negocios-proyectos-exitosos-transformacion-digital

¿Qué es el método Cost2Cash y cómo lograr negocios y proyectos exitosos con transformación digital?

Visión General

Cost2Cash es una metodología de gestión de costos que se centra en la reducción de los costos operativos y en mejorar el flujo de efectivo. Se basa en la identificación de los costos innecesarios y en la mejora de los procesos para maximizar el efectivo disponible.

La metodología se compone de cinco pasos:

  1. Identificar los costos innecesarios.
  2. Determinar el impacto de los costos en el flujo de efectivo.
  3. Mejorar los procesos para maximizar el efectivo disponible.
  4. Implementar medidas para reducir los costos.
  5. Evaluar el impacto de las medidas en el costo total y el flujo de efectivo.

Desde el punto de vista de la gestión de administración y finanzas, el método Cost2Cash considera los siguientes elementos:

  1. Costo: El costo de un proyecto se refiere a los gastos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Estos costos pueden incluir el costo de materiales, el costo de mano de obra, el costo de equipo, el costo de alquiler de espacio, el costo de publicidad y el costo de servicios.
  2. Flujo de efectivo: El flujo de efectivo es el dinero que entra y sale de una empresa. El flujo de efectivo puede ser positivo o negativo, dependiendo de si el dinero entrante es mayor o menor que el dinero que sale.
  3. Ingresos: Los ingresos son los fondos que entran a una empresa. Los ingresos pueden provenir de ventas, de inversiones o de préstamos.

En el caso de los proyectos, Cost2Cash es una metodología de gestión de proyectos que se centra en la minimización de los costos y el aumento de los ingresos en un proyecto. Se basa en el principio de que los costos de un proyecto deben estar alineados con los ingresos generados por el mismo. Esta metodología se utiliza para optimizar el uso de los recursos y garantizar que se obtenga el máximo beneficio de un proyecto.

Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, los elementos que se deben considerar para aplicar el método Cost2Cash son:

  1. El objetivo del proyecto: el método Cost2Cash se centra en la minimización de los costos totales asociados con el proyecto, por lo que el objetivo del proyecto debe estar alineado con esta metodología.
  2. El presupuesto del proyecto: el presupuesto es un factor clave a considerar al aplicar el método Cost2Cash, ya que se basa en la reducción de los costos asociados con el proyecto.
  3. Los recursos disponibles: es importante tener en cuenta los recursos disponibles para el proyecto, ya que esto puede afectar la capacidad de aplicar el método Cost2Cash.
  4. El tiempo disponible: el tiempo disponible para llevar a cabo el proyecto.
  5. Ganancias: Las ganancias son los fondos que quedan después de que se deduzcan los gastos de una empresa. Las ganancias pueden utilizarse para invertir en el crecimiento de la empresa, para pagar dividendos o para repagar préstamos.
  6. Inversiones: Las inversiones son los fondos que se invierten en un proyecto. Las inversiones pueden provenir de propios fondos de la empresa o de inversionistas externos.

Existen varias formas de lograr proyectos con resultados positivos en su rentabilidad. Algunos métodos para lograr esto son el uso de técnicas de análisis de costobeneficio, el establecimiento de objetivos y metas claras, así como el seguimiento y evaluación sistemáticos del progreso del proyecto. Otro aspecto importante es asegurarse de que todos los implicados en el proyecto estén alineados en cuanto a los objetivos y metas.

Para lograr que un proyecto sea rentable, es necesario llevar a cabo una serie de pasos:

  1. Análisis de rentabilidad: Es importante analizar la rentabilidad del proyecto antes de invertir, para determinar si el proyecto será lucrativo.
  2. Planificación: Un buen plan de negocios debe elaborarse para asegurar el éxito del proyecto.
  3. Ejecución: El proyecto debe ser ejecutado de acuerdo con el plan elaborado, para garantizar su rentabilidad.
  4. Control y seguimiento: Un control y seguimiento adecuados son esenciales para evaluar el rendimiento del proyecto y tomar las medidas necesarias para asegurar su rentabilidad.

A su vez, para una adecuada ejecución del proyecto, en primer lugar, es importante asegurarse de que el proyecto está bien planificado. Luego, es necesario asegurarse de que se cuenta con los recursos adecuados para llevar a cabo el proyecto y, finalmente, se debe monitorizar y evaluar el progreso del proyecto para asegurarse de que se está alcanzando el objetivo previsto.

¿Qué tipo de plataformas digitales pueden usarse para lograr proyectos exitosos y rentables?

Las mejores plataformas digitales para lograr proyectos exitosos y rentables son las que tienen la capacidad de brindar un acceso fácil y seguro a los datos, disponen de herramientas y aplicaciones necesarias para realizar el trabajo tanto local como remotamente, son modulares, escalables e integrables para permitir el crecimiento del proyecto y proporcionar una gestión eficiente de los recursos.

Dentro de los tipos de plataformas digitales ideales para lograr proyectos exitosos y rentables están:

Gestión de Proyectos

Se requiere de una plataforma digital de Planificación y Control de Proyectos que permita gestionar todos los aspectos relacionados con los factores más importantes de un proyecto (tiempo, esfuerzo y dinero), usando los recursos adecuados (personal, materiales y equipos), con acceso a nivel global garantizando así la posibilidad del teletrabajo.

Dependiendo del tipo de proyecto, la plataforma puede estar enfocada al manejo de proyectos en cascada, o aplicando metodologías ágiles (ej. SCRUM) haciendo uso de funcionalidades tipo Kanban.

Gestión de Operaciones

Para la gestión de las operaciones de todo el equipo humano del proyecto es imprescindible disponer de los siguientes tipos de plataformas digitales:

