Edita documentos en línea
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Edita documentos en línea y ahorra mucho tiempo

Invierte en una mayor productividad para tu empresa. Edita documentos en línea y ahorra mucho tiempo. Esa es una realidad que puedes lograr con una plataforma para la edición de archivos de ofimática en la nube. Esta tecnología proporciona el modo más seguro para crear, editar y colaborar en documentos empresariales en línea; 100% compatible con formatos de MS Office.

En TecnoSoluciones, a esta plataforma le hemos llamado TecnoOffice, una herramienta que se conecta con TecnoCloud para lograr la edición de documentos de ofimática en la nube.

Es importante destacar que, las herramientas para trabajar en línea buscan básicamente dos cosas: en primer lugar, que el usuario pueda acceder a sus archivos desde cualquier lugar en el que se encuentren. Y algo importante, desde diferentes dispositivos. En segundo lugar, y aún más importante, que varias personas puedan trabajar en esos mismos archivos en tiempo real, de forma colaborativa.

Funcionalidades de una plataforma para editar documentos en línea

Son muchos los beneficios de trabajar con una plataforma de edición de documentos en línea, porque sus funcionalidades son extraordinarias. A continuación, las detallamos:

Soporte de archivos MS Office: El formato principal de trabajo es Open XML por lo que provee una excelente compatibilidad con los formatos de Microsoft Office para Word (docx), Excel (xlsx) y Powerpoint (pptx).

Documentos de múltiples extensiones: La plataforma de edición de documentos en línea soporta la edición de documentos en formatos doc, docx, odt, rtf, txt, pdf, html, epub, xps, djvu, xls, xlsx, ods, csv, ppt, pptx y odp.

Paquete completo de ofimática: Herramienta de procesador de palabras, un editor de hojas de cálculo y además un software de presentaciones. Permitiendo además la colaboración integrada.

Plataforma de productividad avanzada: Herramientas para la colaboración y formato en línea (acceder, buscar, compartir y colaborar). Haz que tu equipo comparta y trabaje en todo tipo de documentos de ofimática colaborando en conjunto.

Aplicaciones móviles: Disponibilidad de aplicaciones para dispositivos móviles basados en Android y iOS completamente gratuitas.

Software de escritorio: Es posible utilizar software de escritorio para Windows, Linux y Mac OS para editar documentos sin conexión, y en forma gratuita.

¡Toma la decisión!

Luego de adaptar tu organización a la tecnología de edición de documentos en línea, que en el caso de TecnoSoluciones es TecnoOffice, podrá utilizar una única plataforma para la gestión de archivos y documentos electrónicos, centralizada y con capacidad de almacenamiento y edición en la nube.

Esta plataforma te ayudará a reunir todos los documentos que tienes dispersos en plataformas de uso público como Google Drive, MEGA, Office 365, Google Docs, Dropbox entre otros. Además, sin tener que pagar por licencias de usuario.

Aprovecha al máximo la solución para edición de documentos en la nube que te ofrecemos. Te invitamos a que analices cómo esta plataforma puede ser rentable y productiva para ti. Y si deseas saber más puedes contactarnos al WhatsApp. ¡Nos leemos pronto!

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nube con tus archivos
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Súbete a una nube con tus archivos

El concepto de “la nube” ya tiene un buen tiempo. La pérdida de la memoria histórica a consecuencia de los primeros años de la digitalización, hizo que los expertos rápidamente pensaran en una solución. ¿Dónde mantener los archivos seguros si los equipos se pierden o cambian con tanta velocidad? La nube, esa fue la innovación. Hoy es un tema que está muy evolucionado y si deseas estar entre los precavidos… súbete a una nube con tus archivos.

TecnoSoluciones ha incursionado en este tema hace ya algunos años. Y cuando vimos que muchos de nuestros clientes tenían la necesidad de una solución frente a este tema, decidimos abrir una división para ayudarles, le llamamos TecnoCloud. Se trata de una plataforma para el manejo de archivos electrónicos en nubes privadas.

Es ideal para las empresa o instituciones, ya que constituye una solución de colaboración de contenido, sincronización y resguardo de archivos. Con esta plataforma los equipos de trabajo pueden acceder fácilmente a los datos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, facilitando mucho las acciones de teletrabajo.

Beneficios de tener una nube con tus archivos

Son muchos los beneficios de tener una nube con tus archivos; y a continuación, queremos detallarlos para que no pierdas detalle:

