La comunicación como factor clave en los procesos empresariales

Si has gestionado proyectos en tu empresa o has hecho parte de grupos de trabajo para que estos se lleven a cabo, seguramente ya sabes de qué se trata la escalación de aprobaciones. Y si no, nos anima saber que lo sabrás al finalizar este artículo.

La escalación no es una palabra presente en la RAE, pero sí en ámbitos empresariales y organizacionales, y consta de pasar de un nivel a otro de forma ascendente. Esto finalmente se hace para cumplir con un debido proceso, el cual depende de los objetivos internos de las entidades.

 Ahora bien, teniendo en cuenta lo anterior y uniendo esto con la palabra “aprobación”, comprenderemos que se trata de pasar de un nivel a otro, siempre de forma ascendente con el fin de que algo en concreto se apruebe. Esto se puede ejecutar automatizando los procesos con flujos de trabajo, realizando secuencias de pasos o acciones específicas, planificando los procesos con absoluto cuidado, entre otras formas de las que podemos disponer y que también son eficientes.

Existen unos procesos de gestión de las comunicaciones que hacen parte de la escalación y algunos de estos son:

  • Reconocer a todas aquellas personas y empresas en las cuales impacta el proyecto.
  • Decretar las comunicaciones y necesidades de los interesados en el proyecto.
  • Tener a disposición de los interesados en el proyecto la información que requieran.
  • Diligenciar las comunicaciones para que los requisitos del proyecto, dados por los interesados, puedan cumplirse, y las polémicas que hayan alrededor de esto, sean resueltas.
  • Compilar y compartir la información del rendimiento, haciendo uso de todas las herramientas con las que contemos.

¿Cuál es el contenido del plan para gestionar las comunicaciones?

  • Periodicidad para comunicar los procesos. ¿Cada cuánto comunicarás el estado del proyecto?
  • Escalación de situaciones complicadas con plazos definidos. Cuando pase algo que no se puede resolver por las personas que están en los primeros niveles de la compañía, ¿cómo lo escalarás?
  • Actualización con respecto al avance y desarrollo del proyecto. ¿Cómo irás modificando el plan para gestionar las comunicaciones cuando se generen progresos considerables?

¿Cómo compartirás la información recopilada?

Debes tener muy claro a quién le debes hacer entrega de dicha información, en qué momento y de qué manera. Es decir, dependiendo de lo que vayas a comunicar, ¿a quién le corresponde la escalación? También, ¿es correcto decirlo ya o se puede esperar algo más para comunicarlo? Y, por último, sabes que cuentas con herramientas físicas y digitales para plasmar lo que notificarás, ¿ya definiste cuál es la más adecuada?

¿Qué decir y qué no decir?

Realmente, todo lo que consideres relevante se debe comunicar para que la escalación de aprobaciones se realice correctamente. Independiente de que la información que vayas a brindar sea positiva o negativa. No maquilles los hechos. Lo que es, es; además, es importante tener en cuenta que de los problemas pueden surgir soluciones que antes no se estaban aplicando, y harán que todos como equipo y organización, crezcan.

Ahora, esto se debe tener en cuenta también para compartir información y comunicar algo a personas que no están personalmente en la entidad, hablan otros idiomas, cuentan con normas culturales distintas a las tuyas, entre otros puntos no menos importantes. Siempre con mucho cuidado y atento de que los miembros estén comprendiendo todo correctamente, sin ambigüedades.

¿Existe algo que me ayude a cumplir eficientemente la escalación de aprobaciones en mi organización?

¡Claro que sí! La tecnología nos brinda herramientas inteligentes que, aunque no hacen todo el trabajo por nosotros, nos facilitan diferentes tipos de procesos. En este caso, el de escalación de aprobaciones.

Esta escalación, aunque parezca muy sencilla, tiene sus niveles de complejidad y dependiendo de qué tan bien quieras hacer las cosas, de cuántos miembros hay en tu compañía, entre otros factores, se va poniendo cada vez más difícil. Pero, de nuevo, estas herramientas tecnológicas ayudan a que todo se haga correctamente, ahorrándote tiempo considerable.

Nosotros, TecnoSoluciones, te ayudaremos a realizar una escalación de aprobaciones eficiente para tu organización. Contamos con desarrolladores de excelente calidad que elaboran nuestras herramientas tecnológicas para facilitarte los procesos. Contáctanos dando clic aquí. ¡Te esperamos!

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