  • Intranet y Extranet: Debido a que en los proyectos, según su tipo, pueden coparticipar tanto empleados de la empresa como subcontratistas, clientes, proveedores, entre otros, es necesario crear una plataforma digital que funcione como Intranet y Extranet permitiendo el acceso seguro y controlado a los recursos digitales de la empresa y el proyecto, en forma local o remota, y en la cual se puedan manejar diversas funcionalidades propias de la gestión operativa, incluyendo el acceso a la biblioteca de documentos, planos o libros, blog interno, red social interna, así como otros recursos como los citados en este artículo.
  • Mensajería Instantánea Empresarial: Con la cual los miembros puedan comunicarse en forma directa, rápida, colaborativa y segura. Enviando textos, imágenes, videos, enlaces, mensajes de voz, así como manejando tableros Kanban y Playbooks, que además debe estar integrada a la plataforma de Video Conferencias en línea y disponer de una aplicación móvil.
  • Video Conferencias En Línea: El equipo del proyecto debe poder crear reuniones virtuales en cualquier momento, o salas de videoconferencias departamentales o específicas por temas o áreas de trabajo, que permitan el ingreso de múltiples colaboradores, y que dispongan de herramientas como chat, notas compartidas, presentaciones compartidas, tablero digital, videos compartidos, encuestas, grabaciones tanto de las sesiones completas con todos los recursos utilizados como con videos descargables.
  • Nube de Archivos: Durante el desarrollo de los proyectos es importante compartir archivos electrónicos de diversa índole en forma segura y rápida, con un completo manejo de los permisos de acceso individuales y grupales, que considere los perfiles de personal interno y/o externo (personal propio o subcontratado) y disponer de una aplicación móvil, entre otras características funcionales.
  • Ofimática en la Nube: La plataforma de Nube de Archivos debe permitir editar en línea los archivos de ofimática (editores de texto, libros de cálculo y presentaciones) en forma simultánea por múltiples usuarios trabajando en equipo local o remotamente, con capacidad de agregar notas a los documentos, así como manejar un chat en el ambiente de edición en línea, y que sea compatible con los formatos de MS Office, Google Docs y OpenOffice.
  • Gestión Tecnológica en la Nube: Hoy en día todos los proyectos requieren de equipos de informática y telecomunicaciones usados por sus miembros, dentro de los que típicamente están las laptops, tabletas, teléfonos inteligentes, impresoras, equipos de redes, entre otros, manejando diversos tipos de sistemas operativos y ubicados tanto local como remotamente a nivel nacional o internacional. Para asegurar el correcto funcionamiento y soporte técnico de toda esa tecnología es necesaria una plataforma de gestión de recursos de las tecnologías de la información y las comunicaciones que pueda ser utilizada a través de internet tanto por los usuarios (internos y externos) como por los técnicos de servicios.

Gestión de Recursos Humanos

Debido a que en los proyectos participan personas que pueden ser empleadas de la organización o subcontratistas, que además trabajan en forma remota o local, tanto en oficinas como en las ubicaciones de las obras, es fundamental disponer de una plataforma digital de gestión de recursos humanos en línea que permita realizar los reportes de las horas de trabajo por proyecto y por actividades, marcar la asistencia, solicitar los permisos, llevar toda la información del expediente de cada persona, incluyendo los detalles personales, profesionales, de formación/capacitación, desarrollo humano, evaluaciones periódicas, reclutamiento, informes de eficiencia y productividad, entre otros.

Gestión Comercial

En todo proyecto es fundamental mantener las adecuadas relaciones con los clientes y coordinar la gestión del equipo comercial para lograr ganar las licitaciones o las oportunidades de negocios, desde el cálculo de las ofertas hasta el cierre de los proyectos, pasando por todas las etapas del embudo de ventas y las fases involucradas en la preventa, venta y posventa. Esto se realiza a través de una plataforma digital de gestión de relaciones con los clientes y automatización de la fuerza de ventas (CRM) con múltiples funcionalidades y módulos que le permitan su manejo local o remoto, así como su integración con el resto de las plataformas digitales citadas en este artículo.

Gestión Administrativa

La metodología Cost2Cash no puede manejarse completamente si no se dispone de una plataforma digital de gestión administrativa que permita llevar el control de los inventarios, los costos, gastos, contabilidad, pedidos, facturas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, bancos, entre otras funcionalidades o módulos, que además pueda integrarse con las otras plataformas digitales. Este tipo de plataformas de gestión administrativa se conocen como ERP por sus siglas en inglés.

Finalmente, si su organización requiere mejorar la eficiencia de sus operaciones y/o sus proyectos para lograr un excelente manejo de la metodología Cost2Cash, con plataformas para la transformación digital, ¡contáctenos ahora!

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CRM-ERP-diferencias-empresa-ambas-funcionalidades

¿CRM y ERP, cuáles son sus diferencias y por qué su empresa debe tener ambas funcionalidades?

Visión General

El ERP (Enterprise Resource Planning) y el CRM (Customer Relationship Management) son sistemas de software que se utilizan para agilizar y automatizar los procesos de negocio. La diferencia entre ambos sistemas son las áreas de negocio donde se implementan. El CRM se utiliza para agilizar los procesos comerciales (ventas y mercadeo) de una empresa, mientras que el ERP se utiliza para aumentar la eficiencia de los procesos de gestión administrativa. Por lo general, el ERP cubre aspectos complementarios a un CRM ya que el primero está más enfocado en lo transaccional mientras que el segundo se enfoca más en lo relacional.

El ERP se utiliza para gestionar los procesos de gestión generales, incluida la cadena de suministro, la fabricación, los informes, las operaciones, los recursos humanos y la contabilidad. Utiliza una base de datos centralizada para agilizar los procesos y flujos de trabajo entre los diferentes departamentos de una empresa. La mayoría de los softwares ERP muestran los datos recopilados en los paneles de control de los usuarios para medir la eficiencia y la productividad en toda la organización.

El CRM se puede describir como una metodología de estrategias relacionales junto con un software que es utilizado por la empresa para adquirir nuevos clientes y retener a los clientes existentes. El uso del CRM en las empresas asegura que sus clientes sean atendidos de la mejor manera posible y, por lo tanto, resulte en mayores ganancias.

CRM vs. ERP

  • El CRM se utiliza para agilizar los procesos de gestión comercial y se centra en maximizar el potencial de ventas y beneficios.

 

  • El ERP se utiliza para agilizar los procesos administrativos y se centra en minimizar los costos mediante el aumento de la precisión en los pronósticos, una mejor productividad en el lugar de trabajo y la identificación de aspectos no rentables de un negocio.
  • El CRM está centrado en el cliente y la mayoría de sus procesos giran en torno a la mejora de los procedimientos de ventas.
  • El ERP se dirige a una amplia gama de funciones y departamentos en una organización como recursos humanos, cuentas, cadena de suministro, compras, etc.
  • El CRM se utiliza para integrar actividades relacionadas con el cliente como el marketing por Email, campañas de correo electrónico automatizadas, entre otros.
  • El ERP se utiliza para integrar procesos y herramientas administrativas como la gestión de planta, gestión de cuentas, etc.
  • El CRM se utiliza para desarrollar y retener relaciones amistosas con los clientes. Ayuda a alcanzar nuevos clientes y vender más servicios a los clientes existentes
  • El ERP se utiliza para maximizar la eficacia de los procesos de una empresa, por ejemplo, acelerar los procesos de producción, generar informes automatizados, gestión de inventario, etc.
  • Los costos del CRM son mucho menores que los de un ERP porque sus servicios se limitan principalmente al aspecto del cliente.
  • Los sistemas ERP cuestan mucho más que el CRM, ya que proporcionan una amplia gama de funcionalidades en comparación con el CRM. Proporciona más personalización, lo que también resulta en un mayor costo de implementación y ejecución
  • El CRM suele ser utilizado tanto por pequeñas, medianas y grandes empresas y les beneficia a todas por el mejoramiento de las relaciones con los clientes y las ventas.
  • El ERP es más beneficioso para las organizaciones a gran escala produciéndoles más beneficios. En el caso de las empresas medianas y pequeñas normalmente hacen uso de sistemas administrativos con funciones más limitadas debido a los costos involucrados.