  • Podrás compartir datos dentro de tu organización: El intercambio de archivos mejora la productividad de los equipos. Mantener una nube con tus archivos hace que todo sea más fácil, flexible y seguro. Y no importa que el equipo de trabajo se encuentre en una misma oficina, o se conecte remotamente desde cualquier lugar del mundo. Esta tecnología incluye el manejo de grupos personalizados, historial de últimas acciones y comentarios en los documentos, lo cual permitirá que no se pierda detalle.
  • Comparte los datos con invitados y usuarios externos: Adiós la espera por cargar muchos archivos en un correo. Y ni hablar del uso de pendrives, flashdrives y nubes públicas que son una amenaza creciente para la seguridad de los datos. Con una plataforma en la nube, como TecnoCloud, podrás enviar enlaces compartidos, protegidos con contraseña y hasta con fechas de vencimiento. Se incluye además el manejo de enlaces públicos para que puedas enviar a terceros y goteo de archivos para usuarios que deben recibir archivos en momentos específicos.
  • Trabaja desde cualquier lugar con tu dispositivo móvil: Con tus archivos en una nube, podrás contar con un acceso seguro, y fácil, a los archivos relevantes de la organización. Como lo hemos dicho ya, bien sea que los equipos trabajen en la oficina, desde casa o desde la playa. La plataforma habilita los archivos con aplicaciones y clientes robustos para cada plataforma. Esto incluye el uso por la aplicación web, la aplicación de escritorio y las aplicaciones iOS y Android.
  • Podrás estructurar tus archivos en silos de almacenamiento: Que no se pierda ningún contenido, esté donde esté. Podrás estructurar todo el potencial de la organización, integrando el almacenamiento de documentos dispersos entre departamentos, dispositivos, e incluso los sistemas más arcaicos. Esto incluye funciones para integrarse a Google Drive entre otros repositorios, además del manejo de una API de WebDAV.
  • Almacena los documentos con niveles de acceso: Con esta tecnología puedes establecer regulaciones que rijan la forma como se pueden usar los datos dentro del equipo. Esto facilita la seguridad de los datos, tanto física como criptográficamente. Esto incluye el cumplimiento con GDPR.
  • Olvida la sobrecarga del servidor de correo: Nunca vuelvas a enviar correos electrónicos con archivos adjuntos grandes. Podrás compartir archivos fácilmente con una plataforma de este tipo. Envía un enlace privado en el correo electrónico, o al compartir los documentos con los usuarios, se les notificará automáticamente.

¿Ahora ves la importancia que tiene la gestión de tus documentos a través de una plataforma en la nube? Además, se trata de tecnología que se adapta completamente a tus necesidades.

Con ella podrás hacer mucho más de lo que piensas. Aprovecha al máximo la solución en la nube y personaliza las características según tus experiencias. Te invitamos a que analices cómo esta plataforma puede ser rentable y productiva para ti. Y si deseas saber más puedes contactarnos al WhatsApp. ¡Nos leemos pronto!

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recursos TIC
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Por qué mi empresa necesita una plataforma de gestión de recursos TIC

Muchas veces cuando le hablamos a nuestros clientes o aliados sobre este tema, les surge la siguiente pregunta. ¿Por qué mi empresa necesita una plataforma de gestión de recursos TIC? Y es normal hacérsela. Hoy con este artículo queremos explicarles por qué es tan importante y necesario contar con ella.

Comencemos por explicar, qué es una plataforma de gestión de recursos TIC. Se trata de un sistema, una solución web, que le permitirá a los miembros de una empresa, administrar la infraestructura de tecnología de la información y comunicaciones (TIC), de forma efectiva y eficiente. Así como también la administración del departamento de soporte técnico. Todo esto a través de una sencilla interfaz en línea, capaz de recibir reportes automáticos desde los dispositivos conectados a su red, así como solicitudes de los usuarios.

Las plataformas de gestión de recursos TIC son útiles para gestionar el estado de los equipos TIC de una organización (computadores, software, impresoras, dispositivos, entre otros). Esto facilita las labores del departamento de soporte técnico. Según como las desarollamos en TecnoITM, pueden incluir un sistema de seguimiento de las actividades de soporte con notificaciones automáticas por email. También incluyen métodos para construir bases de datos con la información indispensable sobre la topología de la red.

¿Qué podemos hacer con una plataforma de gestión de recursos TIC?

Pues además de lo fundamental, que son las premisas que inicialmente les esbozamos: administrar la infraestructura de tecnología y administrar el departamento de soporte técnico; hay muchas otras cosas útiles para las cuales nos sirve esta solución web dentro de nuestra organización:

  • Llevar a cabo una gerencia efectiva de los recursos tecnológicos.
  • Mantener un control adecuado de su hardware y software.
  • Proveer soporte técnico a los usuarios de una forma mucho más eficiente.
  • Habilitar una mesa de ayuda (help desk) con tickets de solicitud de soporte.
  • Planificar y controlar la labor de los técnicos de soporte al usuario.
  • Controlar los contratos de proveedores.
  • Administrar los inventarios.
  • Generar valor a las actividades de la empresa a través del uso de la tecnología.

Así pues, mediante esta plataforma, todos los recursos de tecnología de la información de una empresa se administran de acuerdo a las necesidades y prioridades de la misma. La gestión de esta responsabilidad dentro de una empresa implica muchas de las funciones de administración básicas, diseño de software, planificación de redes, el soporte técnico, etc.

Funcionalidades de una plataforma de gestión de recursos TIC

La plataforma TecnoITM está conformada por diversos módulos cuyas características resumimos a continuación. Te sosrprenderás:

  1. Inventario automático de hardware y software: Pues gracias al uso de servidores y agentes, es posible reportar automáticamente el inventario de hardware y software, conectado a las diversas redes locales y remotas de la organización. Así podrás tener un mejor control de los activos y gestionar mejor el soporte técnico que requieran.
  2. Gestión de repuestos y consumibles: Este es un gran dolor de cabeza en las organizaciones. Toda infraestructura de Recursos TIC requiere del manejo de inventarios de repuestos y de materiales consumibles (toners, tintas, baterías, papel, etc). Este módulo permite llevar el control y la planificación de los repuestos y los materiales consumibles para dar el soporte adecuado.
  3. Escritorio de ayuda y base del conocimiento: Este es un punto clave. Para la gestión de los PQRS internos de la organización (peticiones, quejas, reclamos y sugerencias), es necesario el manejo de un “escritorio de ayuda” (Helpdesk). El mismo se maneja a través de tickets de soporte, apoyado con una base del conocimiento.
  4. Gestión del equipo de soporte técnico: ¿Qué sería de una organización sin ellos? El departamento de TIC da soporte al resto de la organización a través del personal especializado que debe estar adecuadamente coordinado. Además, debe disponer de sistemas y herramientas para lograr una gestión eficiente y productiva.
  5. Gestión financiera y administrativa de los activos TIC: Dentro de las funciones de un departamento de TIC está la gestión financiera y administrativa de los activos TIC, incluyendo los contratos para el soporte a la infraestructura y que deben manejarse a través de contrataciones.
  1. Análisis de eficiencia y productividad: En la gerencia de recursos TIC es fundamental llevar un reporte de la eficiencia y productividad tanto de los activos de hardware y software; como del equipo humano que provee el soporte técnico.