La relación entre un CRM y un ERP depende de la escala de su uso. En algunos escenarios, el CRM es un subconjunto de un ERP y, en otros casos, se superponen o interconectan entre sí. Tanto el ERP como el CRM son softwares automatizados que se utilizan para agilizar los procesos de negocios que deben coexistir para el beneficio de las empresas.

CRM-ERP

TecnoCRM con funciones de ERP

La plataforma TecnoCRM de TecnoSoluciones.com se comercializa como un CRM, sin embargo, es una plataforma de código fuente abierto que se puede complementar utilizando una serie de diferentes módulos, extensiones y personalización que le permiten llegar a disponer de múltiples módulos funcionales para la gestión de las empresas equivalentes a las manejadas por un ERP.

TecnoCRM se basa en un núcleo que es uno de los CRM más utilizados en todo el mundo y se usa para atraer clientes, mejorar las campañas de marketing, automatizar las actividades de ventas, identificar posibles oportunidades de ventas, etc, con una excelente relación precio-valor.

TecnoCRM proporciona espacio para varias integraciones y facilita una serie de diferentes personalizaciones. Estas integraciones permiten a los usuarios sacar el máximo provecho de su sistema CRM y llevarlo al nivel de un ERP.

Complementar las personalizaciones y extensiones ayuda a ampliar el alcance de TecnoCRM y colocarlo por encima de un CRM normal.

Algunos ejemplos de las Extensiones Premium que complementan TecnoCRM para convertirla en una plataforma avanzada de gestión de negocios comerciales son las siguientes:

Automatización del Email Marketing

El usuario puede diseñar y enviar correos electrónicos a través de la automatización del Email Marketing. El usuario también puede diseñar plantillas de correo electrónico y enviar campañas de correos electrónicos automatizados. Podría decirse que esto está bajo el paraguas de un CRM y un ERP. En el contexto del ERP se utiliza en ventas, marketing, gestión de proyectos, etc.

Informes y Paneles

La extensión de Reportes y Paneles ha sido creada para satisfacer las necesidades de los informes avanzados de una empresa. Ejecuta informes complejos y aun así fáciles de leer. Ya sea que esté manejando recursos humanos o la cadena de suministros, los informes juegan un papel vital en su trabajo. Los informes y paneles se pueden considerar en la gestión de proyectos, recursos humanos, compras, ventas, herramientas administrativas, etc.

Diagramación Condicional

Utilizando la extensión premium de Diagramación Condicional, el usuario puede configurar diseños distintivos para diferentes tipos de registros. Esta característica permite hacer que un campo se pueda mostrar, ocultar o hacerlo obligatorio. Esto entra bajo el paraguas de la administración, procesos internos, integridad de datos, productividad, etc.

Constructor de módulos        

La extensión premium Constructor de Módulos se utiliza para crear módulos personalizados en su TecnoCRM. Mejora la usabilidad del CRM a grandes escalas. Es una herramienta que se puede utilizar en cualquier aspecto del CRM y ERP. Por ejemplo, si un usuario desea incorporar la cadena de suministro en su CRM, puede usar el creador de módulos para crear nuevos módulos y establecer las relaciones de tal manera que el nuevo módulo se pueda utilizar para fines de la cadena de suministro.

Pagos

La extensión premium de Pagos permite a los usuarios registrar rápida y eficientemente múltiples pagos contra las facturas. Incluye una calculadora intuitiva capaz de determinar los pagos en función del saldo o el monto total de la factura. Esto entra bajo las áreas de gestión financiera, contabilidad, compras, cadena de suministro y gestión de proyectos. Estas son algunas de las áreas operativas de los núcleos de un ERP. Integrarlo ayudará a su CRM a realizar tareas fuera de su alcance habitual.

Gastos personalizados

Los gastos de facturación personalizados se pueden rastrear y automatizar a través de la extensión premium Gastos Personalizados. Es compatible con todos los módulos, lo que significa que puede convertir cualquier cosa en un gasto. Identificar y clasificar los gastos juega un papel vital en la reducción de costos para cualquier negocio. Esto complementa el concepto de maximizar las ganancias mediante la reducción de gastos, que es una razón importante para implementar un ERP.

Asignación multiusuario

La única forma de asignar un registro a varios usuarios es crear un grupo manualmente. Sin embargo, con esta herramienta, los grupos se pueden desarrollar automáticamente a medida que crea un registro. La extensión incluye un campo especial que tiene una lista de todos los usuarios. A medida que selecciona los usuarios, comienza a reunir un grupo y lo asigna al registro. Esto ayuda a asignar y administrar recursos de manera eficiente y al usar esta extensión no solo ahorra tiempo, sino que también administra los recursos humanos de una mejor manera. En general, ayuda a racionalizar los procesos internos y evitar la implementación excesiva de recursos en una tarea.

Personalizador de detalles de artículos (avanzado)

Utilizando el personalizador de detalles de artículos (avanzado), el usuario puede personalizar los detalles de cotizaciones, facturas, pedidos de venta y compras. Además de eso, también se pueden especificar nuevas fórmulas para cada columna y Totales. Esta extensión premium mejora la funcionalidad de cotizaciones, facturas, ventas, compras, etc.

Seguridad de usuario mejorada

Extensión diseñada para aplicar los estándares de seguridad adecuados en TecnoCRM. Nuestra herramienta permite a los administradores de sistemas obligar a los usuarios a cambiar sus contraseñas cada cierta cantidad de días e implementa reglas de contraseña segura (una minúscula/mayúscula, número, caracter especial).

La seguridad mejorada es una necesidad básica para cualquier negocio, incluso entre los diferentes departamentos de una misma organización se establecen los protocolos de seguridad de intercambio de datos. Esta herramienta ayuda a mantener actualizadas las contraseñas y credenciales de usuario de los empleados. Además, la autenticación de 2 factores ayuda a hacer que los inicios de sesión virtuales sean más seguros.

Diseñador de documentos    

La extensión premium Diseñador de Documentos y Propuestas de TecnoCRM viene con un arsenal de características y herramientas útiles para diseñar y automatizar documentos de última generación.

Los documentos se utilizan en todos los aspectos de un negocio y es por eso por lo que el diseñador de documentos puede demostrar ser una gran contribución para convertir su CRM a un ERP. Se puede utilizar en ventas, compras, facturación, marketing por correo electrónico, cuentas, cotizaciones, gestión de proyectos, etc.

Integración con QuickBooks

La extensión de Integración de TecnoCRM con QuickBooks conecta TecnoCRM a QuickBooks y permite la sincronización bidireccional de clientes (organizaciones / contactos), facturas, pagos, cotizaciones (estimaciones), pedidos, órdenes de compra, proveedores y artículos (servicios y productos).

Ayuda a generar facturas, cobrar pagos, enviar cotizaciones, entre otras, que es parte de las operaciones comerciales principales y se puede utilizar en múltiples departamentos de una organización, por ejemplo:  Contabilidad, Previsión, Finanzas y Ventas.

Finalmente, si su empresa requiere de una plataforma digital para la gestión de las relaciones con sus clientes (CRM) con funcionalidades avanzadas de ERP, ¡Contáctenos ahora!

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micro-pequena-mediana-empresa-plataforma-transformacion-digital-internet

¿Qué aspectos debería considerar su micro, pequeña o mediana empresa antes de adquirir una plataforma para su transformación digital?

Visión General

La transformación digital es el proceso de usar tecnologías digitales para mejorar las actividades y los procesos de negocios. Se trata de un cambio estructural de la manera en que una empresa interactúa con sus clientes, se comunica con ellos y les ofrece productos y servicios.

Las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPyMEs) deberían utilizar plataformas para su transformación digital en internet, ya que les permitiría tener acceso a una gran cantidad de herramientas y recursos que les ayudarían a mejorar y competir en la economía global.

Las MiPyMEs pueden beneficiarse de las plataformas de transformación digital en internet al simplificar y automatizar sus procesos de negocio, comunicarse más eficientemente con sus clientes y acceder a nuevos mercados. Las plataformas también pueden brindar una mayor visibilidad a las empresas y permitirles capitalizar mejor el potencial de las redes sociales y de otras formas de comunicación digital.

Tipos de Plataformas para la Transformación Digital de las MiPyMEs

Hay diversos tipos de plataformas digitales en internet que son útiles para las micro, pequeñas y medianas empresas. Algunas de estas plataformas se categorizan en las siguientes áreas:

  • Portales Web: Permiten exponer información y/o manejar funcionalidades relacionadas con la empresa al público que los visita en internet. Pueden ser de uso general o especializados por segmentos (ej. inmobiliarios, automotrices, de medios de comunicación, salud, etc.)
  • Comercio Electrónico: Le permiten crear una tienda en línea para vender sus productos y/o servicios, bajo diversos modelos de negocios.
  • Gestión de Clientes: Le permiten manejar la gestión del relacionamiento con sus clientes actuales o potenciales, además de automatizar las tareas de su equipo de ventas, así como manejar la atención y el cuidado al cliente con sus PQRS (peticiones, quejas, reclamos o solicitudes).
  • Email Marketing: Ponen a su disposición la posibilidad de enviar correos electrónicos masivos como boletines informativos o promocionales, y en su versión más avanzada, permiten la automatización del marketing con base en el comportamiento o las preferencias de sus usuarios.
  • Sistemas de Gestión: Son ideales para la creación de intranets permitiendo así el acceso a contenidos y funcionalidades internas de la empresa, que le ayudan a maximizar la productividad y la eficiencia a través del teletrabajo o diversas otras áreas de gestión de los negocios. Esto puede incluir: Gestión de Archivos en la Nube, Ofimática en la Nube, Video Conferencias por Internet, Mensajería Instantánea Empresarial, Automatización de Procesos de Gestión Digital, Gestión de Recursos Humanos, Gestión de Recursos Tecnológicos, Analítica de Tráfico y Comportamiento de los Usuarios, entre otros.
  • Educación Virtual: Son plataformas asociadas al proceso de enseñanza-aprendizaje a través de aulas virtuales para eLearning, así como relacionadas con la completa gestión de instituciones educativas de primaria, secundaria, universitaria e incluso para campus corporativos e instituciones de capacitación profesional.
  • Marketing Digital: Son servicios de valor agregado en línea que le permiten crear campañas de marketing efectivas para atraer más clientes.
  • Consultoría: Servicios de diagnóstico y acompañamiento para la transformación digital.
  • Curso En Línea: Capacitación profesional en línea para la formación del equipo de trabajo de la organización.
  • Hosting y Dominios: Implica la infraestructura tecnológica necesaria para sustentar las plataformas digitales de la organización.

Ahora bien, cuando los empresarios y/o directores de instituciones requieren avanzar en el camino de la transformación digital para sus organizaciones, existen tres áreas fundamentales a analizar para asegurar la mejor decisión posible antes de contratar este tipo de plataformas en internet, asegurando así el éxito de dicho proceso. Estas áreas fundamentales se explican a continuación:

Funcionalidades

Las funcionalidades se refieren a los aspectos técnicos funcionales que permitan que las plataformas escogidas para la transformación digital de su organización sean ideales para su operación en el tiempo, evitando la obsolescencia temprana y permitiendo evolucionar de acuerdo con las circunstancias. Dentro de los elementos más importantes al respecto deben asegurarse los siguientes:

  • Las plataformas digitales deben ser modulares, escalables e integrables, para poder así evolucionar al ritmo de la organización según sus propias circunstancias.
  • Sencillas de manejar, para que la curva de aprendizaje en el proceso de cambio no resulte compleja.
  • Suministradas desde un único proveedor, para evitar confusiones y problemas de conectividad típicas cuando se escogen soluciones de múltiples proveedores que no son integrables entre ellas.
  • Con una disponibilidad en línea de al menos 99.9%, de tal forma que las operaciones de la organización o las informaciones o funcionalidades estén siempre disponibles para los usuarios, clientes, empleados o aliados.
  • Que las plataformas digitales estén basadas en código fuente abierto, de tal manera que no existan limitaciones en el caso de que la organización decida cambiar de proveedor y/o mudar las plataformas a sus propios servidores en caso de así requerirlo.
  • Sin pago de licencias adicionales por usuario, es decir, donde el pago sea relacionado a la infraestructura y los servicios de valor agregado contratados en lugar de tener que pagar recurrentemente por cada usuario a incluir en la plataforma, ya que de lo contrario los costos suben demasiado en la medida en que se incorporan más personas.
  • Que permitan realizar pagos mensuales o anuales, para ajustarse al plan de pagos más conveniente.
  • Con posibilidad de financiamiento, sobre todo cuando se decide adquirir múltiples plataformas digitales integradas entre ellas.
  • Acompañadas de recursos formativos multimedia, para asegurar la correcta capacitación del personal.
  • Con acceso a un centro de soporte técnico adecuado, que permita solicitar soporte técnico en línea, a través de tickets de soporte en un horario 24x7x365 (24 horas, los 7 días de la semana, los 365 días del año), y con mensajería instantánea para escalar las emergencias.