Mirar la importancia

¿Ahora ves la importancia que tiene la gestión de los recursos TIC para una organización? La transformación digital está allí… a la vuelta de la esquina. Y es nuestra responsabilidad encaminar a las organizaciones hacia esa transición de una forma efectiva. Te invitamos a que analices cómo este modelo puede ser rentable y productivo para ti. Y si deseas saber más puedes contactarnos al WhatsApp o visitar TecnoSoluciones. ¡Nos leemos pronto!

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gestión de documentos en línea
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¿Ya gestionas tus documentos en línea?

Estamos en un momento en el que se ha vuelto necesario, y casi indispensable, la implementación de estrategias que permitan visualizar las organizaciones en la internet. Migrar todos los recursos allí, para lograr la máxima eficiencia posible, es clave. Pero, ¿ya has tenido en cuenta la gestión de documentos en línea?

Empezaremos por explicarte en qué consiste.

La gestión de documentos en línea basado en los principios de Gerencia de Documentos (del inglés Knowledge Management), consiste en transferir la experiencia y el conocimiento de los miembros de la organización. De manera que pueda ser utilizado como un recurso importante por todos. Es una forma de crear una biblioteca educativa en línea y de transferencia intelectual dentro de la misma organización; interesante, ¿verdad?

Ahora estarás pensando, ¿cómo beneficia esto a mi organización? Pues bien, tener un gran inventario para organizar por categoría documentos de aprendizaje. Donde puedas administrar los niveles de acceso por persona, te permitirá tener una gerencia del conocimiento dentro de tu organización efectiva y de alta calidad. Serán muchos los recursos que podrás ahorrar en capacitación de nuevos colaboradores, pues por medio de una correcta gestión de documentos en línea, transferir el conocimiento será muy sencillo.

Gerenciar el conocimiento

Por otro lado, gerenciar el conocimiento dentro de tu organización online, te permitirá almacenar todo tipo de documentos en internet y tener control de versiones de tus documentos. Imagínate que, por ejemplo, tu empresa adelanta procesos de automatización industrial que requiere de unas normas y procedimientos técnicos muy estrictos, y esas normas se actualizan cada vez que los entes reguladores lo indican.

No puedes seguir actualizando estas normas en hojitas que imprimes cada vez que hay un cambio. Primero, porque tendrías un gasto considerable en papel y tinta; segundo, porque no es práctico. Es mucho más sencillo actualizar este documento en tu biblioteca online, y compartir el acceso con las personas involucradas, que, a su vez, podrán ingresar desde el lugar y hora que elijan. 

Una biblioteca para la gestión de documentos en línea

Contar con una biblioteca para la gestión de documentos en línea, te será muy útil en situaciones como la que vivimos con la actual pandemia a causa del coronavirus. Pues tendrás una gran oportunidad de volcar los esfuerzos hacia un área de producción estratégica, por ejemplo. 

Así pues, podrás capacitar a los miembros de tu organización de una manera muy sencilla, incluso desde sus casas a través de la biblioteca de documentos online de tu organización. Es tener toda la base del conocimiento de tu organización, y todos los documentos útiles y necesarios ordenados y clasificados en un solo lugar, y al que puedes acceder desde cualquier sitio.

Lo ideal, es que esta biblioteca funcione en dos sentidos, es decir, que los miembros de tu organización con su experiencia, puedan generar ese conocimiento para que sirva a otros.

De esta manera, tendrás un gran entorno intelectual en línea surtido por muchos cerebros, y que quedará como insumo a través del tiempo, y a través de los cambios del personal. Definitivamente, un sistema de gestión de documentos en línea, aportará muchísimo a la eficiencia de tu organización.

Conoce más de todos los beneficios que puede traerte un sistema de gestión documental aquí. Y no dudes en contactarnos para que implementes esta biblioteca en tu organización. En esta época de crisis, cada segundo es valioso. Escríbenos a nuestro WhatsApp.

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gestión de recursos TIC
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Gestión tus recursos TIC en Medellín

Si tu empresa en Medellín cuenta con una correcta infraestructura de tecnología de la información y comunicaciones, esta requiere una plataforma que se encargue de la gestión de recursos TIC y esté soportada en una interfaz sencilla, facilitando las labores de su departamento de soporte técnico.

Con TecnoITM, recibirá reportes automáticos desde los dispositivos conectados a su red, así como solicitudes de los usuarios. La gestión de recursos TIC de su organización, el seguimiento de las actividades de soporte con notificaciones automáticas por email, y métodos para construir una base de datos con la información básica sobre la topología de su red serán posibles gracias a esta eficiente plataforma.

Hardware, software y recursos TIC

El hardware y software de cada empresa es muy importante. Pues, sobre estos y con estos realizamos las labores a diario para nuestros clientes; un día que fallen se traduce en pérdidas. Por lo tanto, gestionarlos adecuadamente es primordial.