Productividad

Todas las organizaciones, sin importar si son con o sin fines de lucro y sin importar su segmento, requieren que su equipo de trabajo sea productivo, eficiente y eficaz en el manejo de sus labores, en cada una de las áreas operativas de la organización. A su vez, la imagen de la marca y el logro de los ingresos para la sostenibilidad y/o rentabilidad de la organización son fundamentales. Por esta razón, antes de contratar las plataformas para la transformación digital, las MiPyMEs deben asegurar los siguientes elementos relacionados:

  • Mejorar la Productividad, Competitividad y Crecimiento de los Negocios de la empresa.
  • Lograr el éxito empresarial con rentabilidad.
  • Aumentar la influencia de sus marcas en el mercado.
  • Mejorar el posicionamiento y reconocimiento.
  • Hacer uso de las mejores tecnologías posibles.

Tranquilidad

No es posible la excelencia en la gestión empresarial si tenemos que estar preocupados por el correcto funcionamiento de las plataformas tecnológicas que influyen en las operaciones de la empresa, es por eso por lo que, al contratar las plataformas para la transformación digital, las MiPyMEs deben asegurar los siguientes elementos relacionados con su tranquilidad:

  • Sentirse acompañados por expertos en este proceso evolutivo, para cambiar la cultura con una correcta transformación digital
  • Avanzar a su propio ritmo según sus circunstancias
  • No perder la libertad de acción que los caracteriza
  • Poder sentirse orgullosos de sus logros con el uso de las nuevas tecnologías

Finalmente, todos estos aspectos son muy importantes para que las micro, pequeñas y medianas empresas aseguren su éxito en el proceso de transformación digital que el avance tecnológico y humano exige hoy en día.

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autenticacion-de-dos-factores

¿Qué es la Autenticación por 2 Pasos y por qué es importante para su seguridad?

Visión General

En el mundo actual, es típico leer historias de usuarios cuyas cuentas han sido pirateadas. La seguridad en línea se ha convertido en una prioridad. Una capa de protección no es suficiente cuando se trata de ciberseguridad. Aunque una contraseña compleja protege bien sus datos, aún puede ser descifrada.

Cuando utilice aplicaciones de redes sociales o aplicaciones de software populares, es posible que desee habilitar funciones de seguridad adicionales, como la autenticación de dos factores, que a menudo también se denomina autenticación de múltiples factores o MFA.

La autenticación de dos factores (2FA) agrega una segunda capa de seguridad, brindándole aún más protección contra las amenazas en línea.

El método de autenticación de dos factores (2FA) se ha desarrollado para agregar una capa adicional de seguridad a sus cuentas en línea. En lugar de usar solo un nombre de usuario y una contraseña, ahora se les pide a los usuarios que ingresen su nombre de usuario y un código secreto enviado por mensaje de texto, por correo electrónico o a través de una aplicación móvil especializada. Si alguna vez recibió un mensaje de texto que le pedía que verificara su cuenta, ¡entonces sabe lo molestos que pueden ser! Sin embargo, 2FA agrega un nivel adicional de protección a su información de inicio de sesión al obligarlo a usar su nombre de usuario y el código juntos.

El primer paso para agregar 2FA es ir al sitio web de su proveedor en línea. La mayoría de los sitios ofrecen instrucciones sobre cómo habilitar 2FA. Una vez que haya habilitado 2FA, querrá asegurarse de que solo usa contraseñas seguras para sus cuentas en línea. Si bien cambiar sus contraseñas no es difícil, elegir buenas sí lo es. Nunca debe reutilizar contraseñas en diferentes sitios web; en su lugar, debe crear contraseñas únicas para cada sitio en el que se registre. Recomendamos usar un administrador de contraseñas para ayudar a crear contraseñas seguras.

Los sitios web a menudo envían mensajes de texto que contienen códigos para confirmar su identidad. Estos códigos actúan como un segundo factor de verificación y se generan en función de su número de teléfono para ser verificados con una aplicación móvil. Para recibir estos códigos, debe configurar una aplicación en su dispositivo móvil que reciba mensajes de texto automáticamente. Al configurar su aplicación, asegúrese de elegir un servicio de mensajería seguro. De esta manera, si alguien pudiera robar su teléfono, aún no podría acceder a su cuenta sin ingresar su nombre de usuario y el código correcto.

La ventaja de configurar la autenticación por 2 factores es el hecho de que, si alguien logra obtener sus datos de acceso a la plataforma en línea de su proveedor, incluyendo su email, usuario y/o contraseña, aunque los ingrese correctamente en la plataforma, se le exigirá el código de seguridad que le será enviado a su teléfono o su correo electrónico personal por lo que, al no tener el acceso a los mismos, no podrá violar la seguridad de acceso al proveedor.

¿Cómo funciona la Autenticación 2FA?

Los diferentes métodos 2FA emplean otros procesos, pero todos comparten un flujo de trabajo estándar.

Una transacción 2FA generalmente es así:

  • El usuario ingresa sus credenciales de inicio de sesión para acceder al sitio web o servicio.
  • Un servidor de autenticación verifica la contraseña y, si es correcta, el usuario califica para el segundo factor.
  • El servidor de autenticación proporciona al dispositivo de segundo factor del usuario un código único.
  • Al confirmar la autenticación adicional, el usuario valida su identidad.

Si bien los procesos subyacentes de la autenticación multifactor son básicamente los mismos entre los proveedores, hay muchas formas de implementarlo y no todos los enfoques son iguales. Veamos los diferentes tipos de 2FA.

Tipos de autenticación de dos factores

Echemos un vistazo a los medios utilizados hoy en día por los sitios web y aplicaciones populares:

  • 2FA basado en correo electrónico
  • 2FA basado en SMS
  • 2FA basado en voz
  • Token de software/2FA basado en TOTP
  • 2FA basado en biométrica
  • Como una notificación de inserción
  • 2FA basado en token de hardware

Diferentes empresas y servicios están utilizando los tipos de autenticación anteriores para proporcionar una capa adicional de seguridad a sus clientes y usuarios.

Aplicaciones de autenticación

Las aplicaciones de autenticación pueden ser la mejor opción de seguridad para asegurar nuestro proceso de inicio de sesión. Sin embargo, tenga en cuenta que no todas las aplicaciones de autenticación pueden brindar el servicio más seguro. Solo unas pocas aplicaciones han sido reconocidas oficialmente por este servicio y hemos compilado una lista de ellas para usted. Si desea obtener más información sobre estas aplicaciones y usarlas, busque los detalles de cada una.

Autenticador de Google

El programa de autenticación de dos factores más popular es Google Authenticator. Esta es una aplicación para instalar en su teléfono móvil y le brinda un código de autenticación en tiempo real que cambia cada 30 segundos. Google lo sugiere para todas sus cuentas de Google. Sin embargo, se puede utilizar para una variedad de otros sitios web. La compatibilidad con WearOS, un tema oscuro y la compatibilidad sin conexión se encuentran entre las características adicionales.

Google Authenticator incluye varias características como:

  • Algoritmos TOTP y HOTP
  • No es necesaria una conexión a Internet para usarlo

Es completamente gratuito, limpio, funcional y tiene una gran base de usuarios. En última instancia, podrá agregar numerosas cuentas a esta aplicación. Descarga desde aquí para Android e iOS.

También está disponible como una extensión de Chrome.

Autenticador de Microsoft

Microsoft Authenticator, una herramienta de autenticación confiable creada por Microsoft Corporation, puede proporcionar excelente seguridad 2FA. Es una opción muy adecuada, ya que brinda seguridad y comodidad. Microsoft Authenticator garantiza una seguridad estricta al verificar la validez de su dispositivo y red, además de entregar TOTP.

La interfaz de usuario está bien diseñada lo que hace que sea más fácil de usar. Puedes descargar esta aplicación para Android e iOS desde aquí.

Authy

Uno de los programas de autenticación de dos factores más confiables es Authy. Funciona de la misma manera que lo hacen las versiones de Google y Microsoft. Obtiene códigos de él, que utiliza para verificar su inicio de sesión. Funciona muy bien. El software incluye soporte sin conexión, sincronización de dispositivos y compatibilidad con los sitios web y tipos de cuentas más destacados.

Si no desea utilizar las aplicaciones de Google o Microsoft, esta es una alternativa decente. Authy es efectivo en lo que hace y tiene algunas características interesantes y extremadamente útiles.

  • Protección de contraseña
  • Respaldo en la nube
  • Sincronización multidispositivo

También es gratis, sin compras ni anuncios en la aplicación. Descárguelo para Android, escritorio e iOS.

Autenticador 2FA

2FA Authenticator (2FAS) es una excelente opción si desea un software de autenticación elegante. Para la autenticación TOTP de seis dígitos, esta es una gran aplicación. Esta aplicación ofrece funciones como la autenticación basada en códigos QR y otras que hacen que el inicio de sesión sea más fácil y seguro. Le permite evitar por completo el problema de una entrada incorrecta involuntaria y ahorra tiempo. Además, esta sólida herramienta de autenticación es compatible con más de 500 sitios web sociales y de otro tipo.

Su simplicidad limita la modificación hasta cierto punto, pero aun así funciona muy bien. Disponible para descargar para Android e iOS.

¿Cómo desactivar la autenticación 2FA?

Por favor NUNCA elimine ninguna cuenta de la aplicación 2FA primero directamente. Es posible que se quede fuera del sitio web o servicio en forma definitiva si comete ese error.

Para desactivar la verificación en dos pasos, primero vaya a la configuración de seguridad o privacidad del servicio en línea correspondiente, y luego desactive la autenticación 2FA desde allí primero. Después de eso, puede eliminar esa cuenta de la aplicación de autenticación de dos factores que utiliza en su dispositivo.

Cuidado con los engaños de los ciberdelincuentes

Debido a que los Ciberdelincuentes conocen bien acerca de las limitaciones que tienen cuando tratan de ingresar en una cuenta de otra persona que está protegida por autenticación de dos factores, típicamente lo que buscan es comunicarse con usted por teléfono o mensaje de texto, o crear cuentas falsas en redes sociales para que usted los contacte creyendo que son un proveedor confiable, y le solicitan algunos datos haciéndose pasar por su proveedor, luego, con esos datos intentan ingresar en su cuenta con la opción de “he olvidado mi contraseña” para que la plataforma del proveedor del servicio le envíe el código de seguridad a su teléfono, email o aplicación móvil; a continuación le dicen que ellos le han enviado un código de seguridad para verificar sus datos y confirmar su acceso o transacción, y que usted debe informarles dicho código por la llamada o por un mensaje (por ejemplo vía WhatsApp); como usted cree que realmente son personal de su proveedor de servicios, al recibir el código se los informa y con eso toman posesión de su cuenta en línea, cambian sus datos incluyendo su contraseña y le secuestran la cuenta haciendo con ella lo que desean, mientras que usted sufre las consecuencias.

Para evitar este tipo de engaños es muy importante que usted siga los consejos de seguridad que incluimos en nuestro artículo previo sobre ¿Cómo protegerse de la delincuencia tecnológica o ciberdelincuencia?

Esperamos que este artículo haya sido de utilidad para usted y que, si ya es cliente de TecnoSoluciones.com, active la seguridad de dos factores en las diversas plataformas que le proveemos.

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¿Qué son los flujos de trabajo en la automatización de procesos de gestión y cómo se pueden usar?

¿Qué son los flujos de trabajo en la automatización de procesos de gestión y cómo se pueden usar?

Los flujos de trabajo se utilizan en la gestión empresarial para gestionar el flujo de información entre departamentos, así como para mejorar la eficiencia y eliminar pasos innecesarios en procesos que requieren mucho tiempo, como la contratación de nuevos empleados o la tramitación de facturas.

Además, los flujos de trabajo son utilizados a menudo por organizaciones fuera de los entornos empresariales, como los proveedores de atención sanitaria. Por ejemplo, las salas de urgencias de los hospitales utilizan flujos de trabajo para el triaje de pacientes; esto significa que los pacientes recibirán atención en función de su nivel de urgencia en lugar de esperar en la cola durante largos períodos de tiempo sin ninguna comunicación sobre cuándo verán a alguien para recibir ayuda. El diagrama de flujo de trabajo permite a los médicos y a las enfermeras (que de otro modo no se conocerían) coordinar rápidamente la atención porque ha sido diseñado con las aportaciones de ambos lados de la atención. Esto ahorra tiempo, que es vital durante las emergencias, donde cada minuto cuenta.

Un flujo de trabajo es un conjunto de tareas o procesos que están conectados entre sí y siguen una secuencia lógica. Los flujos de trabajo pueden considerarse como el pegamento entre sus procesos empresariales. Los flujos de trabajo suelen ser supervisados, gestionados y ejecutados por aplicaciones de software.

Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WMS) ayudan a automatizar las tareas manuales con la ayuda de herramientas de automatización como programas de software, reglas y tablas de decisión. Un WMS puede gestionar varios flujos de trabajo a la vez utilizando diferentes herramientas como las siguientes:

  • Guiones
  • Motor de reglas/tabla de decisiones
  • Transformación de datos

Los flujos de trabajo son diagramas visuales que muestran los pasos del proceso para una determinada tarea que se va a realizar.