Por otro lado, cada organización debe tener un espacio destinado a PQRS, para darle la oportunidad a los usuarios y visitantes de compartir con y hacia nosotros sus Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias. Desde hace algunos años, los clientes dejaron de ser agentes pasivos para convertirse en prosumidores que son fichas clave para lograr el éxito de nuestros objetivos. Además, es importante que también se brinde la posibilidad de recibir tickets de soporte. y que el equipo encargado de responderlos sea notificado vía correo electrónico para agilizar los tiempos de respuesta.

Como sabemos que la mayoría de organizaciones debe contar con proveedores externos, nuestra plataforma TecnoITM permite controlar dichos contratos, como también manejar los inventarios, entre otros.

Sea cual sea el nicho de tu empresa en Medellín, es importantísimo que en la actualidad cuente con plataformas tecnológicas adecuadas a todos los públicos. Esto generará valor a las actividades de la misma, contando con esto como parte de una línea estratégica, y no algo terciario al que no se le preste la atención adecuada.

Las funcionalidades de TecnoITM, para la gestión de recursos TIC de tu organización son las siguientes:

Inventario automático de hardware y software

Gestiona tus activos inventariando tus computadoras y tu software, con base en las consultas desde un servidor hacia los agentes instalados en los equipos monitoreados. Por otro lado, está integrada la funcionalidad de análisis SNMP (Simple Network Management Protocol), o Protocolo Simple de Administración.

  • Vista detallada de los activos, con sus conexiones y puertos de red
  • Histórico completo para cada modificación de activos
  • Software instalado
  • Inventario de componentes de red, conexión de puerto remoto (dirección IP, dirección MAC, VLAN, salida de red, etc.)
  • Gestión de centros de datos (salas, gabinetes, racks, PDUs)
  • Sistema de transmisión avanzado para implementar instalaciones de software o ejecutar scripts y comandos en computadoras sin sobrecargar la red
  • Interfaz web fácil de usar

Gestión de repuestos y consumibles

Lleve el control y la planificación de repuestos y materiales consumibles como toners, tintas, etc. Desde que estos se reservan hasta que son solicitados.

  • Reserva de activos

  • Administración de reservaciones para los materiales de los inventarios de la base instalada
  • Apertura de solicitudes vía web o vía email

Escritorio de ayuda y base del conocimiento

Maneje un Helpdesk o escritorio de ayuda para gestionar los PQRS internos de su organización apoyándose en una base del conocimiento.

Cumplimos con los estándares especificados de ITIL v2, el marco de mejores prácticas más ampliamente aceptado para el software de gestión de servicios.

  • Puede escribir artículos con el editor WYSIWYG integrado
  • Restricción a un número de participantes (entidad, grupo, usuario)
  • Vincular artículos con equipos del inventario y ticket
  • Preguntas frecuentes (FAQ) también están disponibles como subconjunto de la base del conocimiento para usuarios finales.
  • Base de conocimiento vinculada a tickets que pueden escalar automáticamente problemas, cambios o proyectos
  • Análisis, planificación, solución
  • Administración de gastos
  • Datos valiosos de sus activos: costo total de propiedad, monitoreo de fallas de hardware, etc.

Gestión del equipo de soporte técnico

Administre las prioridades de soporte técnico TIC. Abra, cierre y reabra solicitudes de soporte, asigne servicios en tiempo real, entre otros.

  • Seguimiento de solicitudes de servicios
  • Administración de prioridades de soporte técnico TIC
  • Asignación de las solicitudes de soporte al personal técnico

Gestión financiera y administrativa de los activos TIC

Administre financiera y administrativamente los activos TIC, incluyendo los contratos para el soporte a infraestructura que se maneja a través de contrataciones.

  • Administración de contratos (préstamos, alquileres, rentas, seguros, mantenimientos y servicios)
  • Complete la información de garantía de sus dispositivos y reciba alertas una vez vencidas
  • Administración de empresas (fabricantes, proveedores, transportistas) y contactos asociados.
  • Establezca presupuestos y asocie los materiales a los mismos.
  • Puede ver en tiempo real los recursos consumidos y restantes en cada presupuesto
  • La plataforma calcula el costo total de propiedad (TCO) de la propiedad
  • Almacena documentos asociados con los bienes adquiridos (facturas, notas de entrega, documentación técnica, etc.)

Análisis de eficiencia y productividad

Lleve reporte de la eficiencia y productividad de sus activos de hardware y software, como también de su equipo humano. Conozca las estadísticas de inventario y el servicio de asistencia.

  • Reportes del Inventario, durante un período determinado incluyendo: Materiales por tipo, Información financiera, Materiales por estado
  • Con su base de datos abierta, la plataforma se puede conectar a herramientas externas de informes, como Metabase
  • Reportes del Servicio de Soporte, durante un período determinado, con número de tickets por: estado, contribuyente (solicitante, observador, técnico) durante un período de tiempo, Característica del material (marca, tipo, modelo, ubicación, sistema operativo)

Si adquieres nuestra plataforma TecnoITM, para la gestión de recursos TIC de tu empresa:

  • Analizaremos cómo se gestionan los documentos en línea de manera efectiva
  • Te mostraremos en detalle qué es un sistema de gestión de documentos
  • Conocerás las ventajas de tener un sistema de gestión de documentos
  • El brochure de TecnoITM para que conozcas los aspectos que cubre nuestro servicio
  • Una asesoría GRATIS con uno de nuestros consultores expertos

Contáctanos ahora y gestiona los recursos TIC de tu organización en Medellín correctamente. Estaremos encantados de ayudarte y de que expandas tus capacidades. Haremos eso y más por ti. Somos TecnoSoluciones, Soluciones Empresariales en Internet.