Puede utilizar los flujos de trabajo para:

  • Seguir fácilmente la realización de tareas o proyectos.
  • Crear una representación visual de sus procesos de negocio
  • Seguir el progreso de una tarea de principio a fin

Las tareas dentro de un flujo de trabajo pueden ser realizadas por una sola persona, o pueden implicar a varias personas trabajando juntas.

Los flujos de trabajo suelen utilizarse para automatizar tareas que suelen realizar las personas, como el envío de facturas o la derivación de clientes a los empleados que pueden ayudarles. Los flujos de trabajo pueden ser activados manualmente por un empleado o iniciados automáticamente por el sistema.

Opciones de flujo de trabajo en el software de automatización de procesos de gestión:

  • Pasos del flujo de trabajo – Los pasos individuales que componen un flujo de trabajo. Pueden incluir la asignación de tareas, la comprobación del trabajo realizado, la actualización de datos, etc.
  • Tareas automatizadas – Tareas que se automatizan dentro de un flujo de trabajo. Por ejemplo: «Enviar» un correo electrónico con archivos adjuntos desde la aplicación; Obtener información de fuentes externas como Google Drive; Programar reuniones con colegas utilizando un software de calendario; Generar documentos como cartas u hojas de cálculo basados en criterios específicos introducidos en el sistema (como nombres y direcciones).

Algunas tareas pueden automatizarse, mientras que otras requieren la intervención humana.

Los flujos de trabajo pueden ahorrar tiempo a los gestores y empleados al eliminar pasos innecesarios, haciendo que el proceso sea más eficiente. Por ejemplo, si tiene un grupo de personas que necesitan aprobar un informe de gastos, puede crear un flujo de trabajo que lo envíe automáticamente a varias personas a la vez en lugar de requerir que cada persona se conecte individualmente y lo apruebe. Esto ahorra tiempo a todo el mundo, ya que no tienen que realizar manualmente todos los pasos necesarios antes de aprobar un informe; simplemente pueden recibir una notificación cuando el documento esté listo para su aprobación.

Los flujos de trabajo también ayudan a evitar que se produzcan fallas en la línea del proceso debido a errores humanos o descuidos. Las reglas de los flujos de trabajo pueden configurarse para que los documentos se dirijan a través de diferentes vías en función de determinados criterios (por ejemplo, si un empleado ya ha recibido formación), lo que evita que se produzcan duplicaciones accidentales al ahorrar tiempo en aprobaciones innecesarias u otras tareas.

La automatización del flujo de trabajo también puede ayudar a mejorar la comunicación y la colaboración entre los departamentos de una organización o incluso entre organizaciones.

En las grandes empresas, los flujos de trabajo tienden a dividirse entre varios departamentos diferentes. Esto crea silos que dificultan que los equipos compartan información y colaboren eficazmente. La automatización de los flujos de trabajo ayuda a romper estos silos al integrar múltiples tareas en un solo proceso, lo que permite a todo el equipo ver lo que está sucediendo en cualquier etapa del proceso sin tener que saltar de un lado a otro entre múltiples herramientas.

Cuando se implementa correctamente, la automatización del flujo de trabajo puede mejorar la colaboración, facilitando a las partes interesadas externas, como los clientes, la posibilidad de dar su opinión sobre los proyectos que se desarrollan.

Los flujos de trabajo pueden ayudarle a descubrir dónde se producen los problemas en sus procesos empresariales. Por ejemplo, si un flujo de trabajo falla en el paso 5, podría deberse a algo que ocurrió en el paso 4. Un flujo de trabajo también puede fallar si se utiliza de forma incorrecta o si las personas que lo utilizan no lo hacen correctamente (o no lo hacen en absoluto). Si observa que muchos flujos de trabajo fallan en el mismo punto, probablemente pueda atribuirlo a un error por parte del usuario. En ese caso, podrías buscar programas de formación u otras formas de asegurarte de que todo el mundo sabe cómo hacer su trabajo correctamente.

La automatización de los flujos de trabajo permite establecer reglas para activar una serie de acciones que se realizan cuando se produce un evento, como la llegada de una factura o su pago. Esto es útil para las empresas con flujos de trabajo complejos, ya que les permite automatizar las tareas repetitivas y reducir los errores humanos.

El software de automatización de flujos de trabajo automatiza las tareas repetitivas permitiendo a los usuarios crear y ejecutar procesos empresariales automatizados a través de un conjunto de pasos vinculados que pueden ejecutarse de forma independiente o conjunta como parte de un proceso más amplio. Estos pasos se activan mediante eventos conocidos como disparadores, que pueden incluir datos procedentes de aplicaciones, tickets de atención al cliente que se dirigen al departamento adecuado o alguien que inicia sesión en su cuenta en su sitio web.

Esto puede ayudarte a acelerar las tareas rutinarias, como responder a los correos electrónicos o enviar facturas. Por ejemplo, si formas parte de una gran empresa que tiene una plantilla de correo electrónico para enviar facturas a los clientes, los flujos de trabajo pueden garantizar que las personas adecuadas miren la factura antes de enviarla. O si alguien necesita enviar recordatorios sobre próximas reuniones y otros eventos de forma regular, puede automatizar estas notificaciones utilizando un flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo también le ayudan a centrarse en el trabajo de mayor valor. En lugar de que el personal pase tiempo introduciendo datos o comprobando si hay errores, los flujos de trabajo pueden automatizar estos procesos. Esto libera a los miembros de su personal para que se centren en cosas más importantes como la atención al cliente y las ventas.

Además de liberar el tiempo y la energía de sus empleados, los flujos de trabajo también pueden mejorar la calidad de su trabajo al proporcionarles un conjunto de mejores prácticas que deben seguirse para cada acción dentro del proceso.

Ejemplo práctico de la aplicación de flujos de trabajo en procesos de comercio electrónico

Para este ejemplo tomaremos el caso de la adquisición de un plan de hosting por parte de un cliente a través de nuestra propia tienda en línea.

Una vez recibido el pedido y confirmado el pago, se dispara el proceso asociado a la creación del plan de hosting en el servidor asignado.