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Usar una red de Intranet te hará más competitivo.
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Usar una red de Intranet te hará más competitivo

El concepto de Intranet no es tan nuevo. Se trata de una red de computadoras similar a Internet, pero con la diferencia que es para el uso exclusivo de una organización. Esto quiere decir que solamente las personas pertenecientes a una empresa u organización pueden acceder a esa red de Intranet.

Entonces, ¿cuál es la novedad? Aparecieron a mediados de los años 90 del siglo XX. Su evolución ha estado ligada a la evolución misma de la Internet. Esta tecnología aún no ha sido totalmente explorada y ha ido evolucionando desde redes informáticas internas, hasta concebirse hoy en complejos espacios digitales de trabajo en la nube. ¡Adiós a los cables!

Así pues, la novedad está dividida en dos áreas. Primero, en que la Intranet es ahora un espacio en la nube que también involucra a la comunicación externa (con clientes y proveedores). Y, por otra parte, a la red de Intranet ahora se le explota desde el punto de vista gerencial. Los procesos han evolucionado hacia ambientes de trabajo totalmente aptos para que muchas personas puedan realizar sus actividades de forma óptima. Sin importar el lugar desde donde se encuentren.

La red de Intranet en la nube

La tecnología de la red de Intranet permite la comunicación entre las unidades de la organización. Esta es una funcionalidad muy importante si tomamos en cuenta que dentro de una empresa todos los departamentos poseen información que es necesario transmitir a las otras áreas. La comunicación fluida es importante para que un equipo funcione adecuadamente.

Ahora bien, la transformación digital ha hecho que las organizaciones funciones diferente. De una manera incluso más evolucionada. Hoy es común que los diferentes miembros de una empresa se encuentren en ciudades e incluso países diferentes a través de la modalidad del teletrabajo. Eso sin mencionar que los integrantes de un equipo competitivo a nivel internacional pueden requerir hacer constantes viajes.

Es allí cuando la red de Intranet en la nube cobra mayor importancia. Esta tecnología permite que todos los miembros de un equipo tengan acceso a la información de la organización desde el lugar en donde se encuentren sin límites de distancia u horarios.

Este tipo de tecnología también permite que se creen accesos por niveles dentro de y fuera de la organización. Una funcionabilidad esencial para cuando tenemos vendedores, clientes y proveedores en otras ciudades del mundo.

Intranet desde una visión gerencial

El concepto de Intranet ahora es visto desde un punto de vista más competitivo. Hoy en día constituye una herramienta para ir adelante en la carrera gerencial. Un gerente que pueda ingresar a las plataformas de su organización a cualquier hora, desde cualquier lugar, sin burocráticos momentos que retrasan los procesos, se traduce en una organización evolucionada, a la vanguardia y que no se ha quedado atrasada en el proceso de transformación digital.

Evidentemente, para lograr esto se requiere de un gran proceso de capacitación a los miembros del equipo. No solo para que estos aprendan a utilizar las plataformas, sino también para tratar los temas éticos, relacionados a los niveles de acceso propios de cada miembro del equipo, según las responsabilidades que tienen asignadas.

Una Intranet, vista desde el punto de vista que lo hacemos en TecnoSoluciones, es un portal colaborativo. En este los miembros de una organización pueden interactuar entre ellos y gestionar recursos internos como el manejo de archivos, documentos, artículos de interés, contenidos multimedios, procesos de gestión, y otras herramientas relacionadas. Esto genera un gran valor agregado y aumenta la sinergia del equipo.

Si quieres saber más sobre este tema puedes hacerlo ingresando a TecnoIntranet, allí podrás mirar todas las potencialidades de este tipo de plataformas. Si sientes que necesitas saber más, siempre puedes contactarnos. ¡Nos leemos pronto!

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productividad con teletrabajo
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Mantén la productividad de tu empresa con teletrabajo

Como empresarios, encargados de nuestras organizaciones y, por ende, de sus trabajadores, debemos ser responsables y conscientes de lo que está pasando en el mundo debido al Coronavirus. Por las razones que hayan sido, es importante que accionemos y busquemos soluciones que permitan que nuestra empresa siga ejecutando sus funciones con normalidad.

Sí, posiblemente no hayamos tenido que pensar en esto en ningún otro momento y la idea de tener lejos nuestros recursos humanos puede atemorizarnos un poco, pero es hora de que veas esto como una oportunidad de probar nuevas herramientas y métodos de trabajo.

El área de Recursos Humanos en las empresas requiere de plataformas tecnológicas que permitan gerenciar los procesos de la forma más eficientemente posible y a través del teletrabajo. ¡Sí! Esto último es posible y permite que tus trabajadores desempeñen sus labores desde sus hogares sin afectar su rendimiento.

¿Qué elementos son primordiales para que mis empleados puedan mantener su productividad con trabajo en casa

 El sentir de tus empleados es lo más importante a la hora de implementar teletrabajo. Por eso a continuación te brindaremos tres consejos que te servirán mucho en estos tiempos de actuación acelerada:

  • Es importante que tengamos en cuenta que las herramientas no lo son todo, es decir, nuestros empleados deben tener sentido de pertenencia por la organización y ser suficientemente responsables como para rendir igual o más que estando en la oficina. Por eso es primordial que seas un buen líder siempre y veas los obstáculos como oportunidades de crecer como organización y como profesional.
  • Confía en tus empleados. Resalta sus virtudes y agradéceles el trabajo que han desempeñado en la organización; sin dejar de lado que también debes aconsejarlos y guiarlos cuando estén haciendo algo no debido. Si creas confianza en ellos mismos, dudarán mucho en defraudarte y en bajar su rendimiento, donde sea que se encuentren.
  • La empresa, aunque esté a tu nombre o tú seas el encargado, es de todos ya que, sin el trabajo en equipo, lograr los objetivos sería cada vez más difícil. Valora a todas las personas que hacen parte de tu organización para que ellas también valoren ser parte y quieran alcanzar las metas, aunque su método de trabajo deba cambiar.

Ahora, hablando de herramientas tangibles, las más necesarias para que la productividad con teletrabajo funcione, son:

  • Computadora o portátil (preferiblemente esta última porque permite más movilidad)
  • Buena conexión a Internet
  • Accesorios para realizar videollamadas, tales como micrófono, audífonos y cámara en el caso de que no esté incorporada en la máquina
  • Software de recursos humanos. La cantidad y diversidad depende de las necesidades de tu organización y del control que debas tener sobre tus empleados

¿Existe un Software de Recursos Humanos que logre que mi organización mantenga su productividad con teletrabajo?

Por supuesto que sí. Hay muchísimos tipos de software que hacen que la productividad con teletrabajo se mantenga e incluso, aumente. Por ejemplo, TecnoHRM te permite:

  • Tener un control de la puntualidad y la asistencia del personal a la empresa
  • Acceder a los expedientes del personal
  • Manejar la gestión de permisos de inasistencia y las aprobaciones de los mismos
  • Administrar la gestión de las vacaciones o faltas por enfermedades
  • Permitir que los equipos de recursos humanos lleven un listado de ofertas de trabajo, definición de puestos vacantes y un repositorio de postulantes
  • Automatizar el proceso de evaluación del personal en los diferentes departamentos
  • Contar con un repositorio para almacenar y administrar conocimiento
  • Hacer el Reporte de Horas de trabajo por proyectos o servicios
  • Analizar la eficiencia y la productividad

Dentro de los puntos anteriores hay muchas más características que posee TecnoHRM, que permiten mantener la productividad con teletrabajo.

La tecnología está a nuestra disposición para sacar al máximo su provecho y usarla para nuestra conveniencia. Este es el momento perfecto para que tu organización evolucione. Convierte tus problemas en soluciones y en oportunidades.

También te recomendamos leer nuestro artículo ¿Cómo gestionar a tus empleados en Medellín cuando hay una pandemia como el Coronavirus? En él tratamos otros Sistemas de Gestión Online  que pueden ser muy útiles en tu empresa para esta situación que está atravesando el mundo.

Contáctanos ahora. Podemos implementar juntos el teletrabajo en tu organización, y de esta manera, mantener su productividad. Estaremos encantados de ayudarte y de que expandas tus capacidades. Haremos eso y más por ti. Somos TecnoSoluciones, Soluciones Empresariales en Internet.

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estrategia para superar la crisis del coronavirus en empresas
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¿Qué es una intranet y cómo puede beneficiar a mi empresa con la crisis del Coronavirus?

Gracias al manejo centralizado de la información en la nube, con herramientas de control de acceso y seguridad, los miembros de una organización pueden acceder a valiosos recursos internos desde cualquier lugar geográfico y a cualquier hora del día (24x7x365) aumentando así su eficiencia y productividad. Esto es una excelente solución que te presentamos hoy para fomentar el teletrabajo y hacer frente y superar la crisis del coronavirus en empresas

El Coronavirus o COVID 19, es un virus que se ha convertido en pandemia muy rápidamente, y que ha afectado drásticamente a todos los sectores de la sociedad, el empresarial no es la excepción, pues las indicaciones son muy claras, y la invitación al cuidado y aislamiento como medida preventiva, son solo algunas de las recomendaciones. Pero entonces, ¿cómo hacer para superar la crisis como empresario? ¿Qué estrategia para superar la crisis del coronavirus en empresas debes seguir?

Importancia de la digitalización

Es muy importante que seas consciente como empresario, de la importancia de la digitalización como un recurso importantísimo en estas épocas de crisis, te hablamos específicamente del teletrabajo, esto puede significar salvar a tu empresa de la crisis del coronavirus, sin importar el rubro al que pertenezca; hay departamentos que pueden teletrabajar, como el administrativo, de ventas, mercadeo, etc. Y así, practicar el aislamiento preventivo y evitar el contagio por el Coronavirus y cuidar a tu recurso humano al máximo.

Una de las opciones para fomentar el teletrabajo y crear una estrategia para superar la crisis del coronavirus en empresas, es la implementación de portales corporativos para intranets, ¿en qué consiste? Es una plataforma colaborativa, en la cual los miembros de la organización pueden interactuar entre ellos y gestionar recursos internos como el manejo de archivos, documentos, artículos de interés, contenidos multimedios, procesos de gestión, y otras herramientas relacionadas, generando valor y aumentando la sinergia del equipo. Es una excelente opción para mejorar las comunicaciones de tus empleados, desde cualquier ubicación y completamente online.

Funcionalidades de una plataforma para portales de Intranets

  • Red social interna
  • Acceso a plataformas
  • documentos en línea
  • Manuales técnicos
  • Calendario de reservas
  • Soporte técnico
  • Gerencia de proyectos
  • Automatización de procesos
  • Recursos humanos
  • Interconexión a Slack
  • Manuales de plataformas
  • Texto a voz
  • Blog de actualidad
  • Integración a redes sociales

Sin duda alguna, implementar una Intranet como estrategia para superar la crisis del coronavirus en empresas, es una excelente opción, pues será un entorno en donde centralizarás toda la información interna de tu empresa, donde puedes almacenar todos los insumos e información necesarios para que tu empresa funcione, gestionar permisos, segmentar por departamentos, educar, etc. Será una excelente forma cuidar a tus empleados en esta época de crisis, y a su vez, aumentar la productividad y sobrellevar la crisis.