En primer lugar, se crean los formularios en los cuales se almacenan los datos a ser utilizados en el proceso:

automatizacion-procesos-gestion-01

Luego se asocia a cada formulario el Flujo de Trabajo correspondiente:

automatizacion-procesos-gestion-02

Un Flujo de Trabajo consta de varios pasos en secuencia:

Lo cual se maneja gráficamente de esta forma:

Este ejemplo del Flujo de Trabajo asociado a la adquisición de un plan de hosting implica el envío de un correo electrónico a los involucrados en el proceso (personal con el rol de administrador de sistemas o SysAdmin):

Para cada proceso y cada paso de un flujo de trabajo se emiten comunicaciones que quedan en Bandejas de Entrada:

Cuando se ingresa en un paso determinado es posible llenar los datos asociados a dicho paso, lo que puede incluir la carga de documentos en pdf, revisión y aprobación de pasos previos, entre otras posibilidades:

Todo proceso se documenta a través de su cronología de ejecución para fines de auditoría:

Finalmente, con la ayuda de la automatización de los flujos de trabajo, los directivos pueden tomar el control de sus procesos empresariales y hacerlos más eficientes. Los flujos de trabajo son una excelente manera de reducir la pérdida de tiempo y mejorar la comunicación dentro de una organización. Mediante la automatización de los flujos de trabajo, se pueden establecer reglas que activen elementos de acción cuando se produzcan determinados eventos, como la llegada de una factura o su pago. Esto libera a su personal de tener que realizar tareas repetitivas para que puedan centrarse en el trabajo de mayor valor.

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bloqueo-ip-seguridad

¿Por qué se bloquean las IPs y qué consecuencias tiene este bloqueo para la seguridad?

La “Dirección IP” es la “Dirección del Protocolo de Internet” que identifica cualquier nodo (router, computador, dispositivo móvil, impresora, etc) que se conecta a la red Internet. Podríamos decir que es como la cédula de identificación de un equipo electrónico conectado a la red.

Cuando utilizamos un software de manejo de correos electrónicos o cuando visitamos un sitio web utilizando un navegador, la dirección IP identifica la conexión nuestra hacia el servidor donde se alojan los correos electrónicos o los sitios web.

Cada conexión a Internet desde cada lugar distinto, a través de cada proveedor de acceso a internet, tiene una dirección IP diferente.

Utilizar nuestro mismo computador portátil o teléfono celular desde la oficina o desde nuestra casa, implica normalmente hacer uso de dos direcciones IPs distintas para cada uno de esos lugares.

Las direcciones IP son asignadas por los proveedores de acceso a internet a los cuales nos suscribimos por un pago mensual, tanto a nivel de la telefonía fija como móvil.

Ahora bien, cuando alguien trata de acceder a un correo electrónico o un sitio web con un usuario y/o contraseña incorrectos, normalmente las plataformas digitales detectan dicho intento fallido y toman nota de la dirección IP desde la cual se trató de ingresar con los datos incorrectos.

Luego de múltiples intentos fallidos, para impedir una violación mayor a los servicios que, dependiendo de la gravedad de la situación, podría afectar no solo al usuario involucrado sino a su empresa y/o a otros clientes de los servicios digitales, las plataformas proceden a bloquear dicha dirección IP impidiéndole el acceso.

Los bloqueos de direcciones IP a los servicios digitales pueden ser temporales o permanentes, dependiendo de la cantidad de veces que se intentó ingresar con los datos incorrectos o dependiendo de la gravedad de los intentos.

Los bloqueos temporales de Direcciones IPs por lo general van desde los 5 minutos hasta 1 hora.

Para el caso de los bloqueos permanentes, una vez que suceden, normalmente hay que solicitar soporte técnico al proveedor para que verifique el por qué del bloqueo y nos indique cómo proceder para lograr que nuestra IP sea desbloqueada.

Dentro de las situaciones típicas que causan los bloqueos de IPs están:

  • Error involuntario del usuario al escribir los datos de acceso a un sitio web múltiples veces (ejemplo: confundiendo mayúsculas con minúsculas, agregando espacios en blanco al inicio o al final de una contraseña, olvidando un carácter en el nombre de usuario o la clave, etc).
  • Configuración errónea de la dirección de email en el software de correos electrónicos del computador o dispositivo del usuario.
  • Virus informático existente en el computador o el dispositivo del usuario.
  • Emisión de miles de emails de spam (emails promocionales o de intentos de abuso) causados por la violación de una cuenta de correo, o por el abuso de los servicios por parte del mismo usuario.
  • Exceso de ingresos/egresos (logins) a la cuenta de email del usuario en un período de tiempo no lógico para un ser humano (ejemplo: 120 logins en 1 hora, lo que implica que el usuario ingresó/salió de la cuenta cada 30 segundos en la última hora).
  • Intentos de hackeo (violación de funcionalidades de sitios web) iniciados desde la conexión de dicha dirección IP.
  • Coincidencia de patrones conocidos de intentos de violación de sitios web que se consideran como críticos y que pueden afectar la seguridad del servidor.
  • Ataques masivos de miles de intentos de acceso simultáneos al sitio web en un período de tiempo no lógico para un ser humano (dirigidos por software maligno que realiza los intentos en forma automática y masiva).

Es importante destacar que, cuando un proveedor bloquea una IP no lo hace para “fastidiar” a su cliente o usuario, sino por el contrario, para protegerle de potenciales violaciones a sus datos y/o recursos tecnológicos que podrían causarle a dicho usuario muchos dolores de cabeza por razones de seguridad.

Las violaciones de cuentas de usuarios en las plataformas digitales típicamente se presentan cuando un usuario no es lo suficientemente precavido en el manejo de sus datos personales, incluyendo las claves o contraseñas para acceder a sus correos electrónicos o sitios web.

En relación con las contraseñas, aunque resulte incómodo para el usuario, el “deber ser” es que las mismas se conformen con al menos 12 caracteres que incluyan letras mayúsculas, minúsculas, signos de puntuación y números.

A su vez, otro error típico es usar la misma contraseña para muchos sitios web o cuentas de email, con lo cual, al violar una de ellas, los atacantes podrían violar las demás comprometiendo así la seguridad del usuario.

Lo ideal es que se tengan contraseñas distintas para cada cuenta de correo y cada acceso a un sitio web, que respeten la regla de combinación de caracteres indicada, y que se almacenen en un software especializado para la gestión de contraseñas.

Existen múltiples aplicaciones de software gratuitas para la gestión de contraseñas que se pueden conseguir buscando en Google. Una de ellas es la denominada Keepass, sin embargo, existen otras posibles, sin que recomendemos específicamente alguna de ellas.

En el caso de que mantengamos las contraseñas en una app en nuestros dispositivos móviles, lo ideal es que la protejamos con múltiples métodos de seguridad incluyendo almacenarla en lo que se conoce como una carpeta “segura”, bloqueándola así a los ojos de quienes lleguen a tener acceso a nuestro dispositivo móvil.

Finalmente, esperamos que esta explicación le ayude a comprender mejor el por qué se bloquean las direcciones IPs así como le oriente sobre cómo prevenir dichos bloqueos.

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