Principales beneficios de una intranet colaborativa para superar la crisis del coronavirus en empresas

Mejora la comunicación interna:

Una intranet moderna fomenta la comunicación para que mejore en toda su organización gracias a que:

  • Los equipos pueden tener discusiones abiertas
  • Las personas pueden compartir conocimientos
  • El liderazgo puede mantenerse en contacto
  • Los departamentos pueden proporcionar actualizaciones

Y la mejor parte es que la comunicación fluye en ambos sentidos. Cualquiera puede compartir información y artículos, y todos pueden comentar y proporcionar comentarios. De esta manera, una intranet agiliza la comunicación al llevarla a un solo lugar y capacita a las personas con voz y conocimiento de la empresa.

Proporciona claridad organizacional:

Las intranets con organigramas claros y dinámicos proporcionan claridad sobre la forma y la configuración de su empresa. Otras características, como biografías o perfiles individuales, agregan capas enriquecidas a esta claridad y ayudan a los empleados a comprender los roles y responsabilidades de las personas en toda su empresa.

Conecta a su empresa desde múltiples ubicaciones y zonas horarias:

Su intranet se convertirá en el centro de su empresa en línea. Es donde tienen lugar las conversaciones, se comparten las noticias de la compañía y se planifican los eventos. Con esto en mente, es fácil ver cómo une a los equipos de múltiples ubicaciones. Cada empleado y ubicación tiene información sobre lo que está sucediendo en toda la empresa, independientemente de dónde se encuentren. Esta característica es fundamental para la ejecución del teletrabajo y el aislamiento preventivo.

Reduce correos electrónicos y reuniones:

Si encuentra que su bandeja de entrada está llena de correos electrónicos y su calendario está lleno de reuniones, puede ser hora de invertir en una intranet. Las intranets con una buena función de chat integrada facilitan las discusiones. Podrá deshacerse del temido correo electrónico de respuesta y tener conversaciones productivas lejos de las bandejas de entrada desordenadas. Con una comunicación interna mejorada, es más fácil mantener a todos informados y obtener comentarios. Lo que significa que no necesitará tantas reuniones de grupos grandes que absorben el tiempo o tener que revisar varios calendarios.

Son muchos los beneficios que puedes obtener para tu empresa con la implementación de una intranet, además, será un recurso muy valioso que puedes seguir usando para mejorar la productividad, incluso después de la crisis del Coronavirus, que esperamos que sea muy pronto.

Conoce más sobre intranets dando clic aquí.

En TecnoSoluciones podemos ayudarte a implementar una estrategia para superar la crisis del coronavirus en empresas por medio de una intranet ideal para tu empresa, somos expertos en todo lo relacionado con teletrabajo, no dudes en contactarnos haciendo clic aquí, lo más pronto posible, en esta época de crisis cada segundo es muy valioso.

No obstante, te recomendamos mucho cuidado para ti, tus empleados y familiares, practicando la solidaridad y el autocuidado, el COVID – 19 ha golpeado duro al mundo, pero con unión y acatando todas las recomendaciones, lo superaremos pronto.

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Coronavirus
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¿Cómo gestionar a tus empleados en Medellín cuando hay una pandemia como el Coronavirus?

El coronavirus pasó de ser una enfermedad asiática a ser una pandemia que está afectando a todos en muchísimos sentidos; no solo por los problemas de salud como tal sino económicamente y socialmente. Desde el racismo que vivieron las personas asiáticas en otros lugares del planeta hasta el aplazamiento y cancelación de grandes eventos que siempre han sido importantes para todos.

Es por todo lo anterior y por lo que falta, que los empresarios en Medellín y en todo el país, deben ir buscando soluciones para gestionar a sus empleados cuando hay una pandemia como el Coronavirus.

Es muy probable que en un futuro cercano el teletrabajo sea más común que nunca, por la contaminación que sabemos que está atravesando la ciudad y por el Coronavirus como tal, así que ¿qué mejor que tomar acciones rápidamente y ver soluciones, no problemas?

Hace unos años, el teletrabajo era muy poco común y, además, muy difícil de controlar. El internet no era el más rápido, las computadoras no soportaban muchos softwares empresariales, los empleados no estaban capacitados para usar las herramientas que tenían a su disposición, no había muchas formas óptimas de conocer reportes de horas, porcentajes de rendimiento, entre otros.

Conociendo esto que acabamos de mencionar, el presente es diferente. Sería muy extraño que Medellín, siendo la capital tecnológica de Colombia, no contara con herramientas que permitieran que las empresas continúen con sus labores habituales a distancia.

Cambiar los paradigmas

Es normal que no hayas implementado el teletrabajo antes y tengas temor de que las cosas no salgan bien o de que tus empleados no cumplan con sus tareas, pero… Por un lado, siempre es bueno que estés abierto al cambio, especialmente cuando es algo que te hará bien y, por otro lado, debes confiar en tus empleados, y hay herramientas con las cuales los puedes monitorear para estar más tranquilo. Los Sistemas de Gestión Online se encargan de todo lo anterior y hasta más.

Por ejemplo, TecnoHRM te permite gestionar tus recursos humanos con las siguientes acciones:

  • Controlar el acceso, la puntualidad y la asistencia
  • Ver los expedientes del personal
  • Gestionar permisos
  • Brindar autoservicio
  • Ejercer desarrollo humano
  • Reclutar y seleccionar
  • Evaluar
  • Gestionar conocimiento
  • Reportar horas de trabajo
  • Analizar eficiencia y productividad

¿Cómo administras la gestión del recurso humano de tu organización?

Es importante, tanto para ti como para tus empleados, usar herramientas tecnológicas que abran paso a mejoras en rendimiento y optimización de recursos y procesos. Como mencionamos líneas atrás, debes estar preparado en tu organización para implementar el teletrabajo y verlo como una oportunidad para probar cosas nuevas y sacar el mayor provecho posible.

Te recomendamos abrir los vínculos que te hemos dejado en este artículo para que entiendas un poco más esto de la gestión de usuarios y para que, una pandemia mundial como el Coronavirus, no afecte tanto a tu empresa y a tus empleados.

¿Sabías que, gracias al Sistema para Intranets en la nube, los miembros de tu organización pueden interactuar entre ellos y gestionar recursos internos? Deja que estas situaciones que se están presentando en Medellín a causa del Coronavirus se conviertan en oportunidades para ti y transforme la frustración en evolución para tu negocio. Recuerda que los líderes deben ser resilientes y dar el mejor ejemplo a su equipo. La motivación que tus trabajadores vean en ti hacia la organización, será la misma que ellos querrán experimentar.

Cambiar la mentalidad gracias al Coronavirus

Ahora, estos sistemas y herramientas que ya te mencionamos también puedes implementarlos antes de que pueda haber un posible caos o descontrol en Medellín y el país en general, para informar, por ejemplo, e ir acostumbrándote a ellos. Muchas empresas ya lo están haciendo para conocer los desvíos de horas de proyectos, controlar las entradas y llegadas de sus empleados, compartir información importante, usar un espacio en la nube como repositorio para todo el equipo, etc. Las posibilidades son muchas y el alcance de estos instrumentos depende de qué tanto quieras controlar y alcanzar.

También puedes compartir información del Coronavirus con tus empleados, como videos, posts, infografías, noticias, artículos, etc. Para prevenir posibles contagios y mantener una comunicación constante con tu equipo. El Sistema para Intranets que te mencionamos dos párrafos atrás, aunque parezca una forma aislada de transmitir información, puede lograr que tu equipo esté trabajando en conjunto constantemente, como debe ser. Que se pueda saber en qué fase va algún proceso, que la información sea de todos para todos, y muchas otras cosas.

Si quieres gestionar a tus empleados en Medellín cuando hay una pandemia como el Coronavirus, contáctanos. Estaremos encantados de ayudarte y de que expandas las capacidades de tu organización. Haremos eso y más por ti. Somos TecnoSoluciones, Soluciones Empresariales en Internet.

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documentos en línea
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¡Gestiona documentos en línea de manera efectiva!

Gestionar documentos en línea… uno de los grandes dolores de cabeza de las organizaciones de hoy. ¡Deja de sufrir! Es hora de tener toda la documentación a la mano… de forma segura y en línea.

Los preceptos de esta disciplina están basados en lo que se conoce como Gerencia del Conocimiento (del inglés Knowledge Management). Dichos conceptos, cuando son aplicados en las organizaciones, buscan lograr la transmisión del conocimiento, así como la experiencia existente entre sus miembros, a otros integrantes de la organización.

Para ponerlo en palabras sencillas, es como generar la memoria histórica de una organización, a través de la documentación de sus procesos. Así cuando nuevos miembros lleguen al equipo, el conocimiento y la experiencia previa estará documentada.

¡Tus documentos en línea y seguros!

La gestión de documentos en línea es una disciplina que ofrece una forma simple y segura de crear la colaboración y el intercambio de conocimiento entre las personas de una organización, aunque estén en diferentes lugares. El sistema permite que los compañeros, aunque trabajen desde lugares remotos, puedan acceder y compartir informaciones en un mismo lugar.

Esta disciplina tiene múltiples ventajas. En primer lugar, se constituye como un repositorio de información acerca de la organización. También reduce la necesidad de estar en la oficina para responder a ciertas peticiones y permite la consulta de proyectos desde lugares lejanos.

Los sistemas de este tipo son de carácter especializado pues poseen unas características particulares, que siempre van a depender de las necesidades que tenga cada cliente. En líneas generales estos sistemas otorgan permisos de acceso por niveles para la lectura, escritura, edición, descarga y carga de documentos.

Qué contiene un sistema de gestión de documentos en línea

  • Administrador de archivos en línea: programa informático que proporciona una interfaz de usuario para administrar archivos y documentos.
  • Permisos por nivel: sistema que permite dar acceso a los usuarios dependiendo del nivel que tengan dentro de la organización. Por ejemplo: permisos para acceder; permisos para agregar, editar o consultar documentos, y permisos para la descarga de documentos.
  • Control de versiones: sistema de control de las versiones de los documentos en línea. Puedes mantener toda la documentación de la empresa, con acceso a nivel mundial a través de Internet, sin el temor de que estos sean modificados sin autorización.
  • Escalación de Aprobaciones: parte del sistema de gestión de documentos con el que es posible escalar la aprobación de documentos en los casos que se requiera.

En TecnoSoluciones y gracias a nuestra tecnología, proveemos las herramientas que apoyan la gerencia del conocimiento en las empresas, funcionando como un repositorio de documentos a través de nuestra división: TecnoDocuments. Si quieres saber más de este tema, o deseas contactarnos para obtener información acerca de las características que podemos ofrecerte, puedes contactarnos haciendo clic aquí.

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